Rechnungsablage in der Buchhaltung: Infos & Tipps

aktualisiert am 15. Oktober 2021 3 Minuten zu lesen
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Wer den Überblick über seine Rechnungen nicht verlieren möchte, benötigt eine systematische Rechnungsablage. Die digitale Erfassung ist komfortabel und birgt viel Vorteile.

 

Warum ist eine ordnungsgemäße Rechnungsablage unverzichtbar?

Für die Ablage der steuerrechtlich relevanten Unterlagen müssen Unternehmen ein System verwenden, das den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) genügt. Dazu gehört unter anderem, dass eine unternehmensfremde sachverständige Person sich innerhalb kurzer Zeit einen detaillierten Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens verschaffen kann. Hierzu trägt eine ordnungsgemäße Rechnungsablage in hohem Maße bei. Alleine aus diesem Grund ist sie unverzichtbar.

 

Die Digitale Rechnungsablage nach GoBD

Um den Aufwand in der Buchhaltung zu reduzieren, versenden immer mehr Unternehmen elektronische Rechnungen (beispielsweise als PDF) und erfassen eingegangene Papier-Rechnungen digital. Dazu scannen sie Rechnungen einfach, lassen sie von der automatischen Belegerkennung (OCR) einlesen und so in der Buchhaltung erfassen. All diese Funktionen sind in den meisten modernen Buchhaltungsprogrammen enthalten.

Achtung: Bewahren Sie jede Rechnung im Original auf. Ist die Originalrechnung aus Papier, müssen Sie diese zusätzlich analog ablegen.

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Wie muss ich Rechnungen digital ablegen?

Bei der digitalen Rechnungsablage ist folgendes zu beachten:

  • Unveränderbarkeit der abgelegten Rechnungen
  • Keine Abweichung von Original-Rechnung
  • Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit gemäß Ablagesystem
  • Lesbarkeit (korrekte Erfassung bei Scanvorgang)
  • Zeitnahe Ablage und Sicherung (unmittelbar nach Erhalt/Ausgang in der Buchhaltung)
  • Dokumentation der Bearbeitung von Belegen (bspw. digitaler Stempel nach Bezahlung o. ä.)
  • Möglichkeit der Bereitstellung aller relevanten Rechnungen über digitales System (z. B. bei Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung etc.)

 

Vorteile der digitalen Rechnungsablage

  • Schneller Überblick für externe Prüfer
  • Weniger Zeitaufwand für Suche nach Belegen
  • Führung eines Kassenbuches wird vereinfacht
  • Schneller Abgleich von Belegen mit Bewegungen auf dem Geschäftskonto
  • Weniger Zeitaufwand für Steuerberater
  • Senkung der Steuerberaterkosten
  • Bei Ausgangsrechnung schnellere Zustellung und Bezahlung
  • Keine Kosten für Briefumschläge und Versand
  • Rechnungen sind schnell von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar
  • Rechnungen sind online verfügbar (bei Cloud-Lösungen)
  • Schnellerer Prozess der Rechnungsfreigabe
  • Zeitersparnis durch automatische Belegerkennung
  • Weniger Fehler durch automatische Belegerkennung
  • Schnelle und sichere Überführung in Buchhaltungssystem
  • Keine Kosten für physische Lagerung (Aufbewahrungspflicht für Belege: mindestens sechs Jahre)

 

Was ist bei der Umstellung zu beachten?

  • Vorschriften der GoBD sind nach Einführung der digitalen Ablage einzuhalten
  • Arbeitsaufwand und Kosten für Umstellung
  • Aufwand für Einarbeitung der Mitarbeiter
    Neuregelung der internen Betriebsabläufe
  • Laufende Kosten für Buchhaltungssoftware (Tipp: 7 Buchhaltungsprogramme im Vergleich)

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