GmbH ohne Geschäftsführer – Wie geht es weiter?

aktualisiert am 8. Januar 2019 19 Minuten zu lesen
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Der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist essentiell wichtig für den Fortbestand des Unternehmens. GmbH ohne Geschäftsführer – geht das überhaupt? Was passiert, wenn die GmbH plötzlich ohne Führung dasteht? firma.de erklärt, welche Handlungsoptionen zur Verfügung stehen und wie Sie sich auf ein Notfall-Management vorbereiten.

 

Gründe für eine Führungslosigkeit der GmbH

Verschiedene Szenarien sind denkbar, wieso eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung führungslos wird. Zum einen könnte der Geschäftsführer sein Amt niederlegen oder per Gesellschafterbeschluss abberufen werden. Dieser Fall trifft häufiger ein, wenn die Geschäfte des Unternehmens schlecht laufen und ein Führungswechsel angestrebt wird.

Kündigung des Geschäftsführers einer GmbH

Der GmbH-Geschäftsführer darf sein Amt innerhalb der Fristen kündigen, die im Geschäftsführervertrag vereinbart wurden. Die eigenständige Kündigung des Anstellungsvertrages wird auch als Niederlegung des Geschäftsführeramtes bezeichnet. Sie muss in der Gesellschafterversammlung den Gesellschaftern erklärt werden.

Abberufung des Geschäftsführers einer GmbH

Die Gesellschafterversammlung kann den Geschäftsführer des Unternehmens gemäß § 38 GmbH-Gesetz durch einen Mehrheitsentschluss abberufen. Es muss kein besonderer Grund vorliegen. Man spricht in diesem Fall von einer ordentlichen Abberufung.

Tipp: Falls in der Satzung abweichende Vorgaben festgehalten wurden, kann die Abberufung erschwert werden. Prüfen Sie unbedingt den Inhalt des Gesellschaftsvertrages, bevor eine Gesellschafterversammlung einberufen wird.

Außerordentliche Abberufung des GmbH-Geschäftsführers

Liegen so genannte “wichtige Gründe” vor, kann eine außerordentliche Abberufung stattfinden. Der Unterschied zur ordentlichen Abberufung liegt im Ausschluss des Stimmrechts des aktuellen Geschäftsführers.

Ein Beispiel: Das Bauunternehmen König und Söhne GmbH plant die Kündigung der Geschäftsführerin Schmidt. Frau Schmidt nimmt im Unternehmen die Rolle eines Gesellschafter-Geschäftsführers und hat somit ein Recht zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung. In dieser Konstellation kann Frau Schmidt von Beschlüssen, die ihr Amt als Geschäftsführerin betreffen, ausgeschlossen werden.

Bei Pflichtverletzungen oder der Unfähigkeit der ordnungsmäßigen Geschäftsführung wird dieser Sonderfall relevant (§ 38 Abs. 2 Satz 2 GmbHG).

Sonderfall: Zwei-Personen-GmbH

Wird eine GmbH nur mit zwei Gesellschaftern gegründet, gestaltet sich eine Abberufung per Gesellschafterbeschluss gemäß § 46 Nr. 5 GmbHG ungleich schwieriger. Ein Mehrheitsbeschluss ist nur durch die Zustimmung beider Gesellschafter möglich. Ist einer der Gesellschafter der alleinige Geschäftsführer, muss der andere eine außerordentliche Abberufung rechtfertigen können. Eine solche Zwangsmaßnahme unterliegt strengen Voraussetzungen, da sonst der eine Gesellschafter die Rechte des anderen beliebig aussetzen kann. Neben einer sachlichen Begründung muss in der Regel eine permanente “tiefgreifende Zerrüttung” vorliegen. Sind beide Geschäftsführer und 50 % Anteilseigner der GmbH, kommt es ebenfalls zu einer Patt-Situation.

Tipp: Informieren Sie sich genau, ob im Einzelfall eine außerordentliche Abberufung gerechtfertigt ist. Als Pflichtverletzung gilt kein bloßer Vertrauensverlust, ein solcher muss genau durch “treuwidrige Taten” begründet werden wie etwa Annahme von Schmiergeldern, Steuerhinterziehung oder Veruntreuung.

Ausfall des GmbH-Geschäftsführers

Es ist ebenfalls möglich, dass der einzige Geschäftsführer rechtlich oder gesundheitlich nicht mehr in der Lage ist, den Posten auszuüben. Auch in diesem Fall ist die Abberufung des GmbH-Geschäftsführers oder eine Niederlegung des Amtes üblich.

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Notgeschäftsführung: Überbrückung der Führerlosigkeit

Ohne eine Geschäftsführung ist eine GmbH handlungsunfähig. Ob nach dem Ausfall des Geschäftsführers eine Notgeschäftsführung, die von einem Gericht bestellt wird, möglich ist, hängt von der Gestaltung der Gesellschaft ab. Wichtige Faktoren sind die Anzahl der Gesellschafter und ob der amtierende GmbH-Geschäftsführer ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist oder nicht. Wie könnte also eine Notlösung für unterschiedliche Varianten der GmbH aussehen?

Vertretung durch Prokura

Verleiht der Geschäftsführer vor dem Ausscheiden aus der GmbH eine Prokura an einen Angestellten, lassen sich zumindest einige der Tagesgeschäfte weiterführen. Jedoch ist der Prokurist oder die Prokuristin nicht befähigt, Forderungen gegenüber Dritten im Auftrag der Geschäftsführung durchzusetzen. Die Handlungsvollmacht ist begrenzt und es bleibt bei einer Passivvertretung der Gesellschaft. Prokuristen können demnach nur kurzfristig als Vertretung einer Geschäftsführung dienen, wenn das Unternehmen handlungsfähig bleiben soll.

Gerichtliche Bestellung eines Notgeschäftsführers

Die Anwendung des § 29 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ermöglicht zumindest in der Theorie, dass ein Amtsgericht einen Notgeschäftsführer für die GmbH bestellen kann. Der betreffende Paragraf betrifft das Vereinsrecht und kann höchstens analog auf andere Körperschaften und Unternehmen angewendet werden. Aus diesem Grund lehnen Amtsgerichte Anträge dieser Art häufig ab: Richter interpretieren eine solche Entscheidung dann als Eingriff in das Gesellschaftsrecht.

Laut GmbH-Gesetz ist einzig die Gesellschafterversammlung dazu befugt, einen Geschäftsführer per Gesellschafterbeschluss zu bestellen oder abzuberufen. Eine gerichtliche Bestellung kann als “hoheitlicher Eingriff” in die Gesellschaft gewertet werden, die außerdem eine besondere Auslegung des BGBs erfordert. Folglich werden die meisten deutschen Gerichte einen Antrag zur Bestellung eines Interims-Geschäftsführers ablehnen. Stattdessen bleibt die Verantwortung in Händen der GmbH-Gesellschafter.

GmbH ohne Geschäftsführer: Besondere Dringlichkeit

Dem zuständigen Gericht ist in jedem Fall eine besondere Dringlichkeit nachzuweisen. Welche Kriterien wertet das Gericht als “besondere Dringlichkeit”? Ist eine GmbH führungslos, rechtfertigen folgende Rahmenbedingungen den Tatbestand einer “besonderen Dringlichkeit”:

  • Die erwartete Höhe des drohenden Schadens ist geschäftsgefährdend.
  • Eine oder mehrere dringende Handlungen stehen unmittelbar bevor und sind ohne aktive Geschäftsführung nicht durchführbar.
  • Die Vertretungsbefugten der Geschäftsführung sind verhindert.
  • Die Gesellschafterversammlung ist nachweislich nicht in der Lage innerhalb einer angemessenen Frist eine Ersatzperson zu berufen.

Das Gericht wägt im Individualfall die vorliegenden Kriterien ab und entscheidet, ob eine besondere Dringlichkeit besteht. Wendet der Richter das BGB an, erfolgt die Bestellung eines neuen Geschäftsführers per Gerichtsbeschluss.

Folgende Gründe für das Ausscheiden des Geschäftsführers rechtfertigen häufig keine Bestellung eines Notfallgeschäftsführers:

  • Schwere, dauerhafte Erkrankung des GF
  • Verlust der mentalen Fähigkeiten des GF
  • Streitigkeiten
  • Unüberbrückbare Differenzen zwischen Geschäftsführung und Anteilseignern
  • Pflichtverletzungen (z. B. treuwidrige Geschäftsführerausführung)
  • Misstrauensvotum
  • Hohes Alter des GF

Gerichte argumentieren in der Regel, dass kein dringender Fall vorliegt, sondern die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung zufällt.

Zwei-Personen-GmbH ohne Geschäftsführer

Kritisch ist die Lage, wenn es sich um eine GmbH mit nur zwei Gesellschaftern handelt und einer der beiden gleichzeitig den Posten des Geschäftsführers im Unternehmen bekleidet. Ein Geschellschafterbeschluss der Gesellschafterversammlung ist in diesem Fall unwahrscheinlich und kann so eine einvernehmliche Neubestellung in die Länge ziehen. In diesem Fall müssen dem Gericht Nachweise mehrfacher, erfolgloser Initiativen vorgelegt werden, die einer Konsensfindung dienen sollten. Kann dauerhaft keine Lösung auf Basis der Versammlung getroffen werden, hat ein Eintrag höhere Aussichtschancen. Die Anzahl der erfolglosen Schlichtversuche, die notwendig sind, um die rechtlichen Barrieren zu überwinden, ist nicht definiert.

Die Anforderungen an eine gerichtliche Bestellung einer Notgeschäftsführung für eine GmbH ohne Geschäftsführer sind folglich sehr hoch. Auch Gläubiger, die Ansprüche gegenüber einer führungslosen GmbH geltend machen wollen, sind nach aktueller Rechtsprechung machtlos. Theoretisch haben Kreditoren die Möglichkeit einen Antrag auf eine Notgeschäftsführerbestellung zu stellen. Die Erfolgsaussichten des Antrages sind jedoch sehr gering, da der Eingriff in die Gesellschaft durch den Antrag Dritter noch gravierender wäre als durch einen betriebsinternen Antragsteller.

Ein-Mann-GmbH ohne Geschäftsführung

Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Ein-Personen-GmbH kann das Amt nicht niederlegen. Die Amtsniederlegung würde auch gleichzeitig die Geschäftsaufgabe bedeuten. Nach herrschender Meinung der Gerichte ist die Niederlegung des Geschäftsführerpostens daher missbräulich und damit unwirksam. In diesem besonderen Fall fehlt die Grundvoraussetzung für die Bestellung eines Ersatz-Geschäftsführers.

 

Ausfällen vorbeugen durch Notfall-Management

Wenn der Fall eintritt, dass Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung ohne Geschäftsführung dasteht, ist es meistens zu spät für eine wohlüberlegte Alternative. Eine Sofortlösung muss her, um die Geschäftsinteressen nicht zu gefährden. Da Krankheit, Verletzung oder sogar ein Sterbefall zu jeder Zeit eintreffen kann, sollten Sie sich absichern und für den Ausfall der GmbH-Geschäftsführung vorsorgen.

Tipp: Viele IHKs und HWKs bieten ein Notfall-Handbuch für Unternehmen. Ihre zuständige Kammer stellt wahrscheinlich ein Handbuch zur Verfügung, das wichtige regionale Kontakte und Details enthält.

Briefing der Stellvertretung

Ein erster Schritt ist es, die gesetzlichen Vertretungsbevollmächtigten mit dem Szenario vertraut zu machen. Priorität haben alle Dokumente, die die rechtlichen Handlungen des Gesellschaft betreffen. Planen Sie den Ernstfall und erstellen Sie einen Fahrplan:

  • Welche Adressen, Dokumente, Informationen und Kontakte sind unverzichtbar für den Unternehmensfortbestand für die kurze und mittlere Frist?
  • Welche Weisungsbefugnisse sind laut Satzung möglich?
  • Wie kann die Liquidität der GmbH sichergestellt werden?
  • Welche Tagesgeschäfte und operativen Entscheidungen werden durch das Ausscheiden des Geschäftsführers beeinflusst? Wer kann Sie stattdessen übernehmen?
  • Welche anderen Vollmachten bestehen bzw. sind im Notfall sinnvoll?
  • Wie lange ist eine Überbrückung ohne signifikante Gefährdung der Firma möglich?

Folgende Dokumente sollten Sie in Kopie zusammenstellen, damit eine Führungsvertretung im Notfall schnell alle wichtigen Unterlagen zur Verfügung hat:

  • Auszug aus dem Handelsregister
  • Gesellschaftsvertrag bzw. Musterprotokoll
  • Gründungsurkunde
  • Geschäftsführervertrag
  • Übersicht der Gesellschafterbeschlüsse
  • Pachtverträge oder Grundbuchauszüge der Gesellschaftsimmobilien
  • Übersicht der Prokura und Vollmachten
  • Übersicht der wichtigsten Geschäftskonten, Kredite und Darlehen
  • Jahresabschlüsse und Steuerbescheide der letzten beiden Geschäftsjahre
  • Aktualisierte, mittelfristige Geschäftsplanung (Investitionen, Kosten, Preise, Personal, Akquise)
  • Wichtige Kennzahlen, Betriebsberichte, Gutachten
  • Versicherungsunterlagen
  • Wichtige Passwörter

 

Rechtsakte und Rechtsgeschäfte für die GmbH

Auch bei bester Vorbereitung ist das Überbrückungsmanagement nur bis zu einem gewissen Grad handlungsfähig. Einige wichtige Rechtsgeschäfte können nur mit Unterschrift der Geschäftsführung getätigt werden. Dazu gehören unter anderem:

  • Bankgeschäfte
  • Kreditanträge
  • Steuererklärung
  • Bilanz

Außerdem darf nur der Geschäftsführer das Unternehmen bei Gerichtsterminen vertreten. Stehen Fristen für oben genannte Rechtsakte an, sollten Sie unbedingt mit den zuständigen Behörden in Kontakt treten, um eine Fristverlängerung zu beantragen. So vermeiden Sie Mahnungen und Sanktionen der Behörden. Stellen Sie Entscheidungen zurück, die nicht an Fristen gebunden oder deren Aufschub möglich ist.

Sie sollten für Ihre Firma separat abwägen, welche zusätzlichen Unterlagen Relevanz haben. Sammeln Sie alle Dokumente – am besten in digitaler Form und auch in Papierform. Da die Unterlagensammlung sensible Geschäftsdaten enthält, bedarf sie einem besonderen Schutz. Nur die Geschäftsführungsvertretung oder gegebenenfalls die Prokuristen sollten einen Zugang haben.

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GmbH ohne Geschäftsführer: Sofortmaßnahmen

Besonders kritisch ist es, wenn der Geschäftsführer einer Ein-Personen-GmbH ausfällt. Oftmals ist Eile geboten, wenn es keinen Notfallplan gibt. Ist der Fall bereits eingetreten und Sie müssen schnell handeln, sollten Sie zuallererst folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Übergangs-Vertreter festlegen: Wer hat Vollmachten und wer kann den Ausfall kurzzeitig überbrücken?
  • Personalumfrage veranlassen: Welche Dringlichkeiten gibt es? Welche Aufgaben müssen delegiert werden? Welche Fristen stehen an?
  • Anwalt einschalten: Gibt es einen Kandidaten für einen Notfallgeschäftsführer? Ist eine gerichtliche Bestellung nach § 29 BGB möglich?
  • Dokumentensammlung erstellen: Wer hat Zugang zu den wichtigsten Unterlagen (siehe oben)?
  • Telefonat mit Bank(en) führen: Muss ein Ersatzkonto eingerichtet werden, um die finanziellen Tagesgeschäfte weiterzuführen?
  • Kooperationspartner und Steuerberater informieren

 

Keine Geschäftsführung – kein Geschäft

Ohne Geschäftsführer ist eine GmbH kaum in der Lage, in Betrieb zu bleiben. Trotz guter Planung kann eine fehlende Geschäftsleitung das Unternehmen womöglich schneller in eine Schieflage bringen, als Sie im Vorfeld absehen können. Stehen wichtige Rechtsgeschäfte an, sollten die Gesellschafter die sofortige Bestellung eines Notfallgeschäftsführers in Betracht ziehen. Das Notfall-Management kann in jedem Fall nur eine kurze Überbrückung ohne GmbH-Geschäftsführer abfedern. Ist ein langfristiger Ausfall oder eine Amtsniederlegung wahrscheinlich, müssen die Gesellschafter umgehend an einer alternativen Besetzung des Postens arbeiten.

 

Geschäftsführerwechsel der GmbH: Kosten

Der finanzielle Schaden, den der Ausfall der Geschäftsführung mit sich bringt, ist nicht alles. Kommt es zu einem Wechsel, fallen zusätzlich Kosten für juristische Dienstleistungen, Bürokratie und eventuell eine Abfindung des bisherigen Geschäftsführers der GmbH an.

Notarkosten und Handelsregister

Ein Geschäftsführerwechsel setzt den Gang zum Notar voraus. Im Zuge dessen wird das zuständige Registergericht über Änderungen der Geschäftsführungen und Vertretungsbefugnisse informiert. Der Handelsregistereintrag wird abgeändert. Beachten Sie, dass für die notarielle Beurkundung und Eintragsänderungen Kosten entstehen.

Hier ist eine Kostenübersicht für den Geschäftsführerwechsel einer GmbH. In diesem Rechenbeispiel wurde ein beispielhafter Gegenstandswert von 30.000 Euro (25.000 Euro Stammkapital) als Grundlage genutzt. Beachten Sie, dass die Kosten bei einem höheren Gegenstandswert abweichen können.

 

Zahlenbeispiel: Kosten für Handelsregister und Notar beim Geschäftsführerwechsel

Eckdaten Geschäftsführerwechsel
Gegenstandswert 30.000 €
Kosten
Handelsregister 70 €
Handelsregisteranmeldung 62,50 €
Erzeugung XML-Datei 37,50 €
Beurkundung Gesellschaftervertrag und Geschäftsführerbestellung 250 €
Erstellung Gesellschafterliste
Auslagen für Post/Kommunikation* 115 €
Durchschnittliche Gesamtkosten 435 €

Die Preise entsprechen den Angaben der Industrie- und Handelskammer Berlin. Ergänzungen stammen aus eigenen Recherchen. Die Kostenübersicht der IHK ist auch als PDF Download verfügbar (Stand August 2017). Alle Kosten verstehen sich als Nettopreise. Auf den Gesamtpreis entfallen zusätzlich 19 % Mehrwertsteuer.

*Die Kommunikationskosten sind variabel. In dieser Beispielkalkulation wurde ein Durchschnittswert von 15 Euro angesetzt. Eine exakte Abrechnung der entstandenen Kosten für einzelne Telefonate, Ausdrucke, Faxe und Briefmarken ist ebenfalls möglich.

Abfindung des GmbH-Geschäftsführers

Falls es zu einer außerordentlichen Kündigung der Geschäftsführung kommt, steht dem scheidenden Geschäftsführer häufig eine Abfindung zu. Diese ist im Anstellungsvertrag geregelt. Die Abfindung des GmbH-Geschäftsführers orientiert sich häufig an der Dauer der Anstellung, dem Tätigkeitsumfang und der Höhe des Geschäftsführergehaltes. Der Anstellungsvertrag ermöglicht individuelle Modalitäten zur Abfindung. Häufig dienen die getroffenen Vereinbarungen dazu, im Streitfall einen schnellen Amtswechsel zu ermöglichen und gleichzeitig eine gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden.

 

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