Gesellschafterbeschluss für die GmbH: So muss er aussehen

aktualisiert am 29. Oktober 2019 12 Minuten zu lesen

Der Gesellschafterbeschluss der GmbH ist einer der wichtigsten Bestandteile jeder Gesellschafterversammlung. Darin werden alle Entscheidungen bestätigt, die die Geschäftsführung betreffen. Dazu gehört nicht nur die rechtlich korrekte Durchführung der Gesellschafterversammlung, sondern auch die richtige Form des Beschlusses. Hier erfahren Sie, wie ein Gesellschafterbeschluss für eine GmbH aussehen muss.

 

Gesellschafterbeschluss der GmbH: Definition

Der Geschäftsführer der GmbH muss für außergewöhnliche Maßnahmen die Zustimmung der Gesellschafterversammlung erhalten. Dies ist in § 49 Abs. 2 GmbHG festgelegt.  Unter außergewöhnlichen Maßnahmen versteht man meistens besonders bedeutsame oder risikoreiche Aktivitäten, aber auch andere Maßnahmen, die über das übliche Geschäft hinausgehen. Diese Maßnahmen sind jedoch nicht genau im Gesetz definiert. Aus diesem Grund muss der Geschäftsführer im Zweifel einen Gesellschafterbeschluss herbeiführen.

Ein Gesellschafterbeschluss wird bei einer GmbH genutzt, um Entscheidungen aufzuzeichnen und ihre Gültigkeit festzulegen. Er wird auf der Gesellschafterversammlung, dem Hauptorgan der GmbH, beschlossen. Der Gesellschafterbeschluss dient als Willenserklärung der Gesellschafter, in der Zustimmungen oder Ablehnungen für geplante Geschäftsführungsmaßnahmen erklärt werden. Das Fassen von Gesellschafterbeschlüssen ist sowohl in Gesellschafterversammlungen als auch außerhalb, etwa in schriftlicher und elektronischer Form, möglich. Wichtig ist, dass eine Mehrheit gefunden wird, um einen Beschluss zu fassen.

 

Wann muss ein Gesellschafterbeschluss in der GmbH gefasst werden?

In folgenden Situationen ist ein Gesellschafterbeschluss in einer GmbH ausdrücklich vorgeschrieben:

  • Bestellung, Abberufung und Entlastung der Geschäftsführung
  • Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung
  • Abschluss, Änderung oder Beendigung von Geschäftsführeranstellungsverträgen
  • Bestellung und Prüfung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten
  • Einforderung ausstehender Einlagen gegenüber Gesellschaftern
  • Beschluss über die Einforderung oder Rückerstattung von Nachschüssen gegenüber Gesellschafter
  • Feststellung des Jahresabschlusses
  • Entscheidung über die Offenlegung, Aufstellung oder Billigung des Jahresabschlusses
  • Billigung eines Konzernabschlusses
  • Beschluss über Gewinnverwendung
  • Satzungsänderungen
  • Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen
  • Maßnahmen nach dem Umwandlungsgesetz
  • Abschluss, Änderung und Beendigung von Verträgen
  • Regelung der Geschäftsanteile
  • Auflösung und Liquidation der GmbH

Weitere Verpflichtungen zu Gesellschafterbeschlüssen können individuell im Gesellschaftervertrag geregelt werden. Dafür werden in der Regel in Absprache mit allen Gesellschaftern spezielle Maßnahmenkataloge erstellt.

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Gesellschafterbeschluss in der Gesellschafterversammlung

Das Gesetz sieht in den meisten Fällen vor, dass Beschlüsse in der Gesellschafterversammlung gefasst werden. Mindestens einmal im Jahr muss eine Gesellschafterversammlung stattfinden (“ordentliche” Gesellschafterversammlung). Oft finden Gesellschafterversammlungen in einem dreimonatlichen Rhythmus statt. Sie können jedoch auch “außerordentlich”, also außerhalb des planmäßigen Rhythmus, abgehalten werden, wenn der Bedarf besteht.

Gesellschafterbeschluss außerhalb der Gesellschafterversammlung

Allerdings muss nicht jeder Gesellschafterbeschluss in einer Gesellschafterversammlung gefasst werden. Gerade bei relativ routinierten und unkontroversen Beschlüssen müssen Geschäftsführer nicht zwingend eine Versammlung einberufen. Allerdings ist zu beachten, dass die Möglichkeit, den Beschluss zu besprechen, Teil des Minderheitenschutzes ist. Denn ein Gesellschafter, der die Minderheit vertritt, soll in der Gesellschafterversammlung die Möglichkeit bekommen, andere von seiner Position zu überzeugen. Des Weiteren müssen bestimmte Voraussetzungen für den Gesellschafterbeschluss erfüllt sein:

  • Der Gesellschaftervertrag muss die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren erlauben.
  • Sämtliche Gesellschafter, auch diejenigen ohne Stimmrecht, müssen sich mit Gesellschafterbeschlüssen außerhalb einer Gesellschafterversammlung einverstanden erklärt haben.
  • Es muss im Voraus feststehen, wer eine schriftliche Abstimmung initiieren darf.
  • Eine bestimmte Frist (mindestens eine Woche) muss für die Stimmabgabe und Widersprüche dagegen gesetzt werden.
  • Die Form der Stimmabgabe (schriftlich mit Originalunterschrift, E-Mail, Fax etc.) muss feststehen.
  • Der Umgang mit einem neutralen Gesellschafter (d. h. einem Gesellschafter, der sich innerhalb der Abstimmungsfrist nicht zum Beschlussgegenstand äußert) muss feststehen.

Beinhaltet der Gesellschaftervertrag keine besonderen Vorgaben zur Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung, gilt § 48 Abs. 2 GmbhG. Darin wird die schriftliche Beschlussfassung zugelassen, in der jeder Gesellschafter in Schrift- oder Textform abstimmt. Wenn die Stimmabgabe in Schriftform erfolgen soll, ist ein Scan oder Fax der unterschriebenen Stimmabgabe nicht rechtskräftig. Die Originalunterschrift muss beim Erklärungsempfänger vorliegen. Bei der Textform reicht hingegen eine einfache E-Mail oder ein Fax, solange die Stimmabgabe daraus klar hervorgeht.

 

Vorgehen beim Gesellschafterbeschluss einer GmbH

Im Folgenden wird illustriert, wie die Beschlussfassung bei einer Gesellschafterversammlung funktioniert.

Formelles

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH muss spätestens eine Woche vor dem Versammlungstermin erfolgen. Jeder Gesellschafter muss via Einschreiben eingeladen werden. Diese Angaben sollten in einer Einladung zur Gesellschafterversammlung enthalten sein:

  • Name und Firma der einladenden Person (meistens der Geschäftsführer)
  • Zeit und Ort der Versammlung (in der Regel der Ort der Gesellschaft, also die Firma)
  • Optional: Tagesordnungspunkte (vollständig und korrekt aufgeführt)

Am Anfang der Versammlung muss die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Ist sie nicht gegeben, sind die Beschlüsse nichtig. Die Beschlussfähigkeit kann unter anderem dann nicht gegeben sein, wenn nicht alle Gesellschafter eine Einladung erhalten haben. Dann können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und auf die ordnungsgemäße Ladung verzichten. Wurde jedoch ordnungsgemäß zur Versammlung geladen, ist sie auch dann beschlussfähig, wenn nicht alle Gesellschafter anwesend sind. In diesem Fall muss jedoch die im Gesellschaftervertrag festgelegte Mindestbesetzung vor Ort sein. Ansonsten ist die Versammlung nicht beschlussfähig.

Abstimmungsverfahren und Mehrheitsregelung

Die erforderliche Mehrheit für einen Gesellschafterbeschluss wird im Gesellschaftervertrag festgelegt. Wurde darin keine besondere Regelung bestimmt, gilt meistens die einfache Mehrheit (vgl. § 47 Abs. 1 GmbHG). In manchen anderen Fällen gilt jedoch die Dreiviertelmehrheit:

Soweit im Gesellschaftervertrag nichts anderes festgelegt ist, entspricht jeder Euro eines Geschäftsanteils einer Stimme. Wer also größere Anteile besitzt, dessen Stimme wird stärker gewichtet. Dennoch muss jeder Gesellschafter einheitlich abstimmen. Jeder Gesellschafter kann entweder mit “Ja”, “Nein” oder “Enthaltung” stimmen. Die Stimmabgabe kann in Form von Handzeichen, Stimmzetteln oder geheimen schriftlichen Abstimmungen geschehen. Schreibt der Gesellschaftervertrag keine besondere Form vor, entscheidet der Versammlungsleiter über die Methode. Für jeden Gesellschafter besteht die Möglichkeit, seine Stimme mit einer Vollmacht an einen Vertreter zu übergeben.

Der Gesellschafterbeschluss tritt in Kraft, wenn das Abstimmungsergebnis feststeht. In besonderen Fällen, etwa einer Fusion oder Änderung der Rechtsform, muss der Beschluss zusätzlich vom Notar beurkundet werden.

Protokollführung und Bestätigung

Wenn für die Versammlung ein Protokoll angefertigt wurde, sollten alle anwesenden Gesellschafter es unterzeichnen. Die Unterschriften zählen als Bestätigung des protokollierten Inhalts. Auf diese Weise wird die Rechtssicherheit des Beschlusses bestätigt und es müssen keine langwierigen nachträglichen Diskussionen zum Inhalt geführt werden. Stellt ein Gesellschafter jedoch fest, dass das Protokoll inhaltlich inkorrekt ist, muss er dies sofort nach dem Erhalt des Protokolls dem Geschäftsführer schriftlich mitteilen. Spätestens einen Monat nach dem Erhalt des Protokolls muss der Gesellschafter Widerspruch eingelegt haben. Er muss verlangen, dass das Protokoll korrigiert oder ergänzt und an alle Gesellschafter verteilt wird.

Sonderfall: Ein-Personen-GmbH

Für Ein-Personen-GmbHs gelten beim Gesellschafterbeschluss besondere Regeln. Denn wenn nur eine Person an der GmbH beteiligt ist, muss sie sich nicht selbst zur Gesellschafterversammlung einladen. In diesem Fall ist die Gesellschafterversammlung bereits durch die bloße Anwesenheit des einzigen Gesellschafters beschlussfähig. Der Betreiber einer Ein-Personen-GmbH muss seinen Beschluss per Gesetz protokollieren, um seine Entscheidung zu beweisen. Führt er jedoch kein Protokoll, ist der Beschluss immer noch wirksam.

Jedes Protokoll muss in doppelter Ausführung aufbewahrt werden. Eine Kopie gehört der Gesellschaft, eine weitere ist für einen Berater der Gesellschaft gedacht. Die Blätter sollten nummeriert werden, damit die zeitliche Reihenfolge schnell nachgewiesen werden kann.

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Gesellschafterbeschluss für die GmbH: Muster kostenlos finden

Für den Gesellschafterbeschluss Ihrer GmbH sollten Sie ein Muster kostenlos herunterladen, um neben der Organisation der Gesellschafterversammlung nicht zusätzlichen Aufwand investieren zu müssen. Ein fertiges Muster in PDF-Form hat den Vorteil, dass die Felder direkt am PC ausgefüllt werden können. Außerdem gehen Sie damit sicher, dass die Darstellung einheitlich bleibt, anders als es beispielsweise bei DOC- oder ODT-Vorlagen der Fall ist.

Folgende Daten sollten im Muster enthalten sein:

  • Betreff: Gesellschafterbeschluss der … GmbH
  • Ort, Datum
  • Liste der anwesenden Gesellschafter
  • Handelsregister, HRB-Nummer
  • Liste der Beschlüsse
  • Freies Feld für die Unterschriften der Gesellschafter

Im Internet steht eine Vielzahl von kostenlosen Mustern zur Verfügung. Achten Sie bei der Suche jedoch darauf, dass das Muster von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Geeignete Quellen sind die Webseiten von Buchhaltungssoftware-Herstellern, Anwälten oder öffentlichen Dienstleistern wie den Industrie- und Handelskammern. Außerdem sollte das Design schlicht und die Formulierungen lesbar und klar verständlich sein. Wählen Sie eine Vorlage, die sich leicht in Schwarz-Weiß darstellen lässt, um Druckkosten zu sparen.

 

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