Haager Apostille beantragen: Ablauf und FAQs

aktualisiert am 28. Februar 2020 9 Minuten zu lesen
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Damit ausländische Urkunden in Deutschland als authentisch anerkannt werden, benötigen sie eine Überbeglaubigung durch eine (Haager) Apostille. Was Sie bei der Beantragung einer Apostille beachten müssen, erfahren Sie hier.

 

Warum brauche ich eine Haager Apostille?

Mit einer (Haager) Apostille wird die Echtheit (keineswegs der Inhalt!) einer öffentlichen Urkunde bestätigt, die für diesen Vorgang unbedingt im Original vorliegen muss. Kopien (auch notariell beglaubigte) reichen nicht aus. Die Apostille wird im Gegensatz zur Legalisation von den Behörden des jeweiligen Staates ausgestellt, in dem auch das Original beurkundet wurde. Ohne eine Apostillierung sind deshalb viele staatenübergreifende Rechtsgeschäfte nicht möglich. Welche Behörde der Ansprechpartner für die Apostille ist, wird vom jeweiligen Staat bestimmt.

 

Zwei Arten der Haager Apostille

Es existieren zwei Arten der Haager Apostille im wirtschaftlichen Verkehr: Die Echtheitsbestätigung einer ausländischen Urkunde zur Verwendung in Deutschland (wenn eine Person aus dem Ausland beispielsweise ein Konto in Deutschland eröffnen möchte) und die einer deutschen Urkunde zur Verwendung im Ausland (etwa, wenn ein deutscher Auswanderer diese im Ausland benötigt).

 

Haager Apostille beantragen: FAQs

Wo kann ich die Apostille ausstellen lassen?

Da jeder Vertragsstaat selbst festlegt, welche Behörde die Apostille ausstellt, sollten Sie sich vorab informieren, welcher Ansprechpartner für Sie zuständig ist. In Deutschland sind die Apostillebehörden beispielsweise das Justizministerium, das Bundesverwaltungsamt sowie die (Land)Gerichtspräsidenten. Wer Ihr nächster Ansprechpartner für Apostillen in Deutschland ist, können Sie beim Behördenfinder herausfinden. Ihre Ansprechpartner im Ausland finden Sie bei der Länderübersicht des auswärtigen Amtes.

Wer kann eine Haager Apostille beantragen?

Generell beantragt der Urkundeninhaber die Apostille. Allerdings kann der Urkundenaussteller auch eine Apostillierung veranlassen. Der Antragsteller muss zudem nicht zwingend identisch sein mit der Person, die die Urkunde im Ausland vorlegen möchte – etwa bei einem Notartermin oder einer Geschäftskontoeröffnung.

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Was sind die Anforderungen an Dokumente, damit ich eine Apostille erhalte?

Wenn Sie eine Haager Apostille beantragen möchten, sollen Sie zunächst darauf prüfen, ob beide Länder Mitgliedstaaten des Haager Abkommens sind (eine Auflistung der Mitgliedstaaten finden Sie weiter unten). Weiterhin sollte es sich bei den zu beglaubigenden Dokumenten um öffentliche Urkunden handeln und sowohl Siegel als auch Unterschrift auf dem Dokument klar erkennbar und leserlich sein.

Was kostet es, eine Apostille zu beantragen?

Die Apostille ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Je nach Ausstellungsland fallen hierbei unterschiedlich hohe Gebühren an, die sich in der Regel je nach Land und Art des zu beglaubigenden Dokuments zwischen 15 und 300 Euro bewegen (Stand 2018). Eventuelle Zusatzkosten sind ebenso vom Antragsteller zu bezahlen übernehmen.

Wie lange dauert die Apostillierungsverfahren?

Oft sind Wartezeiten mit der Erteilung einer Apostille verknüpft. Daher empfiehlt es sich, schon frühzeitig vor einer Unternehmensgründung die nötige Vollmacht erstellen zu lassen. Die deutsche Auslandsvertretung hat dabei keine Einflussmöglichkeiten.

 

Apostille Muster

Wenn Sie eine Apostille zu einem Dokument benötigen, ist es immer gut, wenn Sie ein Muster zu der für Sie zuständigen Stelle mitbringen, damit es direkt vor Ort ausgefüllt werden kann und den dortigen Mitarbeitern kein Mehraufwand entsteht.

Apostille
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

  1. Land: __________________________
    Diese öffentliche Urkunde
  2. ist unterschrieben von __________________________
  3. in seiner/ihrer Eigenschaft als __________________________
  4. Sie ist versehen mit dem Stempel/Siegel des/der __________________________
    Bestätigt
  5. in __________________________
  6. am __________________________
  7. durch __________________________
  8. unter Nr. __________________________
  9. Stempel/Siegel: __________________________
  10. Unterschrift: __________________________

Zur besseren Verständlichkeit können Sie auch ein zwei- oder dreisprachiges Apostille-Muster verwenden. Vorlagen hierfür finden Sie auf der Webseite der Haager Konferenz.

 

Haager Apostille beantragen: Ablauf

Die Beantragung einer Haager Apostille ist meist unkomplizierter als gedacht – ein Besuch beim Notar und dem auswärtigen Amt reichen zumeist aus, um das im Ausland benötigte Dokument überbeglaubigen zu lassen.

Ablauf der Apostillierung

  1. Entgegennahme der Anträge
  2. Prüfung der Echtheit der Urkunde
  3. Erfassung der Angaben zum Ausfüllen der entsprechenden Punkte des Apostille-Musters
  4. Anbringung der ausgefüllten Apostille auf der zugrunde liegenden Urkunde (kleben/heften o. ä.)
  5. Eintragung der Angaben ins Apostillen-Register (als Nachweis für den Empfänger)
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Mitgliedsstaaten des Haager Abkommens und Vertragspartner

Vertragspartner (in kursiv) sind keine Mitglieder der Haager Konferenz, haben aber ein oder mehrere Haager Übereinkommen unterzeichnet oder ratifiziert, oder sind dabei, Mitglied zu werden.

  • Albanien
  • Andorra
  • Antigua und Barbuda
  • Argentinien
  • Armenien
  • Aserbaidschan
  • Australien
  • Ägypten
  • Bahamas
  • Bahrain
  • Barbados
  • Belarus
  • Belgien*
  • Belize
  • Benin
  • Bolivien
  • Bosnien Herzegowina
  • Botsuana
  • Brasilien
  • Brunei Darussalam
  • Bulgarien
  • Burkina Faso
  • Burundi
  • Chile
  • Cookinseln
  • Costa Rica
  • Dänemark* (außer Grönland und Färöer)
  • Deutschland
  • Dominica
  • Dominikanische Republik 
  • Ecuador
  • Elfenbeinküste
  • El Salvador
  • Estland
  • Eswatini ( vormals Swasiland)
  • Europäische Union
  • Fidschi
  • Finnland
  • Frankreich*
  • Gabon
  • Georgien
  • Ghana
  • Grenada
  • Griechenland*
  • Guatemala
  • Guinea
  • Guyana
  • Haiti
  • Heiliger Stuhl
  • Honduras
  • Indien
  • Irak
  • Irland
  • Island
  • Israel
  • Italien*
  • Jamaica
  • Japan
  • Jordanien
  • Kanada
  • Kambodscha
  • Kap Verde
  • Kasachstan
  • Kenia
  • Kirgisistan
  • Kolumbien
  • Kongo
  • Kosovo
  • Kroatien
  • Kuba
  • Kuwait
  • Lesotho
  • Lettland
  • Libanon
  • Liberia
  • Liechtenstein
  • Litauen
  • Luxemburg*
  • Madagaskar
  • Malawi
  • Malaysia
  • Mali
  • Malta
  • Marshallinseln
  • Mauritius
  • Mexiko
  • Monaco
  • Mongolei
  • Montenegro
  • Namibia
  • Nepal
  • Neuseeland (ohne Tokelau)
  • Nicaragua
  • Niederlande (auch für Aruba, Curacao, Sint Maarten und den karibischen Landesteil, Bonaire, Sint Eustatius und Saba)
  • Niger
  • Niue
  • Norwegen
  • Oman
  • Österreich*
  • Pakistan
  • Palau
  • Panama
  • Paraguay
  • Peru
  • Philippinen
  • Polen
  • Portugal
  • Republik Korea (Südkorea)
  • Republik Moldau
  • Republik Nordmazedonien
  • Ruanda
  • Rumänien
  • Russische Föderation
  • Sambia
  • Samoa
  • San Marino
  • Saudi Arabien
  • São Tomé und Príncipe
  • Schweden
  • Schweiz*
  • Senegal
  • Serbien
  • Seychellen
  • Singapur
  • Simbabwe
  • Slowakei
  • Slowenien
  • Spanien
  • Sri Lanka
  • St. Kitts und Nevis
  • St. Lucia
  • St. Vincent und die Grenadinen
  • Südafrika
  • Suriname
  • Tadschikistan
  • Thailand
  • Togo
  • Tonga
  • Trinidad und Tobago
  • Tschechische Republik
  • Tunesien
  • Turkmenistan
  • Türkei
  • Ukraine
  • Ungarn
  • Uruguay
  • Usbekistan
  • Vanuatu
  • Venezuela
  • Vereinigtes Königreich (auch für Anguilla, Bermuda, Caymaninseln, Falklandinseln, Gibraltar, Guernsey, Isle of Man, Jersey, Britische Jungferninseln, Montserrat, Sankt Helena, Turks- und Caicosinseln)
  • Vereinigte Staaten von Amerika
  • Vietnam
  • Volksrepublik China
  • Weißrussland
  • Zypern
Stand: Februar 2020, Quelle: HCCH

* Diese Staaten bieten zusätzliche bilaterale Abkommen für bestimmte Urkunden, was den Verzicht auf sämtliche Förmlichkeiten einschließlich Apostille bedeutet. Bei Vollmachten für Unternehmensgründungen ist die Nutzung bilateraler Abkommen in der Regel nicht möglich.

Beschränkungen für die Anerkennung ausländischer Apostillen in Deutschland

Einige Staaten sind zwar ebenso Partner des Apostilleabkommens, werden von Deutschland jedoch nicht anerkannt. Apostillierte Urkunden aus folgenden Staaten werden von deutschen Behörden trotz Mitgliedschaft im Haager Abkommen abgelehnt:

  • Aserbaidschan
  • Burundi
  • Dominikanische Republik
  • Indien
  • Kirgisistan
  • Kosovo
  • Liberia
  • Marokko
  • Moldau
  • Mongolei
  • Paraguay
  • Tadschikistan
  • Tunesien
  • Usbekistan

Für Dokumente aus diesen Staaten ist genauso wie für die meisten nicht aufgeführten Staaten die Legalisation notwendig (Stand: August 2019).

 

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