Haager Apostille beantragen: Ablauf und FAQs

Warum brauche ich eine Haager Apostille?

Mit einer (Haager) Apostille wird die Echtheit (keineswegs der Inhalt!) einer öffentlichen Urkunde bestätigt, die für diesen Vorgang unbedingt im Original vorliegen muss. Kopien (auch notariell beglaubigte) reichen nicht aus. Die Apostille wird im Gegensatz zur Legalisation von den Behörden des jeweiligen Staates ausgestellt, in dem auch das Original beurkundet wurde. Ohne eine Apostillierung sind deshalb viele staatenübergreifende Rechtsgeschäfte nicht möglich. Welche Behörde der Ansprechpartner für die Apostille ist, wird vom jeweiligen Staat bestimmt.

Zwei Arten der Haager Apostille

Es existieren zwei Arten der Haager Apostille im wirtschaftlichen Verkehr: Die Echtheitsbestätigung einer ausländischen Urkunde zur Verwendung in Deutschland (wenn eine Person aus dem Ausland beispielsweise ein Konto in Deutschland eröffnen möchte) und die einer deutschen Urkunde zur Verwendung im Ausland (etwa, wenn ein deutscher Auswanderer diese im Ausland benötigt).

Haager Apostille beantragen: FAQs

Wo kann ich die Apostille ausstellen lassen?

Da jeder Vertragsstaat selbst festlegt, welche Behörde die Apostille ausstellt, sollten Sie sich vorab informieren, welcher Ansprechpartner für Sie zuständig ist. In Deutschland sind die Apostillebehörden beispielsweise das Justizministerium, das Bundesverwaltungsamt sowie die (Land)Gerichtspräsidenten. Wer Ihr nächster Ansprechpartner für Apostillen in Deutschland ist, können Sie hier herausfinden. Ihre Ansprechpartner im Ausland finden Sie bei der Länderübersicht des auswärtigen Amtes.

Wer kann eine Haager Apostille beantragen?

Generell beantragt der Urkundeninhaber die Apostille. Allerdings kann der Urkundenaussteller auch eine Apostillierung veranlassen. Der Antragsteller muss zudem nicht zwingend identisch sein mit der Person, die die Urkunde im Ausland vorlegen möchte – etwa bei einem Notartermin oder einer Geschäftskontoeröffnung.

Was sind die Anforderungen an Dokumente, damit ich eine Apostille erhalte?

Wenn Sie eine Haager Apostille beantragen möchten, sollen Sie zunächst darauf prüfen, ob beide Länder Mitgliedstaaten des Haager Abkommens sind (eine Auflistung der Mitgliedstaaten finden Sie weiter unten). Weiterhin sollte es sich bei den zu beglaubigenden Dokumenten um öffentliche Urkunden handeln und sowohl Siegel als auch Unterschrift auf dem Dokument klar erkennbar und leserlich sein.

Was kostet es, eine Apostille zu beantragen?

Die Apostille ist eine gebührenpflichtige Amtshandlung. Je nach Ausstellungsland fallen hierbei unterschiedlich hohe Gebühren an, die sich in der Regel je nach Land und Art des zu beglaubigenden Dokuments zwischen 15 und 300 Euro bewegen (Stand 2018). Eventuelle Zusatzkosten sind ebenso vom Antragsteller zu bezahlen übernehmen.

Wie lange dauert die Apostillierungsverfahren?

Oft sind Wartezeiten mit der Erteilung einer Apostille verknüpft. Daher empfiehlt es sich, schon frühzeitig vor einer Unternehmensgründung die nötige Vollmacht erstellen zu lassen. Die deutsche Auslandsvertretung hat dabei keine Einflussmöglichkeiten.

Apostille Muster

Wenn Sie eine Apostille zu einem Dokument benötigen, ist es immer gut, wenn Sie ein Muster zu der für Sie zuständigen Stelle mitbringen, damit es direkt vor Ort ausgefüllt werden kann und den dortigen Mitarbeitern kein Mehraufwand entsteht.

Apostille
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. Land: __________________________
   Diese öffentliche Urkunde
2. ist unterschrieben von __________________________
3. in seiner/ihrer Eigenschaft als __________________________
4. Sie ist versehen mit dem Stempel/Siegel des/der __________________________
   Bestätigt
5. in __________________________
6. am __________________________
7. durch __________________________
8. unter Nr. __________________________
9. Stempel/Siegel: __________________________
10. Unterschrift: __________________________

Zur besseren Verständlichkeit können Sie auch ein zwei- oder dreisprachiges Apostille-Muster verwenden. Vorlagen hierfür finden Sie auf der Webseite der Haager Konferenz.

Haager Apostille beantragen: Ablauf

Die Beantragung einer Haager Apostille ist meist unkomplizierter als gedacht – ein Besuch beim Notar und dem auswärtigen Amt reichen zumeist aus, um das im Ausland benötigte Dokument überbeglaubigen zu lassen.

Ablauf der Apostillierung

1. Entgegennahme der Anträge
2. Prüfung der Echtheit der Urkunde
3. Erfassung der Angaben zum Ausfüllen der entsprechenden Punkte des Apostille-Musters
4. Anbringung der ausgefüllten Apostille auf der zugrunde liegenden Urkunde (kleben/heften o. ä.)
5. Eintragung der Angaben ins Apostillen-Register (als Nachweis für den Empfänger)

Mitgliedsstaaten des Haager Abkommens und Vertragspartner

Aktuell zählt das Haager Abkommen 90 Mitglieder, davon 89 Staaten und die EU.

Staaten in kursiv: Diese Staaten sind nur Vertragspartner. Sie sind aktuell keine Mitglieder der Haager Konferenz, haben aber ein oder mehrere Haager Übereinkommen unterzeichnet oder ratifiziert, oder sind dabei, Mitglied zu werden. Neben den 90 Mitgliedern gibt es 66 Vertragspartner.

* Staaten mit Asterisk bieten zusätzliche bilaterale Abkommen für bestimmte Urkunden, was den Verzicht auf sämtliche Förmlichkeiten einschließlich Apostille bedeutet. Bei Vollmachten für Unternehmensgründungen ist die Nutzung bilateraler Abkommen in der Regel nicht möglich.

Durchgestrichene Staaten: Apostillen aus diesen Ländern werden in Deutschland nicht akzeptiert, da die Bundesrepublik Einspruch gegen die Mitgliedschaft in der Haager Konferenz bzw. die Vertragspartnerschaft eingelegt hat. Für Dokumente aus diesen Staaten ist genauso wie für die meisten nicht aufgeführten Staaten eine Legalisation notwendig.

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• Venezuela
• Vereinigtes Königreich Großbritannien (auch für Anguilla, Bermuda, Caymaninseln, Falklandinseln, Gibraltar, Guernsey, Isle of Man, Jersey, Britische Jungferninseln, Montserrat, Sankt Helena, Turks- und Caicosinseln)
• Vereinigte Staaten von Amerika
• Vietnam
• Zypern

Stand:  09/2021, Quellen: HCCH, Auswärtiges Amt