Kassenbuch führen: So machen Sie es richtig

aktualisiert am 25. Februar 2019 19 Minuten zu lesen
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Beim Thema Kasse denken die meisten zunächst an die Registrierkasse auf der Ladentheke oder im Restaurant. Doch die Pflicht zur Kassenbuchführung ist nicht nur von Ihrem Geschäftsmodell abhängig. Viele Geschäfte werden immer noch überwiegend durch Barzahlungen abgewickelt für die ein Kassenbuch zwingend nötig wird. Die Finanzbehörden nehmen Bargeldbewegungen besonders kritisch unter die Lupe. Ein Grund mehr, Ihr Kassenbuch von Anfang an richtig zu führen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das funktioniert.

 

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuches hängt von der Art des Unternehmens ab. Wenn Sie ein Kleingewerbe betreiben oder Freiberufler sind, müssen Sie kein Kassenbuch führen. Stattdessen erstellen Sie eine Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR).

Unternehmen, die ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen müssen

  • Firmen mit Handelsregistereintrag
  • Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind
  • Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern

Tipp: Sie können freiwillig ein Kassenbuch führen, selbst wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind. Für Unternehmen, die viel mit Bargeld hantieren, ist das sehr zu empfehlen.

Kassenbuch führen: Freiberufler

Als Freiberufler gelten zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Journalisten, Übersetzer, Designer oder Berater. Der Status ist ganz unabhängig von Ihrem Umsatz und Gewinn. Im Einkommenssteuergesetz (§ 18 EStG) können Sie nachlesen, ob Sie unter diese Berufsgruppe fallen.

Kassenbuch führen: Kleingewerbe

Kleingewerbetreibender sind Sie, wenn Ihr Jahresumsatz maximal 600.000 Euro und Ihr Gewinn maximal 60.000 Euro nicht überschreiten. Weitere Voraussetzung: Sie dürfen keine Rechtsform wählen, die unter die Bilanzierungspflicht fällt, wie zum Beispiel die GmbH.

 

Kassenbuchführung: Eine Anleitung

In einem Kassenbuch erfassen Sie bare Geschäftsvorfälle, das heißt Bareinnahmen und -ausgaben. Jeder Eintrag muss folgende Details enthalten:

  • Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe
  • Datum der Kassenbewegung
  • Fortlaufende Belegnummer
  • Betrag und Währung der Bareinnahme oder -ausgabe
  • Umsatzsteuersatz in Prozent
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Erklärender Buchungstext
  • Endbestand der Kasse

Zu jeder Buchung gehört darüber hinaus zwingend ein Beleg. Und natürlich muss der tatsächliche Kassenbestand immer mit dem Kassenbuch übereinstimmen.

Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch der Buchhaltung. Das bedeutet, dass es allen gesetzlichen Vorschriften unterliegt, die für Ihre Buchhaltung gelten. Der Endbestand des Kassenbuches wird in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen ausgewiesen.

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Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen?

Die Kassenführung ist in mehreren Gesetzen geregelt. Dazu zählen das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie ein Kassenbuch richtig führen
Dies sind die gesetzlichen Anforderungen:

Anforderung Details Rechtliche Grundlage
Tägliche Aufzeichnung „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung […] besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.“ § 146 Abs. 1 AO
Nachvollziehbarkeit Keine Buchung ohne Beleg! „Die Buchführung muß […] einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln.“ § 238 Abs. 1 und 2 HGB
Ordnung und Unveränderbarkeit Alle Kassenbuch-Einträge müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. § 239 Abs. 2 HGB
Aufbewahrungspflichten Zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Kassenbücher und für Rechnungen § 147 AO
§ 257 Abs. 1 und 4 HGB
§ 14 b UStG
Führung elektronischer Kassenbücher Verwendete Software muss „jeden […] Geschäftsvorfall […] vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ aufzeichnen. Sie muss über eine „technische Sicherheitseinrichtung“ verfügen und Geschäftsvorfälle sicher speichern und für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar halten“. § 146 a AO
GoBD
Kassen-Nachschau Vertreter der Finanzbehörde können Ihre Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten betreten, um „Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau)“ § 146 b AO
Aufzeichnungspflicht für Umsatzsteuer Die Bemessungsgrundlage (Kaufpreis), der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag müssen ausgewiesen werden. § 22 Abs. 2 UStG
Anforderungen an Registrierkassen seit 1.1.2017 („Kassenrichtlinie“) Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Streckenzähler müsssen „alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufzeichnen und aufbewahren“. Eine Verdichtung dieser Daten oder die alleinige Speicherung von Rechnungsendsummen (Z-Bons) sind unzulässig. BMF-Schreiben vom 26.11.2010
Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung Bare und unbare Geschäfte sind zu trennen. BMF-Schreiben vom 16.08.2017

Wie führe ich ein Kassenbuch?

Wie bereits erwähnt muss jeder Kassenbuch-Eintrag eine Vielzahl von Angaben enthalten. Es ist daher aufwändig, ein Kassenbuch handschriftlich zu führen, obwohl dies für Unternehmen mit wenig Bargeldverkehr möglich ist. Alternativ können digitale Hilfsmittel herangezogen werden, mit denen es ein Leichtes ist, Kassenbücher schnell, rechtssicher und einfach zu führen. Dazu gehören Buchhaltungsprogramme, Kassenbuch-Software für die digitale PC-Kasse, mobile Apps für die Belegerfassung und –buchung von unterwegs und elektronische Registrierkassen. Alle haben sich in der Praxis bewährt und werden im Folgenden mit Beispielen vorgestellt.

Kassenbuch handschriftlich führen: Pflicht oder nicht?

Wenn Ihr Unternehmen nur wenige bare Geschäftsvorfälle verzeichnet, kann ein handschriftlich geführtes Kassenbuch ausreichen. Der Nachteil ist, dass der Kassenbestand später manuell ins Hauptbuch übertragen werden muss.

Im Bürofachhandel finden Sie fertige, gebundene Kassenbücher. Alternativ können Sie aus dem Internet entsprechende Vorlagen herunterladen. Oder Sie erstellen selbst eine Excel- oder Word-Vorlage für Kassenbücher. Die zu erfassenden Angaben finden Sie weiter oben im Abschnitt „Kassenbuch führen: Eine Anleitung“ aufgeführt.

Digitales Kassenbuch in Excel ist unzulässig

Warnung: Excel-Dokumente sind veränderbar. Die Finanzbehörden verlangen aber, dass Buchführungsunterlagen unveränderbar sind. In Excel ist somit keine ordnungsmäßige Kassenbuchführung möglich. Seien Sie daher immer vorsichtig mit Excel-Vorlagen für Kassenbücher, die im Internet kursieren. Anders verhält es sich wiederum bei Kassensoftware „auf Excel-Basis“, die von manchen Softwarehäusern angeboten wird.

Kassenbuch richtig führen mit Kassensoftware

Eine Vielzahl von Anbietern hat digitale Lösungen für die Kassenbuchführung im Programm, so genannte PC-Kassensysteme. Manchmal sind diese sogar in einem Finanzbuchhaltungspaket enthalten.

Kassensoftware funktioniert im Wesentlichen immer nach diesem Schema:

  1. Sie legen eine Kasse in der Software an und erfassen den Zählbestand als Anfangsbestand.
  2. Klicken Sie auf „Kassenbewegung eingeben“.
  3. Sie wählen das Datum aus – im Regelfall das aktuelle Datum, das als Standard-Einstellung festgelegt ist.
  4. Wählen Sie einen passenden Belegtext. Praktischerweise werden die gängigen Kassengeschäftsvorfälle meist in einer Auswahlliste angeboten und müssen nur noch angeklickt werden. Anhand des Geschäftsvorfalls „weiß“ das Programm, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Viele Programme kalkulieren den Umsatzsteuersatz automatisch ein.
  5. Sie erfassen den Betrag. Als Währung ist der Euro voreingestellt.
  6. Der Umsatzsteuerbetrag und der Endbestand der Kasse werden automatisch errechnet.
  7. Sie fügen einen (digitalisierten) Beleg hinzu. Kassensoftware bietet häufig eine Scanner-Anbindung oder eine Smartphone-App, mit der Sie den Beleg abfotografieren. Er wird dann in der Software automatisch dem Geschäftsvorfall zugeordnet.
  8. Viele Kassenanwendungen können auch Quittungen generieren und ausdrucken.
  9. Die Geschäftsvorfälle und Belege werden in der Software archiviert und für die gesamte Aufbewahrungsfrist zur Verfügung gehalten.

Tipp: Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall beim Hersteller, ob Ihre Kassensoftware GoBD-konform ist.

Kassenbuch führen mit Registrierkasse

Wer viele Barumsätze tätigt, etwa als Einzelhändler oder Gastronom, schafft sich am besten eine elektronische Registrierkasse an. Achten Sie darauf, kein veraltetes Gerät zu kaufen, sondern eines auf dem neuesten Stand der Technik. Diese Investition lohnt sich, denn seit 1. Januar 2017 haben sich die Anforderungen an Registrierkassen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) drastisch verschärft.

Nach der neueren Rechtsprechung genügt es nicht, einen Tagesendsummenbon über die Bareinnahmen des Tages (Tageslosung) zu erstellen und zu buchen. Auch für Registrierkassen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 22 UStG. Diese erstreckt sich auch auf den Einnahmenüberschuss-Rechner einer Registrierkasse. Auch Registrierkassen müssen also so ausgelegt sein, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall sowie alle Journal- und Stammdaten, für die Dauer von zehn Jahren jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Dazu benötigt Ihr Gerät einen großen Speicher.

Hinweis: Eine Registrierkasse ersetzt nicht das Kassenbuch, macht aber die Kassenbuchführung einfacher.

Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht

Gelten diese Vorschriften auch für kleine Betriebe wie Kiosks und mobile Eisverkäufer? In einigen Fällen macht das Finanzamt eine Ausnahme: Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft, besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht. Das betrifft beispielsweise Lebensmittelgeschäfte, Tabakhandel, Gaststätten und ähnliche Betriebe.

EC-Karten sind kein Bargeld!

Wenn Sie neben Bargeld auch EC-Karten oder Kreditkarten akzeptieren, beachten Sie folgendes: Die Finanzbehörden werten die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch als formellen Mangel. Sie widerspricht der Buchführungswahrheit und -klarheit. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sind immer getrennt zu buchen.

In der Praxis werden meist die EC-Kartenumsätze zusammen mit den Barumsätzen in der Tageslosung erfasst und somit im Kassenbuch aufgezeichnet. Anschließend werden die unbaren Umsätze als Ausgabe wieder ausgetragen und über ein Geldtransitkonto als durchlaufender Posten ausgebucht. Im Gegensatz dazu müssen EC-Kartenzahlungen in einer Zusatzspalte oder einem zusätzlichen Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden. So schreibt es die gegenwärtige Rechtslage vor.

Der Steuerberaterverband sieht darin eine unangemessene Belastung der Unternehmen. Tatsächlich werden durch dieses Prozedere bei der gängigen Praxis die Transparenz und die Konformität mit den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD gewährleistet.

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Kassensturz und Kassenzählprotokoll

Als Kauffrau oder Kaufmann müssen Sie täglich Ihren Kassenbestand ermitteln und mit dem Endsaldo Ihres Kassenbuches abstimmen. Zählen alleine genügt jedoch nicht: Sie müssen ein Zählprotokoll anlegen.

Darin ist der Inhalt der Barkasse nach Stückelung, Zahl und Betrag festzuhalten. Im Kopf des Protokolls stehen das Datum und der Name der Kasse (falls Sie mehrere Kassenbücher führen).
Ein Zählprotokoll sieht etwa folgendermaßen aus:

Beispiel: Kassenzählprotokoll vom 27. Juni 2018

Hauptkasse

Wert Anzahl Gesamt
0,01 € 4 0,04 €
0,02  € 8 0,16 €
0,05  € 2 0,10 €
1,00  € 5 5,00 €
2,00  € 0
5,00  € 3 15,00 €
10,00  € 7 70,00 €
Kassenbestand 90,30 €

Das Zählen der Kasse mit anschließender Abstimmung mit dem Kassenbuch bezeichnet man auch als Kassensturz. Die Finanzbehörden verlangen, dass eine Kasse jederzeit kassensturzfähig ist. Wenn Sie Ihre Kasse täglich digital führen und abstimmen, wie es bei ordentlichen Kaufleuten üblich ist, haben Sie dieser Vorschrift Genüge getan.

Kassenbericht erstellen

Wenn Sie den Kassensturz erledigt haben, ist der Kassenbericht fast fertig. Ein Kassenbericht weist die Tageseinnahmen Ihres Geschäfts aus. Sie zählen den gesamten Bargeldbestand Ihres Geschäfts (einschließlich Wechselgeld, Handkassen von Kellnern usw.). Von diesem Endbestand ziehen Sie den Kassenanfangsbestand und eventuelle Einlagen ab und addieren Ausgaben und mögliche Entnahmen. Sämtliche Ausgaben, Einlagen und Entnahmen müssen durch Belege nachgewiesen werden.

 

Belege, Belege, Belege

Keine Buchung ohne Beleg! So lautet der Grundsatz der Buchhalter. Wenn Sie zum ersten Mal ein Kassenbuch führen, sollten Sie besonders auf folgende Aspekte achten.

Privatentnahmen und Privateinlagen

Häufig legen Geschäftsinhaber Geld in die Kasse oder entnehmen ihr Bargeld. Das ist zulässig, sofern sie es buchen und auf einem Beleg dokumentieren. Erstellen Sie hierfür einen sogenannten Eigenbeleg. Der Beleg führt das Datum auf, ob es sich um eine Einlage oder Entnahme handelt, den Betrag, den Namen und die Unterschrift. Umsatzsteuer fällt hier nicht an. Warum der große Aufwand? Das Finanzamt überprüft Eigenbelege für Privatentnahmen sehr genau. Lesen Sie hier mehr über Privatentnahmen und ihren buchhalterischen Feinheiten.

Eigenbelege

Das Finanzamt sieht Eigenbelege nicht gerne. Wer Eigenbelege ausstellt, steht grundsätzlich unter Rechtfertigungsdruck. Daher sollten Eigenbelege nur in Ausnahmefällen ausgestellt werden, etwa bei Privatentnahmen und -einlagen. Gleiches gilt für Fremdbelege, die nicht auffindbar sind, weil sie verloren gegangen sind oder zerstört wurden. Daher sollten Sie bei Eigenbelegen wie folgt vorgehen:

  • Stellen Sie den Beleg sofort aus, solange Sie alle Details noch im Kopf haben. Sie können dann besser die Notwendigkeit und Plausibilität einer Zahlung nachweisen.
  • Notieren Sie den Bruttobetrag auf den Cent genau.
  • Weisen Sie die Umsatzsteuer nach Prozentsatz und Betrag aus.
  • Geben Sie genau den Namen und Anschrift des Zahlungsempfängers an.
  • Geben Sie den Zweck der Ausgabe plausibel an.
  • Tragen Sie sowohl das Datum der Ausgabe als auch das Belegdatum ein, also den Tag, an dem Sie den Beleg ausgestellt haben.
  • Darunter setzen Sie den Ort der Ausstellung und Ihre Unterschrift.

Tipp: Wenn Sie Ihre Belege auf Reisen mit dem Smartphone abfotografieren, kann nichts verloren gehen!

 

Was droht bei nicht ordnungsmäßiger Kassenbuchführung?

Bei einer Betriebsprüfung wird der Finanzbeamte Ihr Kassenbuch genau prüfen. Dabei kommt es nicht nur auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung an: Sie müssen auch Dokumentationen und Programmänderungen Ihrer Kassensoftware bereithalten. Bei Verstößen kann der Prüfer einen formellen Mangel feststellen oder schlimmstenfalls Ihre Buchführung insgesamt verwerfen. Das kann teuer werden, denn das Finanzamt ist in diesem Fall berechtigt, Ihre Einnahmen zu schätzen.

Im konkreten Fall hat das Finanzgericht Düsseldorf beispielsweise eine Hinzuschätzung von acht Prozent des erklärten Umsatzes verhängt.

 

Fazit zur Kassenbuchführung

  • Bareinnahmen und Barausgaben sind einzeln ordnungsgemäß in einer Kasse festzuhalten. Der tatsächliche Kassenbestand muss jederzeit mit dem Buchwert übereinstimmen.
  • Die früher so beliebten Excel-Vorlagen genügen heute nicht mehr den Anforderungen der Finanzbehörde. Mit einer aktuellen Kassensoftware oder mithilfe einer modernen Registrierkasse können Sie Ihr Kassenbuch richtig führen. Bei sehr wenigen Bargeldgeschäften können Sie dies auch handschriftlich tun.
  • Sie benötigen Belege für jede Buchung. Seien Sie besonders sorgfältig bei der Erstellung von Eigenbelegen für Privatentnahmen.
  • Das Kassenbuch zählt zu Ihrem liquiden Mitteln und sichert somit die kurzfristige Liquidität im Falle finanzieller Engpässe.

 

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