Forderungsmanagement: So vermeiden Sie Zahlungsausfälle

aktualisiert am 14. Februar 2019 3 Minuten zu lesen
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Viele Unternehmer, nicht selten Gründer, kennen es: Der (erste) Auftrag ist da, die Dienstleistung wird in vollem Umfang ausgeführt, die Ware komplett geliefert. Und dann passiert es. Sie stellen eine Rechnung und der Kunde zahlt nicht. Sie schreiben eine Erinnerung, Sie schreiben eine Mahnung, eine weitere, es vergeht viel Zeit. Vielleicht kommt Ihr Geld irgendwann mit viel Verzögerung oder wenn Sie Pech haben, bleibt der erwartete und nicht selten dringend benötige Zahlungseingang ganz aus.

 

Wie kann ein strukturiertes Forderungsmanagement helfen?

Forderungen und Außenstände belasten Ihre Liquidität und Ihre Zahlungsfähigkeit. Ein strukturiertes und klar definiertes Forderungsmanagement kann Ihnen helfen, zeitnah zu reagieren, um wertvolle Zeit zu sparen und vor allem dem Risiko des Totalverlustes, z. B. bei Insolvenz des Schuldners, entgegenzuwirken.

 

Wie kann ein solches Forderungsmanagement aufgebaut sein?

a) Ihre ersten Schritte

  • entwickeln Sie einen effektiven und straffen Prozessablauf im Mahnwesen
  • setzen Sie kurze Fristen und seien Sie konsequent in der Umsetzung (Oft bieten Software-Programme bereits Lösungen an, welche von Ihnen nur individualisiert werden müssen.)
  • nutzen Sie das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren (Das können Sie sowohl alleine, als auch durch einen Anwalt resp. Inkasso-Dienstleister durchführen lassen.)

b) Erweitert mit einem Partner / Dienstleister

  • suchen Sie sich frühzeitig einen geeigneten Partner (Inkassounternehmen, Rechtsanwalt)

legen Sie einen klar definierten Prozess fest, wann und wie lange Sie mahnen, ehe Sie die Angelegenheit an Ihren Partner oder Dienstleister abgeben.

 

Welchen Vorteil hat die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, z. B. einem Inkasso-Unternehmen?

Auf Forderungsmanagement fokussierte und darin spezialisierte Unternehmen können Ihnen außer bei der Betreibung Ihrer Forderungen bereits im Vorfeld wertvolle Dienste leisten, wie beispielsweise:

  • Bonitätsauskünfte zu Ihren (künftigen) Kunden
  • Ermittlungen, falls ein Kunde oder eine Firma plötzlich nicht mehr auffindbar ist
  • außergerichtliches Mahnwesen
  • Inkasso sowie gerichtliches Mahn- und Vollstreckungsverfahren
  • Prozesse vorbereiten und überwachen
  • Rechtsberatung

 

Ich will meine Kunden doch aber nicht verprellen?

Dieser Gedanke ist völlig fehl am Platz. Im Gegenteil. Ihr konsequentes Auftreten unterstreicht die Professionalität in Ihrer Unternehmensführung. Minimieren Sie also Ausfallrisiken und straffen Sie Ihre Prozessabläufe im Forderungsmanagement.

Anmerkung: Natürlich muss man etwas Fingerspitzengefühl beweisen und sich auch die Strukturen des jeweiligen Kunden anschauen. So kommt es bei größeren Unternehmen oder Konzernen fast schon grundsätzlich vor, dass Zahlungsziele nicht eingehalten werden (können). Manchmal hat es Methode, oftmals sind es aber einfach die internen Wege und Laufzeiten, vom Rechnungseingang über die Kontrolle, der Freigabe bis zur Anweisung, welche die Fristen rasch überschreiten lassen. Hier sollten Sie sich entsprechend informieren resp. einfach für sich diese Laufzeit einkalkulieren.
Gleich ob Sie Ihr Unternehmen schon länger führen, erst begonnen haben oder zu beginnen planen, das Thema Forderungsmanagement gehört ganz weit nach oben auf Ihre Agenda. Nehmen Sie sich die Zeit, sich damit auseinander zu setzen, sich einen geeigneten und auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Prozess zu definieren oder nutzen Sie die zahlreichen Angebote von externen Dienstleistern, um Ihrer Forderung Nachdruck zu verleihen.

 

Autor:  Thomas Häntsch

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