Was ist eine E-Bilanz und wie wird sie übermittelt?
Eine E-Bilanz ist eine elektronische Art der Bilanz-Übermittlung. Die Inhalte sind identisch mit denen der Papierform, verändern sich also nicht durch die elektronische Form: Alle Pflichtangaben müssen abhängig von der Größenklasse des Unternehmens beigefügt werden. Die Übertragung der E-Bilanz muss allerdings nicht nur ans Finanzamt erfolgen, sondern auch (wie früher die Papier-Bilanz) beim Bundesanzeiger zur Veröffentlichung hinterlegt werden.
Die Übermittlung der Daten kann entweder mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder auch online auf bundesanzeiger.de oder ebilanz-online.de erfolgen. Alternativ erfolgt die Übermittlung durch einen Steuerberater. Die Finanzverwaltung bestätigt den Eingang einer elektronischen Bilanz durch die Übermittlung der ELSTER-TransferID (Identifikationsnummer). Diese ID dient als Nachweis der erfolgreichen Übermittlung an die Finanzverwaltung.
Die elektronische Übertragung der Bilanz soll den Aufwand der Finanzverwaltung bei Unternehmen und auch bei Betriebsprüfern verringern. Das Finanzamt kann anhand der im System vorliegenden Daten systematischer auswählen, welche Betriebe geprüft werden sollten.
Wer muss eine E-Bilanz abgeben?
Seit 2013 müssen grundsätzlich alle Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind, ihre Bilanz auf dem elektronischen Weg (als E-Bilanz) an das Finanzamt übermitteln:
- Kaufleute nach HGB (Handelsgesetzbuch), sofern keine Befreiung aufgrund Unterschreitung der Grenzwerte vorliegt
- Gewerbetreibende oder Land- und Forstwirte, die nach AO (Abgabenordnung) zur Buchführung verpflichtet sind oder diese freiwillig erstellen
- Freiberufler, die freiwillig bilanzieren
Es gibt verschiedene Ereignisse, zu denen einen Bilanzübermittlung stattfinden muss:
- Unternehmensgründung (Eröffnungsbilanz)
- Wechsel der Gewinnermittlungsart (Eröffnungsbilanz)
- Geschäftsaufgabe/-veräußerung (Aufgabebilanz)
- Jahresabschluss (Schlussbilanz)
Nicht betroffen von der Pflicht zur Übermittlung einer E-Bilanz sind Unternehmer und Unternehmen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen müssen. Allerdings ist hier zu beachten, dass sie trotzdem zur Abgabe der elektronischen Steuererklärung verpflichtet sind und somit nicht ganz um die Digitalisierung der Buchführung herumkommen.
Wie sieht die E-Bilanz aus?
Generell unterscheidet sich die Struktur der E-Bilanz nicht von der üblichen Bilanz auf dem Papier. Entscheidend ist jedoch für die Übertragung, dass Unternehmen ihre Bilanz an die sogenannte Taxonomie der E-Bilanz anpassen. Diese Taxonomien sind branchenspezifisch angepasst.
Was bedeutet Taxonomie beim Thema E-Bilanz?
Grundsätzlich ist eine Taxonomie eine einheitliche Gliederung von Objekten in Kategorien oder Klassen, oftmals auch in einer hierarchischen Anordnung. Für die E-Bilanz werden die Inhaltspunkte des Jahresabschlusses und die Stammdaten des Unternehmens in eine branchenspezifische Taxonomie gefasst. Trotz einiger Besonderheiten je nach Wirtschaftssektor gibt es die sogenannte Kerntaxonomie, die mit einigen Ausnahmen für alle Branchen gilt und das Grundgerüst der E-Bilanz bildet. Die Branchentaxonomien erweitern die Kerntaxonomie also um einige Aspekte und sind auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten. Unternehmer können vor der Erstellung der E-Bilanz wählen, welche Branchentaxonomie am besten zu ihrem Unternehmen passt und so einen optimalen Jahresabschluss liefern mit allen Daten, die das Finanzamt und der Bundesanzeiger fordern.
Zur Auswahl stehen folgende Branchentaxonomien:
- Krankenhäuser (KHBV)
- Land- oder Forstwirtschaft (BMELV-Musterabschluss)
- Pflegedienstleister (PBV)
- Wohnungswirtschaft (JAbschlWUV)
- Verkehrsunternehmen (JAbschlVUV)
- Kommunale Eigenbetriebe (EBV oder ähnliche)
Die branchenspezifischen Taxonomien stehen ebenfalls auf esteuer.de zum Download zur Verfügung.
Module der E-Bilanz
Bei der digitalen Bilanz gibt es verschiedene Module, die an das Finanzamt übermittelt werden, so wie etwa das Stammdatenmodul und das Jahresabschlussmodul, die von allen bilanzierungspflichtigen Selbständigen übermittelt werden müssen. Das Bundesfinanzministerium erweitert die Angaben, die übermittelt werden müssen, jedoch jährlich. Die Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, werden somit auch jedes Jahr geändert bzw. erweitert. Auf der Webseite esteuer.de finden Bilanzpflichtige eine Übersicht der Taxonomien und Mussfelder.
Pflichtbestandteile der E-Bilanz
Unter anderem gehören folgende Bestandteile zu den Pflichtbestandteilen der E-Bilanz:
- Handels-/steuerrechtliche Bilanz (inklusive Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz)
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach HGB
- Ergebnisverwendungsrechnung
- Für Personenhandelsgesellschaften und Mitunternehmerschaften: Kapitalkontenentwicklung
- Für Einzelunternehmen und Personenvereinigungen: steuerliche Gewinnermittlung
Rückfragen vom Finanzamt vermeiden
Unternehmer können entscheiden, ob sie nicht verpflichtende Felder freiwillig ausfüllen und sie dem Finanzamt so ausführlichere Daten liefern. Auch wenn dies oftmals einen erheblichen Mehraufwand darstellt, kann es für einige Unternehmer sinnvoll sein, mehr Daten zu senden als gefordert. So lassen sich Rückfragen vom Finanzamt bereits im Vorhinein ausschließen. Diese freiwilligen Daten können Sie auch auf dem postalischen Weg ans Finanzamt schicken.
Folgende Berichtsbestandteile werden häufig freiwillig übermittelt, um späteren Rückfragen vorzubeugen:
- Anlagespiegel
- Kostennachweise
- Anhang
- Gesellschafterbeschlüsse
- Lagebericht
- Eigenkapitalspiegel
- Haftungsverhältnisse
- Kapitalflussrechnung
Was passiert, wenn ich keine E-Bilanz erstellen kann?
Wenn die Erstellung einer E-Bilanz für Sie wirtschaftlich unmöglich und es für Sie persönlich unzumutbar ist, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, haben Sie die Möglichkeit, einen Antrag auf Härtefallregelung zu stellen. Die Härtefallregelung schützt Gründer und Unternehmer, die Schwierigkeiten haben, den Vorgaben des Finanzamts bezüglich des Jahresabschlusses Folge zu leisten. Die Regelung für Härtefälle kam besonders 2013 bei der Umstellung von Papier- zu E-Bilanz zum Einsatz und wurde primär in folgenden Fällen in Anspruch genommen:
- Gründer haben keine entsprechenden finanziellen Rücklagen, um die Bilanz umzustellen (oder umstellen zu lassen)
- Unternehmer möchten ihren Betrieb demnächst aufgeben
- Betriebe weisen kein Personal oder entsprechende finanzielle Mittel auf
- Einzelunternehmen fehlt technisches Know-how und Zeit
Unternehmer, die ihre Finanzbuchhaltung vor der Antragstellung von einem Steuerberater erledigen ließen, können nicht von der Härtefallregelung Gebrauch machen.
Mittlerweile werden die Härtefallanträge von Selbständigen immer seltener bewilligt, weil die Umstellung auf die E-Bilanz bereits einige Jahre her ist und die Behörde unterstellt, dass ausreichend Zeit vorhanden war, die Umstellung auf das elektronische Verfahren vorzunehmen. Unternehmen können die Erstellung und das Versenden der Bilanz jedoch an einen Steuerberater auslagern. Das Outsourcen des Jahresabschlusses ist grundsätzlich für jede Kapital- und Personenhandelsgesellschaft zu empfehlen.
