Die 1-Prozent-Regelung für Selbständige: Private Fahrten mit dem Firmenwagen steuerlich absetzen

aktualisiert am 17. November 2020 9 Minuten zu lesen
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Arbeitnehmer sowie auch Selbständige und Freiberufler, die einen Firmenwagen fahren, nutzen diesen in der Regel auch für private Zwecke. Lesen Sie hier, wie Sie die privaten Fahrten steuerlich absetzen und ob sich hierfür die 1-Prozent-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs besser eignet.

 

Wann kommt die 1-Prozent-Regelung für Selbständige in Frage?

Viele Selbständige und Freiberufler schaffen sich einen Firmenwagen an, um flexibler in Bezug auf berufliche Termine zu sein. Wird der Firmenwagen auch für private Zwecke genutzt, müssen für das Fahrzeug entsprechend Steuern gezahlt werden. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass Sie Geld erstattet bekommen, wenn Sie Ihren privaten Wagen für berufliche Zwecke nutzen wie beispielsweise für Akquise, Kundentermine oder als Transportmittel.

Wenn Selbständige einen Firmenwagen für diese Zwecke anschaffen, benutzen sie das Fahrzeug in der Regel auch privat. Ist das der Fall, muss die private Nutzung des Fahrzeugs versteuert werden. Für die Versteuerung gibt es zwei mögliche Varianten, die Anwendung der 1-Prozent-Regelung oder aber das Führen eines Fahrtenbuches:

Wenn das entsprechende Fahrzeug mindestens zu 50 Prozent für berufliche Zwecke genutzt wird, zählt der Wagen zum betrieblichen Vermögen. In diesem Fall können die Kosten für den Wagen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und bezüglich der Versteuerung kann zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch gewählt werden. Wenn das Fahrzeug weniger als 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt wird, muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

Die 1-Prozent-Regelung

Mit der 1-Prozent-Regelung (auch 1%-Regelung oder Listenpreismethode genannt) werden private Fahrten versteuert, die mit dem Firmenwagen getätigt werden. Die Alternative zur 1-Prozent-Regelung ist das sogenannte „Fahrtenbuch“.

Für die Berechnung des zu versteuernden Betrags muss zunächst der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ermittelt werden. Lässt sich der Bruttolistenpreis nicht eindeutig feststellen, weil das Fahrzeug beispielsweise aus dem Ausland importiert wurde, muss der Bruttolistenpreis geschätzt werden. 1 Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs wird monatlich zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers (beziehungsweise des Selbständigen) hinzugerechnet. Dieser Betrag, der zusätzlich zum Bruttogehalt hinzukommt, wird als „geldwerter Vorteil“ bezeichnet, durch welchen sich das monatliche Bruttogehalt erhöht. Zugleich steigt aufgrund der Steuerprogression auch der Steuersatz an. Das bedeutet, dass die monatlich abzuführende Steuer sich ebenfalls erhöht und letztendlich zu einem niedrigeren Nettogehalt führt. Durch die Anwendung der 1-Prozent-Regelung sind alle privaten Fahrten abgegolten.

Beispiel:
Sie haben einen Firmenwagen für 27.000 Euro erworben, den Sie aber auch für private Fahrten nutzen wollen. Das Fahrzeug wird daher nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Das bedeutet, dass zum monatlichen Gehalt 270 Euro hinzugerechnet werden.

Darüber hinaus wird eine Pauschale von 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis des Autos je Kilometer für die Entfernung von Wohnort zum Arbeitsplatz berechnet. Wenn Ihr Arbeitsweg zwischen Ihrem Wohnort und der Arbeitsstelle beispielsweise 15 Kilometer beträgt, dann müssen Sie monatlich weitere 0,45% vom Bruttolistenpreis des Firmenwagens als Einkommen versteuern.

Posten Summe
Monatliches Bruttogehalt des Arbeitnehmers 3.000 €
Bruttolistenpreis des Firmenwagens 27.000 €
1-%-Regelung 270 €
0,45 % (0,03% x 15 Km) 121,50 €
Monatlich zu versteuerndes Einkommen 3391,50 €

Monatlich würde der Arbeitnehmer (oder der Selbständige) also ein Bruttogehalt von 3.391,50 Euro erhalten, welches er auch entsprechend versteuern muss. Die steuerlichen Abzüge werden monatlich automatisch abgezogen und am Jahresende im Lohnsteuerbescheid aufgeführt.

Ausnahme: Wenn Sie im Monat an weniger als 15 Tagen mit dem Firmenwagen zur Arbeit fahren, müssen Sie statt der 0,03% nur 0,002% pro Kilometer berechnen. In diesem Fall müssen Sie aber eindeutig nachweisen können, an wie vielen Tagen im Monat Sie tatsächlich zur Arbeit gefahren sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie weniger Steuern zahlen müssen, wenn der
Bruttolistenpreis für das Firmenfahrzeug niedrig ist und wenn Sie einen kurzen Arbeitsweg haben.

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Das Fahrtenbuch

Das Führen eines Fahrtenbuches ist die zweite Variante, um private Fahrten mit dem Firmenwagen abzurechnen. Im Gegensatz zur 1-Prozent-Regelung ist diese Option jedoch wesentlich zeitintensiver und komplizierter. Wer das Fahrtenbuch richtig führt, kann allerdings auch mehr Geld sparen als durch die 1-Prozent-Regelung.

Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem für Arbeitnehmer, die beruflich besonders viele und lange Strecken fahren, weil sie beispielsweise zu Kundenterminen, Außenfilialen oder Baustellen fahren müssen. Damit das Finanzamt genau nachvollziehen kann, wann der Arbeitnehmer wohin gefahren ist, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Außerdem bietet sich das Fahrtenbuch an, wenn die Anschaffungs- und Haltungskosten für den Firmenwagen niedrig sind und wenn der Arbeitnehmer einige Kosten selbst oder anteilig tragen muss (wie beispielsweise Benzinkosten oder eine Zuzahlung zum Dienstwagen).

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es einige Dinge unbedingt beinhalten. Hierzu zählen:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Reiseroute
  • Angaben zum Geschäftspartner
  • Private Fahrten müssen als solche deutlich gekennzeichnet werden

 

Wann lohnt sich die 1-Prozent-Regelung und wann das Fahrtenbuch?

Wenn Sie für berufliche Fahrten Ihr eigenes privates Fahrzeug nutzen, ist das Führen eines Fahrtenbuchs nur dann empfehlenswert, wenn die Anschaffungs- und die Unterhaltskosten für das Fahrzeug sehr hoch sind. Andernfalls sollten Sie sich lieber für die 1-Prozent-Regelung entscheiden.

Ein Fahrtenbuch zu führen ist sehr aufwendig und muss nach strengen Regeln erfolgen. Die Einträge müssen beispielsweise „zeitnah“ erfolgen. Was genau unter „zeitnah“ zu verstehen ist, wird zwar nicht erläutert, das bedeutet jedoch nicht, dass Sie das Fahrtenbuch erst kurz vor Erstellung der Lohnsteuer anfertigen dürfen. Vielmehr muss es laufend gepflegt werden. Bestenfalls tragen Sie die notwendigen Angaben direkt nach einer Fahrt in das Fahrtenbuch ein.

Der Bundesfinanzhof fordert zudem, dass das Fahrtenbuch eine buchförmige Gestalt haben muss. Das bedeutet, dass es eine gebundene oder geschlossene Form haben muss. In Frage hierfür kommt beispielsweise ein gebundener Terminkalender, ein Schreibheft oder ein spezielles Fahrtenbuch. Ausgeschlossen sind hingegen lose Zettelsammlungen oder Excel-Tabellen. Nachträgliche Eintragungen, Streichungen oder Veränderungen sind zudem nicht zulässig oder sie müssen eindeutig als solche zu erkennen sein. Ein fehlerhaftes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Sollte das Fahrtenbuch durch das Finanzamt abgelehnt werden, wird automatisch die 1-Prozent-Regelung angewandt.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass sich ein Fahrtenbuch nur lohnt:

  • wenn der Firmenwagen nur wenig für private Fahrten genutzt wird.
  • wenn der Listenpreis sehr für den Wagen sehr hoch ist.
  • wenn die Gesamtkosten des Wagens sehr niedrig sind.
  • wenn der PKW schon älter ist (zum Beispiel wenn er gebraucht erworben oder bereits steuerlich abgeschrieben wurde).
  • wenn im Betriebsvermögen mehrere PKWs vorhanden sind (ein Fahrtenbuch ist hier sinnvoller, da andernfalls
  • jedes einzelne Fahrzeug nach der 1-Prozent-Regelung versteuert werden müsste).

Haben Sie sich einmal für eine Methode entschieden, muss die Methode beibehalten werden. Erst im neuen Jahr können Sie sich für die andere Variante entscheiden.

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