Bei Fort- und Weiterbildungen bleiben relevante arbeitsrechtliche Fragen oft außer vor. Unternehmer sollten sich in jedem Fall durch klare Vereinbarungen rechtlich absichern. Relevante Aspekte sind insbesondere Punkte wie die Teilnahmeverpflichtung, Arbeitszeit, Finanzierung und vertragliche Gestaltung.
Fortbildung vs. Weiterbildung: Rechtliche Unterscheidung
Die Begriffe Fortbildung und Weiterbildung werden oft synonym verwendet, bezeichnen jedoch unterschiedliche Dinge. Fortbildungen bauen auf vorhandene berufliche Kenntnisse auf und beziehen sich direkt auf die aktuelle Tätigkeit im Unternehmen. Sie dienen also der Vertiefung oder Aktualisierung vorhandener beruflicher Kenntnisse.
Weiterbildungen hingegen bereiten auf neue Aufgaben oder Berufsfelder vor.
Diese Unterscheidung beeinflusst die arbeitsrechtliche Bewertung und regelt, ob eine Maßnahme dem Unternehmen oder dem Arbeitnehmer zugeordnet wird.
Teilnahmeverpflichtung oder Weisungsrecht: Rechtliche Voraussetzungen
Nicht in allen Fällen dürfen Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur Teilnahme an Bildungs-Maßnahmen verpflichten. Eine Anordnung zur Teilnahme setzt eine arbeitsvertragliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Grundlage voraus.
Ohne eine solche Regelung bleibt eine Maßnahme freiwillig und erfordert die Zustimmung des Arbeitnehmers. Stützen Sie sich als Arbeitgeber dabei auf schriftlich festgehaltene Vereinbarungen. Diese enthalten Informationen zu Zweck, Dauer, Umfang, Zeitpunkt und Verantwortlichkeit für Kosten.
Wann gelten Fort- und Weiterbildungen als Arbeitszeit?
Eine Maßnahme gilt dann als Arbeitszeit, wenn sie in unmittelbarem Interesse des Unternehmens liegt und auf Anordnung des Arbeitgebers erfolgt. In diesem Fall zahlen Arbeitgeber auch das Gehalt während der Teilnahme. Bei selbst gewählten Maßnahmen auf Wunsch des Arbeitnehmers und außerhalb der regulären Tätigkeit entfällt dieser Anspruch.
Landesgesetze zum Bildungsurlaub sehen in mehreren Bundesländern eine gesetzlich geregelte bezahlte Freistellung vor, allerdings mit Einschränkungen hinsichtlich Dauer, Inhalt und Anerkennung der Bildungsmaßnahme. Voraussetzung dafür ist eine anerkannte Maßnahme im Sinne der jeweiligen Landesregelung.
Verteilung der Kosten: Kostentragung und Fördermöglichkeiten
Die Finanzierung von Fort- und Weiterbildungen richtet sich nach dem Nutzen der Maßnahme. Grundsätzlich sind drei Konstellationen denkbar:
Betriebsbedingte Maßnahme: Arbeitgeber tragen die Kosten vollständig, wenn die Qualifizierung einen betrieblichen Zweck erfüllt bzw. der betriebliche Nutzen im Vordergrund steht.
Privates Interesse des Arbeitnehmers: Der Arbeitnehmer trägt die Kosten allein, wenn kein Bezug zur betrieblichen Tätigkeit besteht.
Gemeinsames Interesse: Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Kosten, wenn persönliche UND betriebliche Interessen vorliegen. Es gibt beispielsweise Mischmodelle, bei denen die Kursgebühren durch den Betrieb und die Anreise durch den Arbeitnehmer bezahlt werden.
Grundsätzlich ist für Fort- und Weiterbildungen auch eine Finanzierung durch öffentliche Stellen wie die Bundesagentur für Arbeit möglich, sofern die gesetzlichen Förderkriterien erfüllt sind. Es empfiehlt sich daher, frühzeitig die Voraussetzungen auf Basis aktueller Programme zu prüfen und ggf. einen Förderungsantrag zu stellen.
Regelungen zur Rückzahlung bei Kündigung
Arbeitgeber können sich mit Rückzahlungsklauseln im Arbeitsvertrag davor schützen, dass in eine Fort- oder Weiterbildung investierte Kosten verpuffen, wenn kurz danach eine Kündigung erfolgt. Derartige Klauseln sind grundsätzlich zulässig, aber nur unter bestimmten Bedingungen wirksam:
- Transparenz: Klare und verständliche Formulierung der Vereinbarung
- Verhältnismäßigkeit: Die Rückzahlungspflicht darf nicht unangemessen benachteiligend wirken.
- Bindungsdauer: Je nach Höhe der Kosten und Dauer der Maßnahme dürfen Sie den Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum danach an das Unternehmen binden.
Unklare oder überzogene Vereinbarungen führen zu Unwirksamkeit. Hier empfiehlt sich eine anwaltliche Prüfung. Unterstützung bekommen Arbeitgeber beispielsweise von Rechtsanwälten wie Dr. Heinze & Partner, die sich auf Bildungsrecht im Bereich, Schule, Hochschule und Beruf spezialisiert haben und deren Tätigkeitsschwerpunkte unter anderem Prüfungsanfechtungen, Studienplatzklagen und weitere bildungsrechtliche Themen umfassen.
Inhalte der vertraglichen Zusatzvereinbarung
Eine klare vertragliche Regelung schützt beide Seiten vor späteren Konflikten. Diese Parameter einer Maßnahme sollten in einer gesonderten Vereinbarung erfasst werden. Diese sollte enthalten:
- Bezeichnung und Ziel der Maßnahme
- Beginn und Dauer
- Leistungsinhalte
- Regelung zur Arbeitszeit (Freistellung, Arbeitszeitanrechnung)
- Finanzierungsanteile (Kostenübernahme oder nicht)
- Bindungsfrist mit Rückzahlungsbedingung
- Verfahren bei Abbruch oder Nichtbestehen
Diese Festlegungen dokumentieren den rechtlichen Rahmen für Qualifizierung und Beschäftigung.
Datenschutz bei externen Anbietern
Bildungsträger erfassen personenbezogene Daten der Teilnehmer. Prüfen Sie als Arbeitgeber die Rechtsgrundlage für die Weitergabe dieser Daten. Fehlt eine gesetzliche Erlaubnis, fordern Sie vor der Anmeldung eine schriftliche Einwilligung ein. Der Betrieb sollte intern festlegen, wie Daten verarbeitet, gespeichert und übermittelt werden.
Zeugnisangaben zu Weiterbildungsmaßnahmen
Besteht ein Bezug zur Tätigkeit, sollten Arbeitgeber absolvierte Maßnahmen in das Arbeitszeugnis des Arbeitnehmers aufnehmen. Ein betrieblich relevantes Zertifikat bildet die Grundlage dafür. Idealerweise sollten Unternehmen hierfür interne Vorgaben haben.
Langfristige Unternehmensentwicklung und arbeitsrechtliche Absicherung
Mit einer durchdachten Weiterbildungsstrategie stärken Unternehmen langfristig Ihre Entwicklung und sichern sich arbeitsrechtlich zuverlässig ab. Man sollte sich fragen, welche Weiterbildungen betriebsnotwendig sind und herausfinden , ob diese gefördert werden können. Dann sollte man jede Maßnahme sauber vertraglich prüfen lassen. Klauseln zu Rückzahlungspflichten empfehlen sich meist nur dann, wenn die Maßnahme einen erheblichen finanziellen Aufwand verursacht. Bei Unsicherheiten sollte rechtlicher Rat hinzugezogen werden, um sich arbeitsrechtlich abzusichern.
