Warum Unternehmen virtuelle Kreditkarten verwenden sollten

aktualisiert am 13. Juni 2022 6 Minuten zu lesen
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Immer mehr Unternehmen profitieren von FinTechs, die virtuelle Kreditkarten anbieten und verwenden diese Karten vermehrt als Zahlungsmittel. Doch was genau macht diese Karten so attraktiv?

 

Physische und virtuelle Kreditkarten: Worin liegt der Unterschied?

Eine virtuelle Firmenkreditkarte funktioniert im Grunde wie jede andere Zahlungskarte. Der Unterschied liegt darin, dass virtuelle Kreditkarten nur elektronisch zugänglich sind und nicht in physischer Form existieren. Obwohl eine virtuelle Kreditkarte immer nur online vorliegt, enthält sie die gleichen Standardinformationen wie jede andere Bankkarte: den Karteninhaber, die 16-stellige Kartennummer, das Ablaufdatum und die Sicherheitsnummer, auch bekannt als CVC- bzw. CVV-Code. Diese Daten sind in einem Onlinetool hinterlegt, wo sie jederzeit bei Bedarf abgerufen und herauskopiert werden können, wie beispielsweise bei diesem Anbieter.

 

Wofür können die virtuellen Kreditkarten genutzt werden?

Virtuelle Kreditkarten können für jegliche Zahlungen im Onlinehandel genutzt werden. Wie beim physischen Pendant gibt es verschiedene Varianten virtueller Karten. Einerseits kann zwischen virtuellen Debit- und Kreditkarten unterschieden werden, andererseits wird zwischen Karten für einmalige und wiederkehrende Zahlungen unterschieden. Karten für einmalige Zahlungen sind vor allem für Ereignisse wie eine Dienstreise geeignet oder um Bestellungen im Internet zu tätigen. Werden Ausgaben für die Dienstreise über die virtuelle Kreditkarte getätigt, entfällt die Reisekostenabrechnung und die Rückerstattung vom Verpflegungsmehraufwand – dadurch können Zeit und Geld gespart werden. Wiederkehrende Karten hingegen eignen sich ür Abonnements oder sonstige Ausgaben, die immer denselben Abbuchungsbetrag haben.

 

Wie hoch sind die Kosten einer virtuellen Karte?

Generell sind virtuelle Firmenkreditkarten meist günstiger als physische Karten. Unter gewissen Umständen sind sie auch kostenlos. Wie viel eine virtuelle Kreditkarte genau kostet, lässt sich pauschal nicht beantworten, da beinahe alle Anbieter unterschiedliche Modelle bereithalten. Die Arten von Kosten und Gebühren, die verrechnet werden, ist allerdings meist ähnlich und vergleichbar. Hierzu gehören die Jahresgebühr, die Kosten für die Aufladung bei Debitkarten und die Fremdwährungsgebühr. Neben den niedrigen Kosten bieten moderne Anbieter auch oft Cashback-Systeme an, die zusätzliche monetäre Anreize für die Verwendung schaffen.

 

Vorteile virtueller Kreditkarten

Rasche und unbegrenzte Verfügbarkeit

Virtuelle Kreditkarten lassen sich um ein Vielfaches schneller ausstellen als physische Karten – sie können mit ein paar Klicks einfach online erstellt werden und sind dann sofort verfügbar. Mitarbeiter können so innerhalb kürzester Zeit damit beginnen, geschäftliche Ausgaben mit ihrer eigenen Kreditkarte zu tätigen. Die virtuellen Kreditkarten können dabei entweder von Mitarbeitern beantragt werden oder werden vom jeweiligen Admin ausgestellt und Mitarbeitern zugeordnet – und das alles in unbegrenzter Anzahl. So kann für jede Zahlung eine dedizierte Karte ausgestellt werden. Je mehr Karten dabei erstellt werden, desto leichter lassen sich die Transaktionen im Nachhinein zuordnen.

Handlungsfreiheit und Flexibilität

Sobald die Karten einmal freigegeben sind, können Mitarbeiter innerhalb des verfügbaren Rahmens alle Zahlungen für den jeweiligen Zweck mit der Kreditkarte tätigen. Das führt zu mehr Flexibilität und Handlungsspielraum für Mitarbeiter. Denn egal, ob es sich hier um größere Zahlungen wie bei Dienstreisen oder um kleinere, alltägliche Einkäufe wie Büromaterialien handelt: Durch den einmaligen Freigabeprozess bedarf es keiner erneuten Rücksprache mit Vorgesetzten. Außerdem brauchen Mitarbeiter keine privaten Barauslagen mehr für das Unternehmen vorstrecken. Dadurch entfallen im Nachhinein auch zeitaufwändige Spesenabrechnungen.

Transparente und sichere Zahlungen

Bei Einkäufen im Internet verringern virtuelle Kreditkarten das Sicherheitsrisiko, da das Team nicht auf verschiedenen Websites die gleichen Daten einer geteilten Firmenkreditkarte angeben muss. Für jede Zahlung kann eine eigene Karte erstellt werden. Jede Karte verfügt dabei über ein festgelegtes, individuelles Ausgabenlimit, das jederzeit vom Admin angepasst werden kann. Finanzteams und Manager können sich so in Echtzeit über alle Transaktionen informieren, die mit den einzelnen virtuellen Firmenkreditkarten getätigt wurden. Sollte es zu ungewöhnlichen Kontobewegungen kommen, können die Karten sofort gesperrt oder deaktiviert werden.

Prozessoptimierte Buchhaltung

Virtuelle Firmenkreditkarten führen bereichsübergreifend zu großen Erleichterungen und Zeitersparnissen. Doch vor allem die Buchhaltung profitiert von personenbezogenen und individualisierbaren Karten. Dank der dedizierten Verwendungszwecke können alle Ausgaben ganz einfach der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Nach Ausgabe werden die Mitarbeiter zudem gebeten, den Beleg direkt hochzuladen. Durch die Digitalisierung erübrigen sich langwierige Suchen nach Belegen und der Monats- bzw. Jahresabschluss kann im Nu erledigt werden.

 

Fazit

Eine virtuelle Kreditkarte lohnt sich für alle Unternehmen, die häufig Zahlungen über das Internet tätigen oder oft mit Kreditkarte bezahlen. Virtuelle Firmenkreditkarten besitzen die Vorteile einer traditionellen Kreditkarte und können außerdem mit einer schnellen, unbegrenzten Verfügbarkeit, höheren Sicherheitsstandards und einer höheren Flexibilität sowie einer Prozessoptimierung überzeugen. Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen erstellen eigene Karten, die mit individuellen Limits festgelegt und dabei in Echtzeit verfolgt werden können. Zudem sind die virtuellen Karten preiswert und teilweise sogar kostenlos, wodurch sich ein Ausprobieren in jedem Fall lohnt.

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