Datenmüll: Wichtige Dokumente korrekt entsorgen

Inhaltsverzeichnis

Typischer Datenmüll

Deutschland ist weltweit der viertgrößte Papierproduzent. Der Pro-Kopf-Verbrauch steigt immer weiter an. Obwohl heute in der Arbeitswelt und im Privatleben viel über E-Mail kommuniziert wird, gibt es immer noch Dinge, die typischerweise auf Papier festgehalten werden:

• Verträge
• Versicherungspolicen
• Kontoauszüge
• Zeugnisse
• Belege und Quittungen
• Tickets
• Rechnungen
• Jahresabschlüsse
• Personalakten
• Behördenschreiben
• Steuerrelevante Unterlagen

So werden selbst Dokumente, die auf dem Computer erstellt und verschickt werden, oft zusätzlich ausgedruckt und zu den Akten gelegt.

Akten sortieren und vertraulich lagern

Um Dokumente im Büroalltag möglichst vertraulich zu halten, sollten diese richtig abgelegt werden. Bevor dies jedoch geschieht, kann bereits beim Druckvorgang eine Sicherung vorgenommen werden. Im Menü gibt es die Funktion „privates Drucken“. So wird die Datei an den Drucker gesendet, aber nicht sofort gedruckt. Erst, wenn der Nutzer den Druck direkt am Gerät freigibt, wird der Vorgang bearbeitet.

Das vertrauliche Dokument ist danach sicher abzulegen. Und zwar nicht nur, um dem Datenschutz Genüge zu tun. Es gibt festgelegte Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten. Wenn in der Firma viele Dokumente abgelegt werden, auf die täglich mehrere Mitarbeiter zugreifen, oder diese nach alphabetischer Ordnung schnell unüberschaubar werden, sollte ein spezielles Ablagesystem genutzt werden. Hilfreich ist es, die Dokumente nach Hauptgruppen, Untergruppen und einzelnen Stichwörtern zu sortieren. Die verschiedenen Gruppen werden am besten mithilfe von Ordnungsziffern gegliedert: Hauptgruppen von 0 bis 9, die Untergruppen von 00 bis 99 und die dazugehörigen Stichwörter von 000 bis 999.

Beispiel

Einordnung der Ausbildungsverträge

• Hauptgruppe: 4 Personal
  • Untergruppe: 40 Angestellte

• • • Stichwort: 410 Verträge

Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2021

In den deutschen Büros türmen sich meist zum Ende des Jahres viele Dokumente, die laut Gesetz vernichtet werden müssen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese haben meist eine generelle Frist von sechs oder zehn Jahren. Die Fristen enden nicht immer am ersten Tag nach dem Geschäftsjahr, auf das sich das Dokument bezieht. Stattdessen beginnt die Frist für das Schriftstück erst ab Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Änderung vorgenommen wurde. Diese Akten sind nach Ablauf der Frist zu vernichten. Hier finden Sie alle Aufbewahrungsfristen im Jahr 2021 für EDV-Unterlagen, Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse oder Personalunterlagen bestimmter Jahre enden.

Entsorgung von Datenmüll: Aktenvernichter oder Hausmüll?

Alte Akten, die nicht streng vertraulich sind, können bedenkenlos in den Altpapiercontainer geworfen werden. Jedoch sollten die Personalakte oder der Geschäftsbericht nur entsorgt werden, wenn die Daten vorher unkenntlich gemacht worden sind. Dazu dient ein Aktenvernichter, der bereits in vielen Büros seinen Platz gefunden hat. Die Dokumente werden dann von dem Vernichter in einzelne Papierstreifen geschreddert. Es gibt viele verschiedene Aktenvernichter auf dem Markt, solche die kleinere oder größere Mengen an Papier auf einmal vernichten können sowie welche, die für unterschiedliche DIN-Größen verstellbar sind. Die Dokumente können zudem in verschiedene Partikelformen zerlegt werden.

Streifenschnitt

Dieser Schnitt ist wohl der bekannteste. Die Schneidwalze des Aktenvernichters zerlegt das Papier in zwei bis 12 Millimeter breite Streifen. Diese Variante gewährleistet aber nur eine geringe Sicherheit dafür, dass die Daten unkenntlich sind. Denn die Streifen lassen sich meist wieder einfach zusammenführen.

Kreuzschnitt

Es gibt Aktenvernichter, die das Dokument sowohl horizontal als auch vertikal zerkleinern. Dieser Schnitt eignet sich besonders für Schriftstücke, die vertraulich sind. Die Vernichtung mit Kreuzschnitt gewährleistet einen hohen Sicherheitsstandard.

Microschnitt

Diese Schnitttechnik wird vor allem in den Arbeitsbereichen der Regierung genutzt. Dabei werden die Dokumente in noch kleinere Partikel, als beim Kreuzschnitt, zerlegt. In manchen Aktenvernichtern werden die Papierpartikel noch durch ein Drahtsieb gepresst.

Altpapier recyceln

Nicht nur das Schreddern, sondern auch das Ausdrucken produziert jährlich viel Altpapier. Hinzu kommt außerdem der Papiermüll, der im privaten Bereich entsteht. Laut Papier Kompass 2019 des Verband Deutscher Papierfabriken e. V. verbrauchte Deutschland jeweils rund 20 Millionen Tonnen Papier, Karton und Pappe in den Jahren 2017 und 2018. Diese Menge machte rund ein Viertel des Gesamtverbrauchs (82 Mio. Tonnen) der EU-Staaten aus. Gute Nachrichten gibt es trotzdem: Seit den Neunziger Jahren steigt die Verwertungsquote von Altpapier steigt in Deutschland kontinuierlich an: Von 40,2 Prozent (1990) auf 90,7 Prozent (2019). Auch die Rücklaufquote stieg im selben Zeitraum von 44 Prozent (1990) auf 78 Prozent (2019). Alle Zahlen im Überblick finden Sie beim Umweltbundesamt.

Umweltfreundliches Recycling-Papier verwenden

Ein völlig papierfreies Büro ist in vielen Sektoren (noch) nicht möglich. Trotzdem kann jedes Unternehmen dazu beitragen, das Arbeitsleben umweltfreundlicher zu gestalten. Da besonders im Büro täglich viel Datenmüll in Form von Papier produziert wird, sollte auf Recycling-Papier zurückgegriffen werden, um die Umwelt zu schonen. Recyclingpapier ist mit dem „blauen Engel“ gekennzeichnet. Wenn die Produkte dieses Siegel aufweisen, ist davon auszugehen, dass bei der Herstellung keine schädlichen Chemikalien eingesetzt und zu 100 Prozent aus Altpapier hergestellt worden sind. „Einschränkungen beim Drucken und Kopieren gibt´s nicht,“ sagt Andreas Detzel, Geschäftsführer beim Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg. Darüber hinaus sei das Papier auch günstiger in der Anschaffung. Für die Produktion müssen keine Bäume abgeholzt werden und es wird 70 Prozent Wasser sowie 60 Prozent Energie eingespart.