Datenmüll: Wichtige Dokumente entsorgen

aktualisiert am 20. Januar 2021 6 Minuten zu lesen
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Deutschland ist weltweit der viertgrößte Papierproduzent. Der Pro-Kopf-Verbrauch steigt immer weiter an. Denn, obwohl heute in der Arbeitswelt und im Privatleben viel über E-Mail kommuniziert wird, gibt es immer noch Dinge, die auf Papier festgehalten werden: Versicherungsabschlüsse, Kontoauszüge, Zeugnisse, Online-Tickets oder im Geschäftsbereich Jahresabschlüsse und Personalakten. So werden, selbst wenn die Dateien auf dem Computer erstellt und verschickt werden, wichtige Dokumente meist zusätzlich ausgedruckt und zu den Akten gelegt.

 

Akten sortieren

Um Dokumente im Büroalltag, die nicht unbedingt für die Augen anderer bestimmt sind, möglichst vertraulich zu halten, sollten diese richtig abgelegt werden. Bevor dies jedoch geschieht, kann bereits bei dem Druckvorgang eine Sicherung vorgenommen werden. Im Menü gibt es die Funktion „privates Drucken“. So wird die Datei an den Drucker gesendet, aber nicht sofort gedruckt. Erst, wenn der Nutzer den Druck direkt am Gerät freigibt, wird der Vorgang bearbeitet.

Das vertrauliche Dokument ist danach sicher abzulegen. Und zwar nicht nur, um dem Datenschutz Genüge zu tun. Es gibt festgelegte Ordnungsvorschriften, die beschreiben, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Wenn in der Firma viele Dokumente abgelegt werden, auf die täglich mehrere Mitarbeiter zugreifen, oder diese nach alphabetischer Ordnung schnell unüberschaubar werden, sollte ein spezielles Ablagesystem genutzt werden. Hilfreich ist es, die Dokumente nach Hauptgruppen, Untergruppen und einzelnen Stichwörtern zu sortieren. Die verschiedenen Gruppen werden am besten mithilfe von Ordnungsziffern gegliedert: Hauptgruppen von 0 bis 9, die Untergruppen von 00 bis 99 und die dazugehörigen Stichwörter von 000 bis 999.

Beispiel (Einordnung der Ausbildungsverträge)
4 Personal (Hauptgruppe)
40 Angestellte (Untergruppe)
410 Verträge (Stichwort)

Aufbewahrungsfristen für das Jahr 2015

In den deutschen Büros türmen sich meist zum Ende des Jahres viele Dokumente, die laut Gesetz vernichtet werden müssen, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese haben meist eine generelle Frist von sechs oder zehn Jahren. Die Fristen enden nicht immer am ersten Tag nach dem Geschäftsjahr, auf das sich das Dokument bezieht. Die Frist beginnt für das Schriftstück erst ab Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Änderung in demselben vorgenommen worden ist. Welche Aufbewahrungsfristen im Jahr 2015 für EDV-Unterlagen, Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse oder Personalunterlagen bestimmter Jahre enden, ist hier nachzulesen. Diese Akten sind nach Ablauf der Frist zu vernichten.

 

Die Entsorgung: Aktenvernichter oder Hausmüll?

Alte Akten, die nicht streng vertraulich sind, können bedenkenlos in den Altpapiercontainer geworfen werden. Jedoch sollten die Personalakte oder der Geschäftsbericht nur entsorgt werden, wenn die Daten vorher unkenntlich gemacht worden sind. Dazu dient ein Aktenvernichter, der bereits in vielen Büros seinen Platz gefunden hat. Die Dokumente werden dann von dem Vernichter in einzelne Papierstreifen geschreddert. Es gibt viele verschiedene Aktenvernichter auf dem Markt, solche die kleinere oder größere Mengen an Papier auf einmal vernichten können sowie welche, die für unterschiedliche DIN-Größen verstellbar sind. Aktenvernichter, die es zurzeit auf dem Markt gibt, und die Vernichter, die davon am meisten überzeugen, zeigt dieser Aktenvernichter-Test. Die Dokumente können zudem in verschiedene Partikelformen zerlegt werden.

Der Aktenvernichter kann wichtige Dokumente nicht nur in Streifen, sondern auch in kleinste Partikel zerkleinern.

  1. Streifenschnitt
    Dieser Schnitt ist wohl der bekannteste. Die Schneidwalze des Aktenvernichters zerlegt das Papier in zwei bis 12 Millimeter breite Streifen. Diese Variante gewährleistet aber nur eine geringe Sicherheit dafür, dass die Daten unkenntlich sind. Denn die Streifen lassen sich meist wieder einfach zusammenführen.
  2. Kreuzschnitt
    Es gibt Aktenvernichter, die das Dokument sowohl horizontal als auch vertikal zerkleinern. Dieser Schnitt eignet sich besonders für Schriftstücke, die einem hohen Sicherheitsstandard unterliegen.
  3. Microschnitt
    Diese Schnitttechnik wird vor allem in den Arbeitsbereichen genutzt, die der Regierung angehören. Dabei werden die Dokumente in noch kleinere Partikel, als beim Kreuzschnitt, zerlegt. In manchen Aktenvernichtern werden die Papierpartikel noch durch ein Drahtsieb gepresst.

 

Altpapier

Nicht nur das Schreddern, sondern unter anderem auch das Ausdrucken produziert jährlich viel Altpapier. Hinzu kommt außerdem der Papiermüll, der im privaten Bereich entsteht. Von Januar bis Oktober 2015 lag der Gesamtverbrauch von Altpapier bei 13.928 Millionen Tonnen. Im Jahr 2014 lag dieser im selben Zeitraum bei 13.887 Millionen Tonnen und ist um 0,3 Prozent gestiegen. Diese Zahlen hat der Verband deutscher Papierfabriken auf ihrer Seite in einer VDP-Statistik mit dem Titel „Statistische Kurzinformation 10/2015“ veröffentlicht.

Jahr Bevölkerung ( Mio. ) Produktion Papier, Karton und Pappe (in 1.000 t) Gesamtverbrauch Papier, Karton und Pappe (in 1.000 t) Pro-Kopf-Verbrauch Papier, Karton und Pappe (in Kilogramm)
2014 81,1 22.535 20.382 251
2013 80,8 22.401 19.982 250
2012 80,5 22.603 20.070 249

Abbildung 3: Produktion und Verbrauch von Papier 2012-2014. Quelle: VDP Statistik, „Papierkompass 2013/2014“ / „Papierkompass 2012/2013“

Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier, Karton und Pappe beträgt 251 Kilogramm (2014). Jährlich wird immer mehr Papier pro Einwohner verbraucht. Das führt wiederum zu mehr Papiermüll.

 

Recycling-Papier

Viele Unternehmen fühlen sich mittlerweile gesellschaftlich verpflichtet. Da besonders im Büro täglich viel Papiermüll produziert wird, sollte auf Recyclingpapier zurückgegriffen werden, um die Umwelt zu schonen. Recyclingpapier ist mit dem „blauen Engel“ gekennzeichnet. Wenn die Produkte dieses Siegel aufweisen, ist davon auszugehen, dass bei der Herstellung keine schädlichen Chemikalien eingesetzt und zu 100 Prozent aus Altpapier hergestellt worden sind. „Einschränkungen beim Drucken und Kopieren gibt´s nicht.“, sagt Andreas Detzel, Geschäftsführer beim Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg. Darüber hinaus sei das Papier auch günstiger in der Anschaffung. Für die Produktion müssen keine Bäume abgeholzt werden und es wird 70 Prozent Wasser sowie 60 Prozent Energie eingespart.

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