Wenn ein kleines Unternehmen wächst und eine Person allein nicht mehr alle Aufgaben abdecken kann, ist oft der richtige Zeitpunkt für den ersten Mitarbeitenden und den Schritt in die Arbeitgeberrolle erreicht. Dieser Übergang verändert nicht nur die Organisation und Kostenstruktur, sondern auch die eigene Rolle im Unternehmen spürbar. Umso wichtiger ist es, ihn gut vorzubereiten – besonders dann, wenn Themen wie Recruiting, Personalplanung und Arbeitgeberpflichten bisher kaum eine Rolle gespielt haben.
Wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?
Die entscheidende Frage, ob sich ein Teammitglied lohnt, ist davon abhängig, ob dauerhaft genug Arbeit vorhanden ist und ob diese Arbeit wirtschaftlich sinnvoll delegiert werden kann.
Entscheidende Fragen zur Wirtschaftlichkeit von Mitarbeitern
- Welche Aufgaben soll die neue Person übernehmen?
- Wie viele Stunden fallen dafür pro Woche realistisch an?
- Welche zusätzlichen Umsätze oder Entlastungen entstehen dadurch?
- Was würde es alternativ kosten, die Arbeit an einen Dienstleister auszusourcen?
Typische Signale für den richtigen Zeitpunkt
- Sie können zusätzliche Aufträge nur annehmen, wenn operative Aufgaben abgegeben werden.
- Kundenservice, Vertrieb oder Projektabwicklung leiden bereits unter Zeitmangel.
- Wiederkehrende Routineaufgaben blockieren strategisch wichtigere Tätigkeiten.
- Die zusätzliche Arbeitskraft kann mittelfristig mehr Umsatz ermöglichen oder Engpässe spürbar reduzieren.
Dabei sollten nicht nur das Bruttogehalt, sondern auch Lohnnebenkosten, Einarbeitung, Arbeitsmittel, Software, Urlaub und mögliche Ausfallzeiten einkalkuliert werden.
Gerade kleine Unternehmen sollten vor der ersten Einstellung außerdem prüfen, ob eine Vollzeitstelle nötig ist. Manchmal reichen zunächst Teilzeit, Minijob, Werkstudent, freie Mitarbeit oder eine befristete Projektunterstützung.
Auch Zeitarbeit kann in dieser Phase sinnvoll sein. Nicht nur, wenn der Personalbedarf noch schwankt, sondern ebenso, um schlichtweg in der Praxis zu testen, welche Aufgaben dauerhaft intern besetzt werden sollen. Spezialisten wie Randstad unterstützen Unternehmen in solchen Fällen unter anderem mit Zeitarbeit, Personalvermittlung und weiteren Lösungen rund um die Mitarbeitergewinnung. Informationen zu rechtlichen Rahmenbedingungen und Arbeitgeberpflichten stellt auch die Bundesagentur für Arbeit bereit.
Plus: Über das Thema Arbeitnehmerüberlassung lässt sich ebenso der gesamte Recruiting-Komplex deutlich einfacher und weniger zeitraubend gestalten. Auch das ist für Gründer, die diesen Schritt andernfalls selbst durchführen müssten, ein wichtiger Faktor.
Wichtig: Die gewählte Form muss rechtlich zum Arbeitsverhältnis passen. Eine freie Mitarbeit darf zum Beispiel nicht einfach wie ein normales Angestelltenverhältnis organisiert werden, nur mit anderer Überschrift.
Welche Position wird wirklich gebraucht?
Nicht selten denken Gründer für ihren ersten Mitarbeiter bereits an eine konkrete Person. Doch so verständlich das sein mag, ist es deutlich realistischer, zuerst die Position zu definieren. Vereinfacht: Was soll die neue Kraft im Alltag tatsächlich lösen? Je klarer das Profil, desto zielgerichteter ist die Suche und weniger Fehlerquellen tun sich auf.
Hilfreich ist es, für sich selbst eine Stellenbeschreibung zu gestalten, die mindestens folgende Fragen beantwortet:
- Welche Aufgaben wären die Kerntätigkeit des Mitarbeiters?
- Wobei sollte er ggf. sonst noch unterstützen können?
- Welche Qualifikationen sind grundsätzlich notwendig?
- Welche Erfahrungen wären (nur) nice to have?
- Worauf sollte der Bewerber sich realistisch einstellen?
- Warum sollte jemand sich für dieses eine Unternehmen entscheiden?
Gerade die letzten beiden Punkte werden beim ersten Mitarbeiter oft nicht passend angesprochen. Zwar punkten kleine Betriebe selten mit Konzerngehältern, großen Teams oder bekannten Marken, dafür haben sie aber andere Vorteile: Kurze Wege, echte Verantwortung, Nähe zur Geschäftsführung, flexible Strukturen und die Chance, beim Aufbau sichtbar mitzuwirken.
Diese und ähnliche Punkte sollten im Recruiting nicht versteckt werden. Für manche Bewerber sind diese attraktiver als die nächste Abteilung im Großunternehmen.
Was verändert sich organisatorisch im Unternehmen?
Wer den ersten Mitarbeiter einstellt, verändert nicht nur die Personalstruktur, muss einen Arbeitsvertrag aufsetzen und das neue Teammitglied bei entsprechenden Stellen anmelden: Auch der eigene Arbeitsalltag wird ein anderer. Viele Gründer unterschätzen diesen Punkt. Ein Mitarbeiter entlastet nicht automatisch ab Tag eins, zunächst kostet er Zeit, Aufmerksamkeit und Führung.
Deshalb sollten kleine Unternehmen früh überlegen, wie Arbeit künftig verteilt wird:
- Entscheidungshoheit: Welche Entscheidungen trifft weiterhin der Gründer? Wo darf der neue Mitarbeiter eigenständig handeln?
- Feste Abläufe: Welche Aufgaben brauchen feste Abläufe, damit nicht jede Kleinigkeit neu erklärt werden muss?
- Prioritäten: Wie werden Prioritäten gesetzt, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen?
- Feedback: Wann und wie findet Feedback statt?
- Ziele nach X Tagen: Welche Ziele sollen nach 30, 60 oder 90 Tagen erreicht sein?
Gerade im kleinen Team entstehen sonst schnell Reibungsverluste, weil alles informell läuft und niemand genau weiß, wer eigentlich wofür zuständig ist. Auch die Kommunikation verändert sich. Was vorher nur im Kopf des Gründers lag, muss nun erklärbar werden: Kundenstandards, Qualitätsansprüche, Tonalität in E-Mails, Umgang mit Beschwerden, interne Abläufe. Das klingt banal, ist aber oft der Knackpunkt.
Kleine Unternehmen funktionieren stark über Erfahrung und Bauchgefühl. Neue Mitarbeiter brauchen daraus klare Orientierung.
Nicht zuletzt sind auch die anderen rechtlichen Anforderungen korrekt anzusprechen: Denn bereits mit dem ersten Teilzeit-Mitarbeiter wird aus einem Gründer ein Arbeitgeber mit allen sich daraus ergebenden Pflichten zwischen Arbeitszeiterfassung, Gefährdungsbeurteilung und Lohnsteuern. Das heißt, Gründer sollten sich stets darüber im Klaren sein, dass ein Mitarbeiter bei aller Erleichterung in bestimmten Feldern durchaus dauerhaft mehr Aufwand verursachen kann.
Denn der erste Mitarbeiter ist mehr als eine zusätzliche Arbeitskraft. Er ist oft der Moment, in dem aus einer Selbstständigkeit ein echtes Unternehmen wird. Genau deshalb sollte diese Entscheidung weder aus Panik noch aus Bauchgefühl getroffen werden. Wer Aufgaben sauber analysiert, Kosten realistisch kalkuliert, Recruitingwege bewusst auswählt und die eigene Rolle als Arbeitgeber ernst nimmt, schafft eine solide Basis für Wachstum. Dann wird die erste Einstellung nicht zur Baustelle, sondern zum nächsten sinnvollen Schritt. Und im besten Fall merkt der Gründer irgendwann: Es geht tatsächlich auch, ohne alles selbst zu machen.
Hier finden Sie eine Checkliste mit allen To-Dos zur Einstellung von Mitarbeitern.
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