Kleiner Business-Knigge für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen

13. Oktober 2015 12 Minuten zu lesen
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Gerade im B2B-Bereich sind gute Geschäftsbeziehungen ein Garant für den Erfolg eines Unternehmens. Wer sich gut zu präsentieren weiß, die Etikette beherrscht und mögliche Fettnäpfchen gekonnt umgeht, wird bei potentiellen Geschäftspartnern einen guten Eindruck hinterlassen. Jedoch zählt nicht nur die erste Begegnung. Kommt es zum Vertragsabschluss, geht die eigentliche Arbeit erst los. Was es bei Geschäftstreffen grundlegend zu beachten gilt, erfahren Sie auf firma.de.

Gerade im B2B-Bereich sind gute Geschäftsbeziehungen ein Garant für den Erfolg eines Unternehmens. Wer sich gut zu präsentieren weiß, die Etikette beherrscht und mögliche Fettnäpfchen gekonnt umgeht, wird bei potentiellen Geschäftspartnern einen guten Eindruck hinterlassen. Jedoch zählt nicht nur die erste Begegnung. Kommt es zum Vertragsabschluss, geht die eigentliche Arbeite erst los. Dann gilt es nämlich, die Geschäftsbeziehung zu intensiveren, sodass beide Seiten von einer langfristigen Zusammenarbeit profitieren können. Was es im Hinblick auf die erste Begegnung, die Vorstellung, die besonderen Anlässe wie Jubiläen oder wichtige Feiertage sowie das gemeinsame Geschäftsessen zu beachten gibt, wird im Folgenden erläutert.

 

Der erste Eindruck

Im Berufsleben gilt, wie überall anders auch, die Regel: Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Egal, wie gut das Angebot auch sein mag: wer keinen sympathischen und vertrauenserweckenden Eindruck auf den neuen potentiellen Geschäftspartner macht, hat schon verloren. Doch welche Faktoren spielen beim ersten Eindruck eine Rolle? Anbei eine kleine Übersicht (Quelle: heise.de):

 

Die Begrüßung und die Vorstellung

Was gilt es in Hinblick auf Begrüßung und Vorstellung zu beachten?

Wer auf einen potentiellen Geschäftspartner trifft, gibt diesem die Hand und stellt sich mit vollem Namen vor, also mit Vor- und Nachnamen. Akademische Titel hingegen werden bei der Vorstellung der eigenen Person weggelassen, alles andere würde möglicherweise arrogant wirken. Besitzt das Gegenüber einen akademischen Titel, ist dieser jedoch stets zu nennen. Einzige Ausnahme: Der Gesprächspartner bittet selbst darum, auf die Nennung des Titels zu verzichten. Frauen mit einem Handkuss, auch einem nur angedeuteten, zu begrüßen, ist übrigens nicht mehr zeitgemäß und kann schnell affektiert wirken.

Wenn jemand einen kleinen Meetingraum betritt, in welchem sich schon mehrere Personen eingefunden haben, ist es an demjenigen, der neu dazu kommt, die anderen zu begrüßen. Immer derjenige, der einen Raum betritt, in dem bereits andere Personen sind, ist in der Pflicht, auf diese zuzugehen. Zuerst wird selbstverständlich die ranghöchste Person gegrüßt, selbst dann, wenn Damen anwesend sind. Manch ein konservativer Vertreter schätzt es allerdings, wenn er als Ranghöherer zuerst die Hand ausstrecken darf. Hier ist Feingefühl gefragt. Im Anschluss gilt es, Ältere vor jüngeren Personen und Damen vor Herren zu begrüßen.

Wird kein kleiner Raum, sondern ein großer Saal, in welchem verschiedene Grüppchen stehen, betreten, sollte niemand laut „Guten Tag“ in die Runde rufen. Wird der Betreffende beim Eintreten jedoch von bestimmten Personen angesehen, sollte er diese auch kurz grüßen. Dann kann sich der präferierten Gruppe der Geschäftspartner zugewandt werden. Um die laufende Unterhaltung nicht grob zu unterbrechen, empfiehlt es sich, sich einfach dazuzugesellen und zur Begrüßung nur kurz zu nicken. Ist das Gespräch beendet und lenkt sich die Aufmerksamkeit auf den Betreffenden, dann kann er reihum die Hand zur Begrüßung reichen.

 

Weihnachten, Geburtstage, Firmenjubiläen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Konventionen bei bereits bestehenden Geschäftskontakten, denn auch diese wollen natürlich intensiv gepflegt werden. B2B-Kontakte sind schließlich eine Garantie für langfristige Investitionen. Eine gute und intensive Beziehung zum Geschäftspartner ist deshalb unverzichtbar und dazu gehört es auch, persönliche Dinge auszutauschen und den anderen besser kennenzulernen. Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft. Deshalb sollten bestimmte Anlässe wie Weihnachten, Geburtstage oder Jubiläen, auch im geschäftlichen Bereich einen wichtigen Stellenwert einnehmen. Das bedeutet, dass in diesen Fällen stets Glückwünsche zu verschicken sind. Am besten per handgeschriebener Glückwunschkarte. Die Formulierung richtet sich dabei nach der Intensität und der Vertrautheit der Beziehung. Wer engen Kontakt zum Geschäftspartner pflegt, muss in der Karte keine allzu formale Sprache wählen und kann gerne auch persönliche Gedanken und Wünsche einflechten, beispielsweise für die Familie des Betreffenden.

Der themenrelevante Ratgeber des Raab-Verlags beschäftigt sich eingehend mit diesem Aspekt und zeigt sowohl positive Formulierungen als auch solche auf, die besser vermieden werden sollten. So ist es zum Beispiel denkbar schlecht, zu schreiben: „Ich wünsche Ihnen für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg“. Diese Formulierung klingt eher wie eine Absage in einem Bewerbungsrückschreiben und nicht wie ein Geburtstagsgruß. Besser ist zum Beispiel: Ich wünsche Ihnen alles Gute zu Ihrem Geburtstag! Die Zukunft soll Ihnen nicht nur Erfolg bringen, sondern auch Lebensfreude und Glück….

 

Das Geschäftsessen

Wer länger mit einem Geschäftspartner zusammenarbeitet, wird auch das eine oder andere Geschäftsessen meistern müssen. Ein Geschäftsessen ist meist eine Belohnung für eine gute Zusammenarbeit und soll dem Gegenüber Wertschätzung signalisieren. Doch es soll bei einem Geschäftsessen natürlich unterschwellig auch ums Geschäft gehen. Das Ziel eines erfolgreichen Essens mit dem Geschäftspartner ist schließlich, die geschäftlichen Beziehungen zu intensivieren. Doch wie gelingt dies und welche Fauxpas sollten unbedingt vermieden werden?

Die erste Regel lautet: Nur ein Geschäftspartner pro Essen, es sei denn, die verschiedenen Partner schätzen sich gegenseitig sehr und möchten zusammen speisen. Andernfalls wirkt es schnell so, als wolle der Betreffende möglichst viele Verpflichtungen auf einmal abfertigen. Und auch Unterhaltungen über mögliche Projekte und Folgeaufträge sind nicht immer für fremde Ohren bestimmt. Im Rahmen eines Firmenjubiläums wiederum ist es in Ordnung, alle Geschäftspartner gleichzeitig einzuladen.

Die zweite Regel lautet: Die Lokalität muss dem Geschäftspartner zusagen. Es macht also keinen Sinn, einen Vegetarier in ein Steakhouse einzuladen. Wer sich noch nicht im Klaren über die kulinarischen Vorlieben seines Geschäftspartners ist, kann einfach dessen Sekretärin fragen. Auch zu exklusiv sollte das Lokal nicht sein. Wer sich an der mittleren Preisklasse orientiert, liegt meist richtig. Der Gastgeber muss das Lokal in jedem Fall vorher bereits einmal besucht haben, um unangenehme Überraschungen ausschließen zu können.

Die dritte Regel lautet: Der Gastgeber muss stets vor dem Geschäftspartner im Restaurant sein und darf diesen in keinem Fall warten lassen. Auch eine Reservierung ist unumgänglich. Wer rechtzeitig vor Ort ist, kann zudem sicherstellen, dass es keine Missverständnisse gibt und ein schöner Tisch, am besten am Fenster, reserviert wurde. Wie unangenehm wäre es auch, wenn der wichtige Geschäftspartner am Katzentisch in der Nähe der Toilette Platz nehmen müsste? Ebenfalls ratsam ist es, den Kellner bereits vorher über die Details zu informieren wie etwa, dass die Rechnung in jedem Fall vom Gastgeber bezahlt wird und dies möglichst diskret ablaufen sollte. Hierzu finden sich weiterführende Informationen unter knigge.de.

Die vierte Regel lautet: Tischmanieren sind das A und O und dürfen gerade bei einem wichtigen Geschäftsessen nicht vernachlässigt werden. Dazu gehört beispielsweise, dass sich zum Nase Schnäuzen stets auf die Toilette zurückgezogen wird. Ebenfalls ein Fauxpas ist es, zu viel Alkohol zu trinken, sich bereits vor dem ersten Gang den Magen mit Brot vollzuschlagen oder laut nach dem Kellner zu rufen. Des Weiteren unerwünscht ist es, am Tisch Handygespräche entgegen zu nehmen, SMS zu schreiben oder das Telefon auf den Tisch zu legen, um es immer im Blick zu haben. Wer seinem Gegenüber den Eindruck vermitteln will, dass es gerade ausschließlich um ihn geht, stellt das Handy entweder komplett aus oder gibt es beim Oberkellner ab, der im Fall eines dringenden Anrufs den Betreffenden diskret zu sich bittet. Ein Malheur kann natürlich trotz guter Vorbereitung immer mal passieren und dann gilt es, Haltung zu bewahren. Wer seinen Geschäftspartner beispielsweise mit Wein bekleckert, sollte sich in aller Form entschuldigen und anbieten, die Kosten für die Reinigung zu tragen.

Die fünfte Regel lautet: Die Kunst des gepflegten Small Talks ist zu beherrschen. Am wichtigsten ist es, dem Gegenüber aufmerksam zuzuhören, Fragen zu stellen und keinesfalls in ellenlange Monologe zu verfallen. Themen wie Hobbys, Sport, Kultur, Reisen oder das Wetter gehen immer. Von politischen und religiösen Themen sollte jedoch genauso viel Abstand genommen werden wie von den Themenfeldern Krankheit oder Tod. Persönliche Gespräche sind in Ordnung, solange der Geschäftspartner zu verstehen gibt, dass diese Stufe der Vertrautheit bereits erreicht ist. Geschäftliche Themen dürfen nur in Maßen angesprochen werden, schließlich soll der Geschäftspartner den Eindruck bekommen, dass das gemeinsame Essen der Vertiefung der Beziehungen und dem ehrlichen Interesse an seiner Person dient. Ratsam ist es deshalb, so lange zu warten, bis das Gegenüber selbst die geschäftlichen Themen anspricht. Tut er dies überhaupt nicht und signalisiert, dass er auch keine Lust hat, über Geschäftliches zu sprechen, sollte der Gastgeber dies akzeptieren und das Essen als eine langfristige Investition betrachten, welche Vertrautheit schafft.

 

Fazit:

Geschäftsbeziehungen können ein wahres Minenfeld sein. Wer sich jedoch darin zu bewegen weiß und die gute Etikette beherrscht, wird mit Sicherheit Erfolg haben und potentielle Geschäftspartner von sich überzeugen können beziehungsweise langfristige vertraute Geschäftsbeziehungen schaffen.

 

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