Anlagenbuchhaltung: Was ist das?
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. In ihr werden alle Anlagegüter eines Unternehmens erfasst und dokumentiert. Sie bildet zudem die Grundlage für den Jahresabschluss des Unternehmens. Daher muss die Anlagenbuchhaltung alle wichtigen Informationen über die Anlagegüter eines Betriebs beinhalten. Hierzu zählen zum Beispiel die Art der Anlage und die Zustandsänderung (Abnutzung, Verschleiß, etc.), aber auch die Erfassung des aktuellen Wertes und die Menge der genutzten Anlage.
Auch für das Controlling, das die Leistungs- und Kostenabrechnung eines Unternehmens erstellt, ist die Anlagenbuchhaltung interessant, ebenso wie für Investitionsentscheidungen und strategische Unternehmensplanung durch den Geschäftsführer. Eine gut geführte Anlagenbuchhaltung hilft dem Management eines Unternehmens dabei, betriebswirtschaftlich effiziente Entscheidungen hinsichtlich der Anschaffung oder Reparatur von Anlagegütern zu treffen.
Die Anlagenkartei
Für jede Anlage wird zwecks einer einwandfreien und schnellen Analyse zeitgleich mit der Anschaffung eine eigene Anlagenkartei erstellt, auf der alle wichtigen Informationen wie Kaufpreis, -datum und Wertminderung durch Abschreibungen erfasst und fortlaufend dokumentiert werden. Die Kartei bleibt für den Zeitraum, in dem ein Gegenstand betrieblich genutzt wird, bestehen. Auf der Grundlage dieser Anlagenkarteien kann eine lückenlose Aufstellung des Inventars gemacht werden. Außerdem dienen die Anlagenkarteien auch als Basis für den Jahresabschluss, der am Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt werden muss. Daher sollten die Anlagenkarteien sorgfältig und regelmäßig aktualisiert werden. Heutzutage werden diese Karteien häufig elektronisch geführt, was eine große Zeitersparnis darstellt.
Womit befasst sich Anlagenbuchhaltung?
Gemäß § 247, Absatz 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) wird eine Anlage wie folgt definiert: „Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.“ Als Anlage oder Anlageguthaben wird in der Betriebswirtschaft und im Rechnungswesen also jeder Gegenstand bezeichnet, der in einem Unternehmen grundlegend für die Erbringung der Unternehmensleistung ist. Hierzu zählen alle Gegenstände, die regelmäßig und dauerhaft dazu genutzt werden, etwas zu produzieren und somit indirekt oder direkt zum Umsatz beitragen. Als „dauerhaft“ wird in diesem Zusammenhang die Nutzung einer Anlage über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr bezeichnet. Dies können Maschinen und Anlagen für die Herstellung von Gütern sein, verschiedene Arten von Fahrzeugen für das Transport- oder Baustellenwesen, Betriebsausstattungen wie Regale, Computer oder jegliche Art von Büromaterial, Gebäude und Grundstücke, Kassensysteme, aber auch immaterielle Wirtschaftsgüter wie Rechte, Lizenzen, Konzessionen oder Finanzeinlagen. Das Anlagegut eines Unternehmens selbst ist nicht für den Verkauf gedacht, sondern ausschließlich für die Produktion und Leistungserbringung.
Als Anlageguthaben werden nur solche Gegenstände bezeichnet, die einen Vermögenswert von mindestens 150 Euro haben. Anlagen, deren Wert unterhalb dieser Preisgrenze liegt, werden als „Aufwand“ in der Buchhaltung aufgeführt und können sofort abgeschrieben werden.
Das Anlagevermögen (die Summe aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens) ist vor allem wichtig für die Unternehmensbewertung, denn oft kommt bei der Aufstellung der einzelnen Anlagegegenstände eine erhebliche Summe zusammen. Das Anlagevermögen nimmt somit auch einen großen Teil des Bilanzwertes ein. Lesen Sie hier mehr zu Aktivierung und Bewertung von Anlagevermögen.
Anlagenbuchhaltung: Aufgaben
Die Anlagenbuchhaltung ist vor allem für das externe Rechnungswesen von Bedeutung und weist Vermögensgegenstände zum Beispiel gegenüber dem Finanzamt aus. In ihr wird die Art, die Menge und der tatsächliche Wert aller Anlagegüter eines Unternehmens erfasst und jegliche Veränderungen dokumentiert, die die Beschaffenheit und den Vermögenswert betreffen. Sie gibt eine detaillierte Übersicht über den Bestand, die Beschaffenheit und den aktuellen Vermögenswert der Anlagegüter und dokumentiert auch Anschaffungs- und Herstellungskosten, Abschreibungen und eventuelle Zuschreibungen beziehungsweise Restwerte jeder einzelnen Anlage. Hierfür wird ein sogenanntes Anlagengitter erstellt, welches eine Auflistung aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens darstellt und dessen inhaltlicher Aufbau gemäß § 274a Nr. 1 des Handelsgesetzbuches erfolgen muss.
Weitere Aufgaben im Rahmen der Anlagenbuchhaltung:
- Ermittlung des besten Zeitpunkts und der optimalen Menge für eine Neuanschaffung von Anlagegütern
- Entwicklung von Strategien für die Instandhaltung einzelner Sachanlagen
- Beurteilung bezüglich der Notwendigkeit und des Umfangs von Wartungen veralteter Wirtschaftsgüter
- Ermittlung der kalkulatorischen, steuerlichen und bilanziellen Abschreibungen
- Berechnung des tatsächlichen Vermögenswertes einer Sachanlage für die entsprechenden Versicherungen
- Erleichterung der Budgetplanung, wodurch auch Investitions- und Abschreibungspläne schnell und einfach erstellt werden können
- Analyse der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, auf dessen Basis wiederum Entscheidungen über Neuanschaffungen oder Reparaturarbeiten getroffen werden können
Anlagenbuchhaltung als Entscheidungsgrundlage für Wartung oder Neuanschaffung von Sachanlagen
Oft steht ein Unternehmen vor der Entscheidung, Anlagegüter neu anzuschaffen oder doch reparieren beziehungsweise warten zu lassen. Die Abwägung von Kosten und Nutzen ist hierbei besonders wichtig. Daher wird bei der Planung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen oder bei der Neuanschaffung von Anlagegütern zwischen der Wertrechnung sowie der Mengen- und Zeitrechnung unterschieden.
Die Wertrechnung ermittelt die Kosten, die eine Anlage während des gesamten Nutzungszeitraums voraussichtlich verursachen wird. Dazu zählen die Kosten für die Planung, die Anschaffung, die Instandhaltung und letztlich die Entsorgung.
Die Mengen- und Zeitrechnung gibt Aufschluss über die geschätzte Leistung, die eine Anlage während der gesamten Nutzungsdauer voraussichtlich erbringen wird.
Das Anlagengitter für den Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss muss gemäß §284 des HGB ein Anlagengitter für den Anhang erstellt werden. Dieses Anlagengitter muss Informationen über die Entwicklung jedes einzelnen Anlagepostens enthalten, also Auskunft geben über Herstellungs- bzw. Anschaffungskosten, Zugänge, Abschreibungen oder Zuschreibungen und Umbuchungen. Das Anlagengitter wird in der Regel tabellarisch dargestellt.
Darauf sollten Sie bei der Anlagenbuchhaltung besonders achten
Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Anlagenbuchhaltung die Anschaffungs- und Herstellungskosten aller Anlagen in der richtigen Höhe erfasst sind. Da die Berechnung oft umfangreich und kompliziert ausfällt, schleichen sich hier schnell Fehler ein.
Achten Sie darauf, dass Sie die Abschreibungsart für Ihre Anlagegüter genau definieren. Es ist aber auch möglich, zwischen den Abschreibungsarten zu wechseln, sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt herausstellen, dass sich durch eine andere Abschreibungsmethode ein wirtschaftlicher Vorteil für Sie ergibt. Prüfen Sie hierbei auch regelmäßig, ob Sie für Ihre Anlagegüter eine außerplanmäßige Abschreibung oder eine Zuschreibung durchführen müssen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter werden nicht in der Anlagenbuchhaltung aufgelistet. Da ihr Vermögenswert bei der Anschaffung 150 Euro nicht übersteigt, können diese Anlagen sofort abgeschrieben und in der Buchhaltung als „Aufwand“ ausgewiesen werden.
