Das richtige FIBU-System: 10 Tipps zur Wahl der passenden Buchhaltungssoftware
Insbesondere in kleineren und mittleren Unternehmen ist das Thema Finanzbuchhaltung (FIBU) sehr oft mit vielen Fragezeichen verbunden. Eine der wichtigsten Fragen bezieht sich dabei auf die passende Auswahl des Finanzbuchhaltungs-Systems bzw. der Buchhaltungssoftware. Diese ist seit der Einführung von ELSTER (elektronische Steuererklärung) nahezu unumgänglich, wenn die administrativen Kosten im Bereich Finanzen und Steuern möglichst gering gehalten werden sollen. Spätestens nach dem erfolgreichen Vollzug Ihrer GmbH-Gründung müssen Sie sich also mit diesem Thema auseinandersetzen und auf einige Aspekte bei der Wahl eines Buchhaltungsprogramms achten. Die folgenden 10 Tipps für Gründer und Unternehmer verraten, worauf es ankommt.
1. Entscheiden Sie, was wirklich gebraucht wird
So individuell, wie sich die Mitarbeiterstruktur und Aufgabenverteilung innerhalb von Unternehmen zeigt, so unterschiedlich ist auch der Umgang mit der Finanzbuchhaltung. Während einige Unternehmen es bevorzugen, nur grundlegende Unterlagen und Informationen zur weiteren Verarbeitung durch einen externen Finanz- und Steuerberater bereitzustellen, kann die Finanzbuchhaltung auch ausschließlich unternehmensintern erfolgen. Der Funktionsumfang der gewählten Buchhaltungssoftware sollte entsprechend gewählt werden. Ebenfalls ist es oft sinnvoll, dass sich die Funktionen erweitern lassen, falls beispielsweise die Lohnabrechnung von einem externen Dienstleister zu einem internen Mitarbeiter verlagert wird.
2. Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit
Auch wenn das Thema der Finanzbuchhaltung sich äußerst komplex darstellt, so sollte das richtige FIBU-System so aufgebaut sein, dass es sich mit entsprechenden Grundkenntnissen in der Buchhaltung intuitiv bedienen lässt. Alles andere hält Sie nur unnötig auf.
3. Schätzen Sie die FIBU-Vorkenntnisse im Unternehmen richtig ein
Je besser das Wissen im Bereich der Finanzbuchhaltung innerhalb Ihres Unternehmens vorhanden ist, umso umfangreicher kann sich das gewählte FIBU-System zeigen. Oftmals bieten angelegte Demonstrations- bzw. Übungsunternehmen innerhalb der verschiedenen Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit, die Anwendung der eigenen Buchhaltungskenntnisse zu erproben und zu erweitern.
4. Prüfen Sie die Kompatibilität mit anderen Programmen sowie ELSTER
Ein flexibles, benutzerfreundliches FIBU-System zeichnet sich nicht nur durch intuitiv handhabbare Programmdetails aus. Es lässt sich auch mit anderen Programmen bequem verbinden. Die Übernahme von Informationen aus gängiger Tabellen-Software oder die Übermittlung von Daten an den Steuerberater bzw. das Finanzamt, gehören beispielsweise dazu. Seit 2018 ist zudem die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses Pflicht, daher sollte das genutzte Tool mit der Übertragung zum ELSTER-Portal kompatibel sein.
5. Überlegen Sie, wer und wie viele Unternehmensangehörige Zugriff erhalten sollen
Je nach Unternehmensgröße und -aufgaben kann es sinnvoll sein, dass mehr als ein Nutzerzugang zum Buchhaltungssystem besteht. Die Einrichtung mehrerer Nutzer ermöglicht einerseits ein paralleles Arbeiten in der FIBU und sorgt andererseits für mehr Transparenz hinsichtlich der Information, wer welche Eingaben vorgenommen hat.
6. Bestimmen Sie über die Nutzerrechte
Nicht alle Inhalte eines FIBU-Systems sind für die Augen eines jeden Mitarbeiters bestimmt. Eine programminterne Verwaltung der Nutzerrechte ermöglicht es, diesen Punkt sicher zu berücksichtigen und verschiedenen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen entsprechende Bereiche der FIBU freizuschalten bzw. zu sperren.
7. Denken Sie daran, immer up-to-date zu sein – technisch und gesetzlich
Nahezu jährlich kommt es immer wieder zu gesetzlichen Neuerungen im Rahmen der FIBU. Das passende FIBU-System sollte dies mit einem Update-Service unbedingt berücksichtigen und sich auch technologischen Veränderungen anpassen.
8. Nehmen Sie Unterstützung und Service-Leistungen unter die Lupe
Zusätzlich zur Betrachtung der Buchhaltungssoftware selbst ist es empfehlenswert, auch den Service rund um das jeweilige FIBU-System eingehend zu prüfen, um die Kosten bei anfallenden Schwierigkeiten und Fragen erstens möglichst gering zu halten und zweitens unkomplizierten Support bei Problemen zu gewährleisten.
9. Vergleichen Sie aufmerksam
Wie bei zahlreichen anderen Software-Produkten sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen sowie Informationen und Beratungsangebote nutzen, bevor Sie sich für ein FIBU-System entscheiden. Diese zuvor investierte Zeit zahlt sich später aus.
10. Erst testen, dann kaufen
Innerhalb eines eingehenden Vergleichs sollten Sie die Möglichkeit nutzen, die Software zuerst unverbindlich zu testen. Dafür bieten viele Buchhaltungssoftware-Hersteller Vollversionen mit einem begrenztem Testzeitraum oder Demoversionen mit eingeschränktem Funktionsumfang an. lexoffice bietet beispielsweise eine kostenlose Testphase von 30 Tagen.
Lesen Sie außerdem unseren Buchhaltungssoftwarevergleich: 7 Programme im Überblick.
