Buchhaltung extern erledigen: Kriterien und Kosten

aktualisiert am 22. März 2019 16 Minuten zu lesen
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Ein eigener Buchhalter ist einfach zu teuer? Die Belege stapeln sich? Trotzdem sollte die Wahl für die ausgelagerte Buchhaltung überlegt stattfinden. Erfahren Sie, was externe Buchhalter Ihnen abnehmen können und was die Dienstleistung kosten darf.

 

Was spricht für eine externe Buchhaltung?

Viele Selbständige nehmen an, dass sich das Outsourcen der Buchhaltung nur für große, bereits etablierte Unternehmen lohnt, aber diese Annahme ist kontraintuitiv. Gerade Unternehmen in der Startphase oder KMUs werden sehr belastet durch den Aufwand und die Kosten einer hauseigenen Buchhaltung.

Buchhaltung ist ein Ressourcen-Fresser

Für Laien oder autodidakte Buchhalter wird das betriebsinterne Rechnungswesen schnell zum wahren Zeitfresser, denn die Routine fehlt. Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen viel Zeit investieren, um sich in komplexe finanz- und steuerrechtliche Themen einzuarbeiten. Das ist nicht nur wenig effizient, sondern birgt auch einige Gefahren. Verschwundene Belege, Buchungsfehler oder fehlende Verfahrensdokumentationen können Geldstrafen nach sich ziehen, wenn das Finanzamt nachforscht.

Steigende Lohnkosten für Buchhalter

Aufgrund der wachsenden Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und die Aufbewahrung und Dokumentation von Unterlagen, steigen auch die Gehälter von Buchhaltern. Fachpersonal ist nicht nur schwer zu finden, sondern auch teuer. Gerade als junges Unternehmen kann eine Neueinstellung schnell zur finanziellen Herausforderung werden.

Was oft vergessen wird: Zur Anstellung eigener Buchhalter gehören nicht nur die Lohnkosten, sondern auch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes: Dazu gehört die passende Buchhaltungssoftware und der regelmäßige Kauf der Nutzungslizenzen. Wenn Sie den in-house Buchhalter auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung halten wollen, müssen Sie weiterhin Kosten für nötige Fortbildungen und Bildungsmaterialien einplanen.

Finanzielle Effizenz: Outsourcing-Budget ist transparent und planbar

Eine ausgelagerte Buchhaltung bietet Ihnen den Vorteil, dass sie sich einfach Monat für Monat budgetieren lässt. In der Regel bieten Buchhaltungs-Dienstleister zwei verschiedene Preiskalkulationen: Entweder die Preise basieren auf der Anzahl der getätigten Buchungen oder der verbuchten Umsatzsumme.

 

Checkliste: Wann ist eine externe Buchhaltung sinnvoll?

Buchhaltung ist ein Dauerthema für jedes Unternehmen. Wann ist aber der Zeitpunkt erreicht, ab dem Sie über die Auslagerung nachdenken sollten? Mithilfe dieser Checkliste finden Sie heraus, ob Ihr Unternehmen von einer externe Buchführung profitieren könnte.

  • Ihr Unternehmen hat bisher keinen internen Buchhalter und Sie fühlen sich bereits durch Ihr Kerngeschäft ausgelastet.
  • Sie oder Ihre Mitarbeiter erledigen die Buchhaltung selbst, haben aber keine Zeit für umfangreiche Weiterbildungen im Buchführungswesen und Schulungen zu Neuerungen und Aktualisierungen.
  • Das Risiko eingehen, wegen Fehlern in der Buchhaltung vom Finanzamt zur Verantwortung gezogen zu werden, möchten Sie nicht eingehen.
  • Sie haben weder die zeitlichen noch finanziellen Ressourcen, um eigene Mitarbeiter für die Buchhaltung einzustellen.
  • Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit, die bei der Einstellung eigener Mitarbeiter auftreten können, wollen Sie unbedingt vermeiden.
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Externe Buchhaltungsdienstleistungen: Flexible Modelle

Nicht für jedes Business ist die komplette Auslagerung des internen und externen Rechnungswesens sinnvoll. Erfreulicherweise gibt es eine Vielfalt an Outsourcing-Lösungen, die Sie flexibel an Steuerberater und Buchhalter abgeben können.

Folgende Bereiche der Buchhaltung können Sie auslagern:

  • Finanzbuchhaltung
  • Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung
  • Jahresabschluss
  • Steuererklärungen
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Lohnbuchhaltung
  • Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Lesen Sie mehr zu den vielfältigen Modellen einer externen Buchhaltung im nächsten Artikel.

 

Kriterien für die externe Buchhaltung festlegen

Bevor Sie sich für einen Buchhaltungs-Dienstleister entscheiden, sollten Sie Ihre eigenen Qualitätskriterien definieren. Auf diese Eckdaten sollten Sie in jedem Fall achten:

  • Preis/Leistung: Die Preise liegen innerhalb Ihres Budgets, sind aber auch nicht verdächtig niedrig. Letzteres kann schon ein erster Hinweis auf mangelnde Qualität der Dienstleistungen sein.
  • Datenschutz: Ihr Buchhalter oder Steuerberater ist nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert. Damit gehen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen, Belege und weitere sensible Daten geschützt sind.
  • Haftung: Die Haftung für eventuelle Fehler übernimmt der Dienstleister. So müssen Sie nicht befürchten, dass das Finanzamt Sie für diese Fehler zur Verantwortung zieht und im Ernstfall sogar Geldstrafen ausspricht.
  • Sicherheiten und Kontinuitäten: Im Fall einer Insolvenz Ihres Buchhalters oder Steuerberaters sollten Sie unbedingt abgesichert sein. Dies ist besonders bei Haftungsfällen von Bedeutung, aber auch bei der Erfüllung von Fristen.
  • Referenzen und Erfahrung: Nicht jeder, der sich Buchhalter nennt, hat auch die Kenntnisse, die eine komplexe Finanzbuchhaltung voraussetzt. Klären Sie vorab, welche Ausbildung und Erfahrung ein Buchhalter mitbringt.

 

Steuerberater oder Buchhalter: Outsourcing-Lösung auswählen

Ihre individuellen Anforderungen entscheiden, ob Sie die Buchhaltung besser an einen Steuerberater oder einen Buchhalter auslagern. Der Grund hierfür ist einfach: Beide Berufsgruppen sind jeweils für unterschiedlichen Aufgabengebiete der Buchführung verantwortlich. So schreibt es unter anderem das Steuerberatungsgesetz (StBerG) vor.

Buchhaltung vom Steuerberater

Wer bei seinem Steuerberater die Buchhaltung durchführen lässt, erhält gleich mehrere Leistungen aus einer Hand:

  • Steuerberatung und Vorbereitung der Steuererklärung
  • Doppelte Buchführung für Gewerbe
  • Erstellung der Bilanz und des Jahresabschlusses
  • EÜR für Kleinunternehmer oder Personengesellschaften
  • Einrichten der Buchhaltung und Lohnkonten
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Lohnsteuerjahresausgleich

Buchhaltung vom externen Buchhalter

Buchhalter arbeiten entweder freiberuflich oder als Angestellte. Anders als ein Steuerberater darf ein selbständiger Buchhalter nicht alle Aufgaben des externen Rechnungswesens erledigen. Bitte bedenken Sie außerdem, dass “Buchhalter” keine geschützte Berufsbezeichnung ist. Deshalb definiert das Steuerberatergesetz ganz genau, welche Tätigkeiten ein Buchhalter übernehmen darf.

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Nur Bilanzbuchhalter, Personen mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder Personen mit einer gleichwertigen Vorbildung und dreijähriger Praxiserfahrung im Buchhaltungswesen von mindestens 16 Wochenstunden dürfen folgende Aufgaben selbständig ausführen (§ 6 Nr. 4 StBerG):

  • Datenerfassung nach Belegen, die von einer befugten Person kontiert wurden
  • Datenerfassung nach Buchungsanweisungen einer befugten Personen
  • Buchung, Kontrolle und Dokumentation laufender Geschäftsvorfälle
  • Lohnsteuer-Anmeldung
  • Lohnbuchhaltung
  • Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die
  • Besteuerung von Bedeutung sind

Steuerberatende Tätigkeiten und die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind nicht erlaubt!

Ohne nachweisliche berufliche Erfahrung darf ein externer Buchhalter nur die Datenerfassung nach Belegen und Buchungsanweisungen übernehmen, die von einer befugten Person kontiert bzw. angewiesen wurden.

 

Buchhaltung extern erledigen lassen: Kosten

Die Kosten, die entstehen, wenn Sie die Buchhaltung extern erledigen lassen, sollten transparent und dem Umfang angemessen sein. Auf den Euro genau kann niemand die tatsächlichen Kosten vorhersehen, da viele Faktoren eine Rolle spielen: Je nachdem, für welche Lösung Sie sich entscheiden, gelten unterschiedliche finanzielle Rahmen für die Kosten. Trotz grober Vorgaben im StBerG, sind die Kosten nicht einheitlich festgelegt. Deswegen lohnt sich ein Preisvergleich von diversen Anbietern. Die Kostenkalkulation kann dabei sehr variieren: Manche Dienstleister verlangen eine feste Monatsgebühr, andere bieten Pakete mit einer bestimmten Anzahl an Buchungen oder staffeln die Preise nach Höhe der gebuchten Umsätze.

Kosten eines Steuerberaters

Bei Steuerberatern orientieren sich die Kosten am Gegenstandswert, also dem Jahresumsatz. Dazu gehört die sogenannte “volle Gebühr”, die abhängig vom Aufwand variiert, denn bei einem konstanten Jahresumsatz kann die Anzahl der Buchungen immer noch größer oder kleiner ausfallen. Steuerberater können zwar jede Leistung übernehmen, die ein Buchhalter anbietet, allerdings müssen Sie in der Regel etwas mehr dafür bezahlen.

Kosten eines externen Buchhalters

Im Normalfall sind die Kosten für einen externen Buchhalter etwas geringer als für einen Steuerberater. Weil selbständige Buchhalter ihr Honorar bzw. Gehalt frei vereinbaren können, ist die Preisgestaltung flexibler. Oft nutzen Mitglieder im Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (b. b. h.) die Gebührentabelle des Verbandes als Referenz für ihre Preise, jedoch enthält die Tabelle keine verbindlichen Preisvorgaben.

 

Buchhaltung spalten: Buchhalter und Steuerberater engagieren

Vielleicht ist es für Sie günstiger, wenn Sie das Auslagern der Buchhaltungsaufgaben aufteilen. Diese Aufspaltung ist üblich:

  1. Buchhaltung vom Buchhalter
  2. Jahresabschluss und Steuererklärung vom Steuerberater

So können Sie nicht nur Kosten einsparen, sondern erhalten auch eine umfassende Beratung zu Steuerthemen. Der Steuerberater prüft außerdem Ihren Jahresabschluss auf rechtliche Korrektheit.

 

FAQs zur externen Buchhaltung

Wie entscheide ich mich, ob ich die Buchhaltung extern abgebe oder einfach selbst mache?

firma.de empfiehlt, die Checkliste weiter oben zu nutzen, um Faktoren zu erkennen, die für eine Auslagerung der Buchführung sprechen. Insbesondere Gründer von Kapitalgesellschaften unterschätzen in der Startphase häufig, wie komplex die tatsächlichen Buchhaltungsaufgaben werden können, wenn das Unternehmen mehr und mehr Aufträge gewinnt. Um den Anforderungen der rechtlichen Vorschriften zu genügen, müssen Sie als Laie sehr viel Zeit und Energie investieren, um sich in die Feinheiten einzuarbeiten.

Was passiert, wenn mir Fehler in der Buchhaltung unterlaufen?

Schon kleinste Fehler in der Buchführung können zu Problemen mit der Finanzbehörde führen, da der Buchhalter automatisch die zivil- und strafrechtliche Haftung für Fehler übernimmt. Unwissenheit schützt auch in diesem Fall nicht vor Strafen. Buchung verlegt oder Steuertermine verbummelt? Auch vermeintlich kleine Patzer können teuer werden: Verpasste Fristen führen unversehens zu Säumniszuschlägen und Verzugszinsen. Weitaus brenzliger wird es, wenn es zu buchhalterischen Fehlern beim Thema Steuern kommt. Hier drohen sensible Geldstrafen, bei vorsätzlichem Handeln sogar Freiheitsstrafen.

Wie viel Aufwand macht das Einarbeiten in die Buchhaltung?

Der Aufwand orientiert sich an Umfang und Rechtsform Ihres Unternehmens. Oft bleibt das Thema Buchführung für Personenvereinigungen, Freiberufler oder Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag noch recht überschaubar. Für Unternehmen mit Pflicht zur doppelten Buchführung ist der Aufwand jedoch wesentlich größer. Als Laie mit wenig Vorkenntnissen ist es beinahe unmöglich, dauerhaft die Buchhaltung einer Kapitalgesellschaft ohne externe Unterstützung zu übernehmen.

Damit ist es aber noch nicht getan. Falls Sie sich dazu entscheiden, die Buchhaltung in Eigenregie zu übernehmen, entsteht der Zwang, sich ständig auf den neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben zu bringen. Da alljährlich Änderungen und Neuerungen der Rechtslage veröffentlicht werden, ist eine selbständige und fortlaufende Weiterbildung unumgänglich.

Was sollte eine externe Buchhaltung bieten?

1. Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Die BWA ist immer ein unkommentierter Bericht, der eine schnelle Übersicht der Betriebslage bietet. Wenn sie korrekt ausgeführt wird, ist sie rechtsformneutral und für große wie auch für kleine Unternehmen geeignet. Die betriebswirtschaftliche Auswertung lässt eine Standardisierung zu, deshalb ist ein Branchenvergleich basierend auf BWAs möglich. Zusätzlich können Sie die BWA durch eine Liste aller offener Posten ergänzen. Beide Dokumente sind Bestandteile einer erfolgreichen Liquiditätsplanung.

2. Debitoren und Kreditoren

Ihr Buchhaltungsservice sollte die Leistungen der Schuldner (Debitoren) und Gläubiger (Kreditoren) aus Lieferungen und Leistungen enthalten. Die Rechnungsausgänge der Debitoren und Rechnungseingänge der Kreditoren werden buchhalterisch erfasst, kontiert und gebucht. Die Übersicht der Konten verschafft Ihnen einen optimalen Überblick zu allen aktuellen Forderungen und Verbindlichkeiten. Dieser Teil der Buchhaltung ist besonders wichtig für Ihr effizientes Forderungsmanagement.

3. Kassenkonto

Wenn Sie eine Kasse führen, muss Ihr Buchhaltungsdienstleister ein Kassenkonto einrichten. Hier müssen Barbeträge erfasst werden. Dazu zählen zum Beispiel Bareinzahlungen, Barauszahlungen und Privatentnahmen.

4. Umsatzsteuer-Voranmeldung

Grundsätzlich ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Leistung des Steuerberaters. Ansonsten muss der Unternehmer die Anmeldungen selbst übernehmen. Somit gehört es häufig nicht zum Leistungsspektrum eines ausgelagerten Buchhaltungsservices.

Was muss ich trotz externer Buchhaltung noch selbst leisten?

Damit das Outsourcing Ihrer Buchhaltung möglichst reibungslos funktioniert, können Sie sich optimal vorbereiten. In der Regel braucht der Dienstleister diese Dokumente und Daten für die Einrichtung der externen Buchhaltung:

  • Stammdatenblatt
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Betriebsnummer
  • Anmeldebestätigung Ihrer Berufsgenossenschaft
  • Informationen zur Ist- oder Soll-Versteuerung
  • Sortierte Bankbelege und Kontoauszüge
  • Barbelege

Die Aufbewahrungsfristen für Ihre Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich geregelt. Bitte archivieren Sie alle Schriftstücke sorgfältig.

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