Offene-Posten-Buchhaltung: Definition
Die sogenannte Offene-Posten-Buchhaltung (OP) ist ein Nebenzweig der Finanzbuchhaltung. Alternativ wird sie auch als „kostenlose Buchhaltung“ (open item system) oder „kontenblattlose Buchhaltung“ (ledgerless accounting) bezeichnet.
Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei der OP um Forderungen oder Verbindlichkeiten (also noch offene Posten in der Rechnung), die durch die Zahlung der Rechnung oder durch Tilgung des Kredits ausgeglichen werden müssen. Alle offenen Posten werden unter dem Begriff „OP-Saldo“ zusammengefasst.
Die OP-Buchhaltung zählt zur Belegbuchhaltung. Statt Einzelbuchungen vorzunehmen, werden in der Belegbuchhaltung alle Belege gesammelt und geordnet in ein Ablagesystem einsortiert. Es werden zwar Konten für die offenen und ausgeglichenen Posten geführt, hier werden jedoch nur die offenen Posten aufgeführt und mit den ausgeglichenen Posten verrechnet, sobald diese vom entsprechenden Debitor beglichen wurden. Um jeden offenen Posten immer dem richtigen Debitor (Schuldner) zuweisen zu können, werden Personenkonten (entweder Debitoren- oder Kreditorenkonten) geführt. Jede Belegnummer und -summe wird hier erfasst und verwaltet.
Offene Posten können nur ausgeglichen werden, wenn die Summe der Beträge im Soll und Haben übereinstimmt. Anschließend werden die ausgeglichenen Posten aus dem entsprechenden Konto gelöscht. Der Umsatz bleibt aber in der Kontosumme enthalten. Als letztes werden die ausgeglichenen Posten in der sogenannten „Ausgeglichenen-Posten-Buchhaltung“ geordnet abgelegt. Die Ausgleichsbuchung eines offenen Postens wird als „Ausziffern“ bezeichnet. Jeder neue Eintrag bekommt eine fortlaufende aufsteigende Ziffer. Daher stammt auch der Begriff Ausziffern.
Offene-Posten-Buchhaltung: Unterschiedliche Fokussierung von Debitor und Kreditor
Bei den offenen Posten wird unterschieden zwischen den offenen Posten aus Forderungen gegenüber Debitoren (Schuldner, z. B. Kunden, die Waren oder Dienstleistungen beziehen, für die sie finanziell aufkommen müssen) und den Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren (Gläubiger, z. B. Lieferanten von Waren oder Dienstleister). Um hier den Überblick zu behalten, werden zwei unterschiedliche Buchhaltungen für Debitoren und Kreditoren geführt und klar voneinander getrennt. Je nachdem, ob es sich um die eine oder die andere Art von offenen Posten handelt, stehen unterschiedliche Ziele im Fokus des Unternehmers.
Ziele bei Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren
- Überwachung vereinbarter oder vorgegebener Zahlungszeiträume
- Vermeidung von Verzugszinsen oder Mahnungen
- Ausschöpfung von Skonto durch pünktliche Zahlungen
Ziele bei Forderungen gegen Debitoren
- Abgleich der eingehenden Zahlungen mit den ausgestellten Rechnungen
- Frühzeitiges Eingreifen bzw. Ergreifen entsprechender Maßnahmen bei ausbleibenden Zahlungen
- Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens
Offene Posten müssen ständig kontrolliert werden
Insbesondere in größeren Buchhaltungen ist es eine Herausforderung alle OPs ständig und sorgfältig zu überwachen, zu bearbeiten und auszuziffern. Bei einem umfangreichen Zahlungsverkehr und der damit verbundenen ständigen Kontaktaufnahme mit Kreditoren und Debitoren ist die Buchhaltung aufwendig und wird schnell unübersichtlich.
Zwei einfache Verfahren können dabei helfen, den Überblick zu behalten. Zum einen gibt es die „Offene-Posten-Verwaltung“ und zum anderen die „Offene-Posten-Buchführung“.
Offene-Posten-Verwaltung
Bei jeder Rechnungsausstellung wird immer auch eine Kopie der Rechnung angefertigt. Die Kopie wird in einem Ordnersystem abgelegt, in welchem es ein Fach für jeden Tag gibt. Sobald eine Zahlung eingeht, wird diese auf der entsprechenden Rechnungskopie vermerkt und in einem separaten Ordner abgeheftet. Da die Kopien nach Tagen sortiert sind, ist schnell ersichtlich, wenn eine Rechnung überfällig ist und entsprechende Mahnverfahren können eingeleitet werden.
Was Sie beim Schreiben einer Rechnung beachten müssen, können Sie hier nachlesen. Hier finden Sie außerdem eine Vorlage für eine rechtsgültige Mahnung.
In der OP-Verwaltung kommen keine Buchungssätze in der Buchführung vor, da alle Zahlungen direkt auf das sogenannte Erfolgskonto verbucht werden, ohne vorher den „Umweg“ über ein Sachkonto vom Debitor oder Kreditor zu machen.
Offene-Posten-Buchführung
Liegt eine größere Menge offener Posten vor, legen Sie am besten eine Liste mit allen noch nicht ausgeglichenen Posten an, um die Übersicht zu behalten. Die ausgehenden und eingehenden Rechnungen werden auf den entsprechenden Sachkonten (Debitoren- oder Kreditorenkonto) verbucht, woraus sich die Liste mit offenen Posten einfach ablesen lässt.
Auch bei der Offenen-Posten-Buchhaltung besteht die Pflicht der Einhaltung einer gesetzlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfrist aller Belege für zehn Jahre.
Mögliche Gefahrenquellen durch die Offene-Posten-Buchhaltung
Jeder offene Posten wirkt sich auf die Liquidität des Unternehmens aus. Das ist zunächst nicht problematisch, da der Unternehmer mit einer verzögerten Zahlung rechnen muss, denn in der Regel findet die Zahlung erst zu einem späteren Zeitpunkt statt als die Leistungserbringung. Es gibt jedoch immer wieder Kunden, die sich nicht an den vereinbarten Zahlungstermin halten und so in Zahlungsverzug geraten. Genau da beginnt das Problem für das Unternehmen, denn die Kosten, die das Unternehmen selbst zu tragen hat, laufen trotz allem weiter.
Mit jedem Zahlungsverzug von Seiten des Kunden verschlechtert sich die finanzielle Liquidität des Unternehmens und kann im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen. Daher ist es wichtig, die offenen Posten akribisch zu überwachen und bei Überschreitung des Zahlungstermins schnell entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Die Offene-Posten-Buchhaltung ist auch für kleine Unternehmen interessant
Im Prinzip ist die OP eine vereinfachte Form der Finanzbuchhaltung und ist daher insbesondere für kleinere Unternehmen interessant. Gemäß § 146 der Abgabenordnung ist die vereinfachte Buchführungsvariante für kleine Unternehmen zulässig, sofern sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht.
Bei der OP-Buchhaltung werden im laufenden Geschäftsjahr keine ein- und ausgehenden Rechnungen gebucht, sondern in separaten Ordnern für Kreditoren und Debitoren abgeheftet. Die offenen Posten in Form von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den Geschäftspartnern werden nicht mit in die Bücher aufgenommen.
Wie auch bei der normalen Buchhaltung, müssen alle Belege in Papierform vorliegen und sollten zwecks Übersichtlichkeit nach einem speziellen Ablagesystem chronologisch sortiert und archiviert werden. Diese Sammlung übernimmt die Funktion eines Journals, das daher nicht extra noch geführt werden muss.
Aber Achtung: Wenn eine Buchführungspflicht für das Unternehmen besteht, müssen alle offenen Posten zum Jahresabschluss in Listen erfasst werden.
