Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? Definition und Erklärung

aktualisiert am 14. November 2018 13 Minuten zu lesen
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Selbständige, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, dokumentieren ihre Geschäftsvorfälle stattdessen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Zwar ist sie einfacher zu erledigen, doch auch hier müssen gewisse Regeln beachtet werden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, welche rechtlichen Unterschiede österreichische Gründer in Deutschland beachten müssen und wie die Rechnung erstellt wird.

 

Grundlegendes zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Der Begriff “Einnahmen-Ausgaben-Rechnung” wird in Österreich und Süddeutschland für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwendet. Sie wird auch als “4/3-Rechnung” bezeichnet, weil sie in § 4 Abs. 3 des deutschen Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt wird.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stellt eine vereinfachte Form der Buchhaltung dar. Sie wird von Unternehmen verwendet, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dazu zählen folgende Selbständige:

  • Freiberufler: Freiberufler sind Selbständige, die einen sogenannten “Katalogberuf” oder “katalogähnlichen Beruf” gemäß § 18 des Einkommensteuergesetzes ausüben. Dazu gehören unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Nachhilfelehrer und freie Künstler. Für sie gelten keine besonderen Gewinn- oder Umsatzgrenzen.
  • Einzelunternehmer mit Handelsregistereintrag
  • Eingetragene Kaufleute (e. K.)
  • Personengesellschaften ohne Handelsregistereintrag

Für die letzten drei Gruppen gelten als Voraussetzung für die Verwendung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, dass sie in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben. Ansonsten sind auch sie zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Vereinfacht gesagt: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann von Unternehmen genutzt werden, die nicht der Bilanzpflicht unterliegen. Allerdings tritt diese Pflicht ein, sobald die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden.

Der Name der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beschreibt ihre Funktionsweise: Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Geschäftsjahres werden gegenübergestellt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei den Einnahmen und Ausgaben um Bargeld oder Transfers von Geld auf den Unternehmenskonten handelt.

 

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Unterschiede zwischen Österreich und Deutschland

Zwischen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach österreichischem Recht und der EÜR nach deutschem Recht bestehen einige Unterschiede. Wenn Sie in Österreich leben und in Deutschland ein Unternehmen gründen möchten, müssen Sie diese berücksichtigen. In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Unterschiede:

Österreich Deutschland
Umsatzgrenzen
  • 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren oder
  • 1.000.000 Euro in einem Jahr
  • 600.000 Euro Jahresumsatz
  • und 60.000 Euro Gewinn
  • keine  für Freiberufler
Registrierkassenpflicht
  • bei Jahresumsatz über 15.000 Euro und jährlichen Barumsätzen über 7.500 Euro
  • jeder Bareingang muss in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden
  • Führung eines Kassabuchs (KB) zur Dokumentation verpflichtend
nicht vorhanden
Umsatzsteuervoranmeldung
  • grundsätzlich monatlich
  • bei einem Vorjahresumsatz unter 100.000 Euro auch quartalsweise möglich
  • bei Zahllast unter 1.000 Euro: Verzicht
  • bei Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 Euro: quartalsweise
  • bei Zahllast über 7.500 Euro: monatlich
Elektronische Übertragung der Umsastzsteuervoranmeldung bei Umsatz über 30.000 Euro verpflichtend
  • für Selbständige grundsätzlich verpflichtend
  • Papierform nur in Ausnahmefällen möglich
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So funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Einnahmen fließen zu, Ausgaben fließen ab. Dabei werden Veränderungen im Warenbestand nicht berücksichtigt. In der Rechnung werden nur Einnahmen und Ausgaben erfasst, die tatsächlich passiert sind. Es wird nicht mit Plan-Werten gerechnet. Die Entstehung der Verbindlichkeit oder deren Begleichung durch eine Leistung sind nicht ausschlaggebend. Alle Anzahlungen werden steuerlich voll berücksichtigt.

Als Basis für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dienen die jeweiligen Belege:

  • Rechnungen, die an die Kunden gestellt wurden und bereits bezahlt sind
  • Rechnungen an Ihre Lieferanten, die Sie bereits bezahlt haben

Jede Einnahme und Ausgabe wird dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem sie stattgefunden hat. Dabei spielt das genaue Rechnungsdatum keine Rolle. Wird beispielsweise eine Rechnung, die im Dezember ausgestellt wurde, erst im Januar bezahlt, wird die Ausgabe für Januar erfasst.

Es ist nicht notwendig, zur Gewinnermittlung ein spezielles Kassenbuch zu führen. Dennoch ist es wichtig, alle Geschäftsvorfälle vollständig und korrekt zu dokumentieren. Dies hilft Ihnen dabei, den Überblick über die Vorfälle zu behalten. Eine Möglichkeit der Dokumentation ist die Erstellung eines Kassenberichts.

Wie wird die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gegliedert?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung folgt der Gliederung der offiziellen Anlage EÜR. Diese reichen Sie zusammen mit Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Die dafür vorgesehene Vorlage ist in ELSTER enthalten. ELSTER ist eine kostenlose Web-Anwendung der deutschen Finanzbehörden, die die sichere elektronische Übertragung von Steuerdaten an das Finanzamt ermöglicht. Alternativ können Sie die Vorlage kostenlos auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums herunterladen.

Auch Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind seit 2018 dazu verpflichtet, die Anlage EÜR zu nutzen und dürfen nicht länger eine formfreie EÜR einreichen. Die EÜR muss weiterhin auf elektronischem Wege an das Finanzamt geschickt werden; eine Abgabe in Papierform ist nur noch in Härtefällen möglich.

Wann wird die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abgegeben?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird gemeinsam mit der Steuererklärung beim Finanzamt abgegeben. Spätestens am 31. Mai muss jeder Selbständige, unabhängig von der Rechtsform, die Steuererklärung aus dem Vorjahr abgeben. Sollten Sie nicht dazu in der Lage sein, die Steuererklärung fristgerecht abzugeben, können Sie eine Verlängerung der Frist bis zum 30. September beantragen. Bei steuerlicher Beratung können Sie die Frist sogar bis zum Jahresende verlängern lassen.

Die Absendung der Steuererklärung mit der Anlage EÜR erfolgt elektronisch via ELSTER, über eine Buchhaltungssoftware oder Ihren Steuerberater. Einsendungen per Post, Mail oder Fax sind nicht zulässig. Seit 2018 müssen Sie keine Belege mehr mit der Steuererklärung einreichen. Jedoch ist das Finanzamt dazu berechtigt, nach Bedarf Belege anzufordern. Halten Sie also Ihre Belege für diesen Fall bereit.

 

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Besteuerung

Als Grundlage für die Besteuerung gilt der tatsächliche Gewinn des Unternehmens. Das heißt: Der Gewinn ist die Differenz aus Erlös und Kosten. Er beeinflusst nicht nur die Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen, sondern auch die Zahllast und die Höhe der Einkommen- und Gewerbesteuer.

Neben dem Gewinn, der mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt wurde, werden auch die Einkünfte berücksichtigt, um die Grundlage für die Besteuerung zu ermitteln. Dazu gehören unter anderem:

  • Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
  • Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit
  • Einkünfte aus Kapitalvermögen

Falls zutreffend, wird der Betrag durch den Altersentlastungsbetrag oder den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende gemindert. Des Weiteren werden Freibeträge bei der Besteuerung berücksichtigt. Dazu gehören:

  • Grundfreibetrag: 9.000 Euro für Alleinstehende, 18.000 Euro für Verheiratete oder Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft
  • Kinderfreibetrag: 7.428 Euro
  • Alleinerziehendenentlastungsbetrag: 924 Euro
  • Übungsleiterfreibetrag: 2.400 Euro
  • Ehrenamtsfreibetrag: 720 Euro

(Stand: 2018)

Auch Pauschbeträge wirken sich auf die Besteuerung aus. Dies sind unter anderem:

  • Sparerpauschbetrag: 801 Euro für Alleinstehende, 1.602 Euro für Verheiratete oder Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft
  • Sonderausgabenabzug: 36 Euro für Alleinstehende, 72 Euro für Verheiratete oder Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft
  • Behindertenpauschbetrag: je nach Grad der Behinderung (GdB) zwischen 310 Euro und 1.420 Euro

(Stand: 2018)

Wurden Gewinn, Einkünfte, Freibeträge und Pauschbeträge verrechnet, rechnet das Finanzamt sonstige Ausgaben wie zum Beispiel außergewöhnliche Belastungen ab.

 

Weitere Tipps zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

In den letzten Abschnitten wurde erklärt, wie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erledigt wird. Darüber hinaus helfen Ihnen diese allgemeineren Tipps bei der Erstellung Ihrer Rechnung:

  • Vernachlässigen Sie Ihre Buchhaltung nicht. Erledigen Sie alle damit zusammenhängenden Aufgaben mindestens ein Mal im Monat. Ansonsten geraten Sie in Zeitdruck und unnötigen Stress, wenn die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ansteht.
  • Sortieren Sie Ihre Belege ordentlich und übersichtlich. So haben Sie bei Bedarf schnell die richtigen Belege zur Hand.
  • Nutzen Sie eine aktuelle Buchhaltungssoftware. Wenn Sie alle Einnahmen und Ausgaben erfasst und kategorisiert haben, können Sie mithilfe einer speziellen Funktion schnell Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen.
  • Achten Sie auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. So müssen Sie Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen (z. B. Quittungen, Kontoauszüge), zehn Jahre lang aufbewahren. Sollten Sie dies versäumen, kann das Finanzamt Strafmaßnahmen gegen Sie einleiten.
  • Wenn Sie selbst keine Zeit für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung haben, lassen Sie Ihre Buchhaltung extern erledigen. Damit können Sie entweder Ihren Steuerberater oder einen externen Buchhaltungsdienstleister beauftragen. Einige Vorteile der externen Buchhaltung sind feste Pauschalpreise und die Abgabe der Haftung für eventuelle Fehler.

 

Statt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Doppelte Buchführung

Kapitalgesellschaften können die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht einsetzen, da sie als haftungsbeschränkte Unternehmen hohen Transparenz- und Sorgfältigkeitsstandards unterliegen. Auch bei Einzelunternehmen und eingetragenen Kaufleuten über den Umsatz- und Gewinngrenzen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mehr möglich. Stattdessen sind diese Unternehmen zur doppelten Buchführung (auch: Doppik, kaufmännische Buchführung) verpflichtet.

Die doppelte Buchführung erhält ihren Namen dadurch, dass jeder Geschäftsvorfall zweimal gebucht wird: einmal auf dem Konto, einmal auf dem Gegenkonto. Dabei hat jedes Konto zwei Seiten: die Soll- und Haben-Seite. Während die Soll-Seite links steht, steht die Haben-Seite rechts. Eine Buchung auf einer Seite erfordert eine gleichzeitige Buchung auf der anderen.

Es werden zwei Arten von Konten unterschieden: Bestands- und Erfolgskonten. Die Bestandskonten bilden die Grundlage für die Bilanz und umfassen Aktiv- und Passivkonten. Sie dienen der Dokumentation der Bestände eines Unternehmens. Währenddessen dienen die Erfolgskonten der Dokumentation der Geschäftsvorfälle, die den Erfolg des Unternehmens beeinflussen. Diese werden wiederum in Aufwands- und Erlöskonten unterteilt. Nach der Buchung werden diese beiden Konten zum Jahresende mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufgelöst.

Zum Schluss wird die Bilanz erstellt, in der das Betriebsvermögen des Unternehmens abgebildet wird. Auch die Bilanz besteht aus zwei Seiten: Während die Aktivseite links die Vermögensstruktur abbildet, stehen auf der rechten Seite die Mittel, mit denen das Unternehmen sich finanziert hat (Eigen- und Fremdkapital). Dabei muss darauf geachtet werden, dass Aktiv- und Passivseite am Ende ausgeglichen sind.

Die doppelte Buchführung unterliegt insgesamt strengeren Vorgaben als die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. In Deutschland sind die Vorgaben in den Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) festgelegt, die im HGB (Handelsgesetzbuch) stehen.

 

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