Zulage zum Gehalt: Diese Gesetze gelten

Nachtschicht-Zulagen und Weihnachtsgeld als Standard

Die Art und Weise von Zuschlägen und Zulagen zum Grundgehalt sind vielfältig und können Ihnen aus den unterschiedlichsten Gründen begegnen. Branchenübergreifend und völlig geläufig sind beispielsweise die Zulage für Nachtarbeit oder das Weihnachtsgeld bzw. mancherorts auch das 13. Monatsgehalt. Doch in der Kreativität in dem Grund der Auszahlung von Zulagen sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Mögliche Zulagen, die im Verlauf noch genauer beschrieben werden, können sein:

• Funktionszulagen
• Erschwerniszulage
• Leistungszulagen
• Prämien
• Zuschläge für Sonn- und Feiertage
• Nachtschichtzulage
• Übertarifliche Zulagen
• Gratifikationen
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld
• Jubiläumszuwendungen
• Überstundenzuschläge

Unterschied zwischen Zuschlag und Sonderzulage

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe Zuschlag und Zulage getrennt. Die meisten Zahlungen fallen unter den Begriff der Zulagen und werden vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt bezahlt. Dies kann verpflichtend aus Tarifgründen und Betriebsvereinbarungen geschehen oder freiwillig sein. Wichtig ist, dass Zulagen grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu versteuern sind. Dies trifft auf den Begriff der Zuschläge nicht vollständig zu. Zuschläge werden für Mehrarbeit, Nachtarbeit, Sonn-und Feiertagsarbeit oder Schichtarbeit gezahlt. Häufig sind auch die Zuschläge steuerfrei, jedoch gibt es Bemessungsgrenzen, die nicht überschritten werden dürfen.

SNF-Arbeit im Gesetz verankert

Die wichtigsten Regelungen in der Welt der Zulagen und Zuschläge betreffen die sogenannte SNF-Arbeit. SNF steht für Sonntag, Nacht und Feiertag. Alle drei Zeiträume sind für Sie als Arbeitgeber besonders wichtig, da Ihre Mitarbeiter hierbei einen Anspruch auf zusätzlichen Lohn besitzen. In Betrieben mit Schichtarbeit findet am ehesten eine Konfrontation mit dem Nachtzuschlag statt. Dieser ist im Arbeitszeitgesetz geregelt, wobei die Nachtarbeit nach § 2 mit 23 bis 6 Uhr definiert ist.

Ausnahmen bilden Bäckereien mit dem Zeitraum 22 bis 5 Uhr. Sollten Sie zu dieser Uhrzeit Mitarbeiter beschäftigen, steht diesen nach § 6 Abs. 5 Arbeitsgesetz ein angemessener Ausgleich an Freizeit oder Zuschlägen zu. 25 Prozent Zuschlag auf den Grundlohn haben sich als angemessen erwiesen und sind bewährt. Für die Sonn- und Feiertagsarbeit gilt die Regel, dass Arbeit von 0 bis 24 Uhr untersagt ist, wobei es nach § 10 Arbeitszeitgesetz zahlreiche Ausnahmen davon gibt. Eine zusätzliche Entlohnung dieser Arbeit ist gesetzlich nicht vorgesehen. Hier heißt es jedoch, dass Sie ihren Arbeitnehmern einen Ersatzruhetag gönnen müssen, wenn diese auf einem Sonntag oder auf einem Feiertag arbeiten, der einem Werktag folgt. Tarifliche oder betriebliche Vereinbarungen können jedoch deutlich von den gesetzlichen Vorschriften abweichen, sodass Ihnen hierdurch abweichende Verpflichtungen, wie z. B. die Vergütung von Sonntagsarbeit, entstehen.

Steuerfreiheit für bestimmte Zuschläge

Insbesondere Arbeitnehmer interessieren sich für die Steuerfreiheit ihrer Zuschläge für die SNF-Arbeit. Doch auch Sie als Arbeitgeber sollten die jeweiligen Grenzen kennen, da für Sie eventuelle Arbeitgeberanteile bei der Sozialversicherung entfallen oder Sie mit Ihren Mitarbeitern arbeitnehmerfreundliche Verträge aushandeln können, um Win-Win-Situationen zu schaffen. Grundsätzlich gilt für die Steuerbefreiung, dass das Bruttogehalt des Arbeitnehmers 50 Euro in der Stunde inklusive sonstiger Zulagen nicht überschreiten darf. Für die Befreiung in der Sozialversicherung liegt diese Grenze bei 25 Euro die Stunde. Sollte der Grundlohn über 50 Euro (25 Euro ) liegen so sind alle Zuschläge über einer Zuschlagsgrenze von 50 Euro (25 Euro ) steuer- bzw. sozialversicherungspflichtig.

Grenzen für steuerfreie Zuschläge

Die folgende Tabelle zeigt die jeweiligen Zuschlagsgrenzen in Prozent vom Grundlohn, die nach § 3b Einkommensteuergesetz steuerfrei sind. Zusätzlich sind die bereits genannten Grenzen des Maximallohns zu beachten.

Teilweise können die Beträge zusammen addiert werden. Nachtarbeit ist mit Sonn- und Feiertagsarbeit kumulativ. Fällt ein Feiertag hingegen auf einen Sonntag, gilt nur die Regelung für den jeweiligen Feiertag.

Beispiel: Berechnung der Zuschläge

Ihr Arbeitnehmer arbeitet am Sonntag dem 25.12. von 4 bis 12 Uhr. Für die Zeit von 4 bis 6 Uhr können Sie dem Mitarbeiter 175 Prozent steuerfrei als Zuschlag zahlen. Dies errechnet sich aus 150 Prozent für den Feiertag und 25 Prozent für die Nachtarbeit. Zusätzliche Prozente für den Sonntag gibt es nicht. Für die Zeit 6  bis 12 Uhr kann der Mitarbeiter noch 150 Prozent steuerfrei erhalten.

Bezahlung von Überstunden

Als Zuschlag ausgewiesen, aber dennoch keine steuerlichen Vorteile bietet der Mehrarbeitszuschlag. Hierbei handelt es sich um eine Zahlung für geleistete Überstunden, die von der vereinbarten Arbeitszeit abweichen. Es gilt dabei grundsätzlich, dass Sie an Vollzeitkräfte für Mehrarbeit nach aktueller Gesetzeslage keinen Zuschlag bezahlen müssen. Dies geschieht wenn dann freiwillig und ohne Anspruch.

Anders sieht dies bei Teilzeitkräften aus. Seit dem 01.01.2008 ist ein Zuschlag von 25 Prozent pro Stunde im Gesetz verankert. Der Anspruch auf Auszahlung dieses Zuschlags besteht allerdings nur, wenn Sie als Arbeitgeber keinen vollständigen Freizeitausgleich innerhalb von drei Monaten seit Anfallen der Stunden ermöglichen können. Hierbei gibt es eine Ausnahme: Sollten Vollzeitkräfte in Ihrem Unternehmen eine wöchentliche Arbeitszeit von unter 40 Stunden besitzen und Sie eventuelle Mehrarbeit nicht freiwillig höher vergüten, steht auch den Teilzeitkräften kein Mehrarbeitszuschlag zu. Wie immer gilt, dass betriebseigene oder tarifliche Vereinbarungen die genannten Regeln ersetzen können.

Erschwerniszulagen für harte Arbeit

Die erste der hier vorgestellten Zulagen (und somit von der Begrifflichkeit kein Zuschlag) ist die Erschwerniszulage für besondere Arbeiten. Vorab sei gesagt, dass keine Erschwerniszulage gesetzlich vorgeschrieben werden kann, sondern freiwillig bezahlt werden muss. Dennoch ist es in vielen Berufen üblich, dass eine Erschwerniszulage gezahlt wird, häufig auch, weil dies in den geltenden Tarifverträgen verankert ist. Sobald Tätigkeiten verrichtet werden müssen, die an die körperliche Belastung gehen, werden normalerweise Zulagen gezahlt. Dies trifft beispielsweise auf großen Lärm an Baustellen, auf gefährliche Einsätze von Polizisten und Feuerwehrleute, auf Verantwortung im Personentransport, auf psychische Belastungen im Krankenhaus, auf Schmutzkontakt in Toiletten und Kanalisationen oder auf schwere Arbeit an Hochöfen zu. Damit diese Berufe auch weiterhin interessant für Nachwuchskräfte bleiben und somit für die Allgemeinheit bezahlbare Angebote entstehen, zahlen die Arbeitgeber eine Erschwerniszulage. Die Zulagen werden in den meisten Fällen auf alle anfallenden Arbeitsstunden gezahlt und sind somit unabhängig vom Ergebnis der Arbeit.

Leistungszulagen bei guter Arbeit

Leistungszulagen werden an Arbeitnehmer gezahlt, die eine besondere Leistung vollbracht haben. Dies kann qualitativ, quantitativ oder als eine reine Idee geschehen sein. War ein Mitarbeiter während eines Produktionszeitraumes besonders fleißig und hat eine große Menge oder einen geringen Ausschuss produziert, so können Sie dem Mitarbeiter eine Leistungszulage zukommen lassen. Nicht zu Verwechseln  ist die Leisutngszulage mit dem Prämienlohn, bei dem eine leistungsbezogene Vergütung von Beginn an vorgesehen ist.

Gleiches gilt für eine besonders qualitative Arbeit, mit der Sie als Arbeitgeber eine Leistung würdigen wollen. Dies kann beispielsweise nach einer jährlichen Beurteilung erfolgen, sodass Ihre Mitarbeiter in diesen Jahresgesprächen nicht nur ein mündliches Feedback erhalten, sondern auch monetär profitieren können.

Ein dritter Bereich der Leistungszulage ist das Honorar für Ideen, die Ihrem Unternehmen weiterhelfen. Hat ein Mitarbeiter Vorschläge, die die Produktion steigern oder die Kosten einsparen, können Sie dies über eine Leistungszulage vergüten und so die Motivation für ein Ideenmanagement steigern. Leistungszulagen werden somit üblicherweise zu bestimmten Anlässen gezahlt. Alle Zulagen sind eine freiwillige Zahlung, die voll versteuert werden muss.

Funktionszulagen für Hierarchiegestaltung

Eine Funktionszulage zahlen Sie ihren Mitarbeitern, die Jobs in der Führungsebene besitzen oder die eine bestimmte Qualifikation mitbringen müssen, damit sie den Job ausführen können. Hierdurch schaffen Sie sich eine Hierarchie in den Gehältern, die nach Tarif ansonsten unter Umständen gleichbehandelt werden müssten. Die Funktionszulage ist eine freiwillige Zahlung, die im Normalfall regelmäßig zusätzlich zum Grundlohn erfolgt. Sie gehört somit zu den zu versteuernden Zulagen und wird dadurch nicht in voller Höhe an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Sobald die jeweilige Funktion vom Mitarbeiter nicht mehr ausgeführt wird, weil beispielsweise die Führungsposition entfällt oder die Qualifikation, die der Arbeitnehmer mitbringt, nicht mehr für den Job benötigt wird, kann die Zulage von Ihnen gestrichen werden. Eine Führungsposition zu entziehen ist jedoch nicht immer einfach. Hier müssen Sie sich im Vorfeld nachweisbare Gründe überlegen und eventuelle Einwände der Betriebsräte anhören, bevor eine Degradierung möglich wird.

Prämienlohn als Motivationsschub

Möchten Sie Ihre Mitarbeiter mit stark leistungsbezogenen Verträgen ausstatten, so ist der Prämienlohn die beste Wahl. Der Mitarbeiter erhält hierbei einen Grundlohn, der meist etwas niedriger ausfällt, als beispielsweise bei der Konkurrenz ohne leistungsorientierte Gehälter. Zum Grundlohn kann der Mitarbeiter jedoch Zulagen über Prämien erhalten. Die Höhe der Zulage richtet sich nach der Leistung der Arbeitnehmer.

Beispiel Prämienlohn

Ein Tischler hat ein Soll von einem Stuhl pro Stunde zu erfüllen und arbeitet acht Stunden. Nach Ende der Arbeitszeit hat der Mitarbeiter acht Stühle fertigen müssen und bekommt dafür einen Lohn von 160 Euro, was einem Stundenlohn von 20 Euro entspricht. Schafft er die Menge nicht, erhält er seinen Grundlohn, da es nicht möglich ist, weniger zu bezahlen. Übertrifft er sein Soll, erhält der Mitarbeiter eine Prämie von 50 Prozent des Stundenlohns. Im Beispiel hat der Tischler 10 Stühle gefertigt und konnte somit zwei Arbeitsstunden einsparen. Pro Stunde bekommt er 10 Euro Prämie als Zulage. Sein Tageslohn beträgt für die zehn gefertigten Stühle somit 180 Euro. Die Zahlung der Prämie ist meist im Arbeitsvertrag der Mitarbeiter oder in der Betriebsvereinbarung geregelt, sodass es sich nicht um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt. Die Prämienzulage wird wie der Grundlohn versteuert.

Sozialzulagen bei besonderen Ereignissen

Zu den Sonderzulagen zählen alle Zulagen für soziale Umstände, da hierfür keine Leistungen vom Mitarbeiter erbracht werden müssen. Sozialzulagen sind freiwillige Zahlungen des Unternehmens, wobei es Regelungen im Tarifvertrag oder in den Unternehmensvereinbarungen geben kann.

Sozialzulagen können einmalig gezahlt werden, wenn ein besonderes Ereignis stattgefunden hat, oder die Zahlung läuft dauerhaft. Ein Beispiel ist hier die Geburt eines Kindes. Viele Unternehmen zahlen dem Mitarbeiter eine einmalige freiwillige Zulage als Glückwunsch zum freudigen Ereignis. Andere Unternehmen unterstützen Eltern dauerhaft und zahlen Mitarbeitern mit Kindern feste Zulagen. Dies kann pauschal geschehen oder leistungsgebunden, wie zum Beispiel die Übernahme von Unterbringungskosten in der Kindertagesstätte. Weitere Beispiele für Sozialzulagen sind die Sonderzahlungen zur Hochzeit, zum Umzug, zu runden Geburtstagen, zum Jubiläum in der Betriebszugehörigkeit oder zum Firmenjubiläum. Auch bei Krankheit oder im Todesfall von Angehörigen können Sozialzulagen gezahlt werden. Ebenso gehören das weitverbreitete Urlaubs- und das Weihnachtsgeld am ehesten zu den Sozialzulagen. Sowohl dauerhafte als auch einmalige Zulagen sind Teil vom Einkommen und müssen vom Mitarbeiter voll versteuert werden.

Übertarifliche Zulage für Lohnangleichung

Manche Unternehmen zahlen übertarifliche Zulagen. Dies ist dann der Fall, wenn der Betrieb tariflich einer eher schwächeren Branche zugeordnet ist, die Geschäfte aber gut laufen und sich der Arbeitgeber somit monetär von der Konkurrenz absetzen möchte. Das geschieht wiederum häufig, wenn die benötigten Arbeitskräfte nicht in sehr großem Umfang vorhanden sind oder qualitativ besonders gute Mitarbeiter zwingend benötigt werden. Selbstverständlich ist der Lohn nicht immer ausschlaggebend, doch lässt sich mit einer übertariflichen Zulage zusätzlich zum Grundgehalt besser argumentieren. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen übertarifliche Zulagen zahlen wollen, müssen Sie zwingend beachten, dass Sie hierbei den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz einhalten. Bei Nichteinhaltung können Klagewellen der Mitarbeiter drohen. Sollte im Unternehmen zudem ein Betriebsrat installiert sein, deckt dieser sehr schnell auf, wenn eine Gleichbehandlung beim Arbeitsentgelt im Unternehmen nicht gegeben ist.

Freiwilligkeitsvorbehalt schützt Arbeitgeber

Sicherlich haben Sie bereits davon gehört, dass Arbeitnehmer die freiwilligen Sonderzulagen einklagen, da sie diese als betriebliche Übung ansehen. Dies ist das gute Recht der Mitarbeiter, sollte eine freiwillige Zulage an drei Jahren in Folge gezahlt worden sein. Um sich vor einer solchen Klage zu schützen, sollten Sie als Arbeitgeber eine wichtige Vorkehrung treffen und bei der Zahlung auf die einmalige Zulage hinweisen. Hierzu reicht es beispielsweise aus, wenn Sie auf der Lohnabrechnung den Zusatz vermerken, dass Zulagen ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gezahlt werden und auch bei wiederkehrender Gewährung kein Rechtsanspruch auf zukünftige Zahlungen besteht. Nur mit solch einer Klausel bleibt eine freiwillige Zulage auch das was sie sein soll: freiwillig und als Anerkennung des Arbeitgebers für seine Mitarbeiter.