Geschäftsführergehalt in der GmbH: So viel darf ein GmbH-Geschäftsführer verdienen

Inhaltsverzeichnis

Wie hoch ist das Gehalt eines GmbH-Geschäftsführers?

Das Wichtigste vorab: Es gibt keine gesetzliche Gehaltsobergrenze für GmbH-Geschäftsführer. Entscheidend ist vielmehr, dass das Geschäftsführergehalt angemessen ist. Ob das der Fall ist, prüft das Finanzamt mithilfe des sogenannten Fremdvergleichs: Es stellt die Frage, ob ein unabhängiges Unternehmen einem Geschäftsführer mit vergleichbarer Verantwortung, in einer ähnlichen Branche und bei einer vergleichbaren Unternehmensgröße ebenfalls ein solches Gehalt zahlen würde.

Diese Faktoren werden dabei u.a. betrachtet:

• Umsatz
• Ertragskraft
• Mitarbeiterzahl
• Aufgabenbereich
• gesamte Vergütungsstruktur

Je besser das Geschäftsführergehalt diesen Kriterien entspricht, desto geringer ist das Risiko, dass das Finanzamt es später beanstandet.

Wie viel verdienen Geschäftsführer in Deutschland?

Die durchschnittlichen Jahresgesamtbezüge von GmbH-Geschäftsführern lagen 2024 im Durchschnitt bei 180.584 Euro laut BBE-Media Studie zu Geschäftsführer-Gehältern, 2025.

Geschäftsführergehälter in Deutschland haben eine große Spannbreite von 60.000 (KMU) bis 500.000 Euro (Großunternehmen). Bei Neugründungen ist außerdem verbreitet, dass sich geschäftsführende Gesellschafter zunächst gar kein Gehalt auszahlen.

Aus der Studie geht außerdem hervor, dass der entscheidende Einflussfaktor auf die Höhe des Gehalt der Jahresumsatz des Unternehmens ist.

Typische Bestandteile eines Geschäftsführergehalts

• Festes Gehalt: Monatlicher Fixbetrag
• Variables Gehalt: Gratifikationen, Boni oder Tantiemen
• Vorsorgeleistungen: Pensionszusagen, Versicherungen
• Sachbezüge: Dienstwagen, Preisnachlasse, Tankgutscheine, Wohnung, Provisionen, Bahn-Card, Gutscheine
• ….

Diese Aufschlüsselung wird auch Gehaltsstruktur genannt. Sie sollte im Idealfall vertraglich festgehalten und durch Belege dokumentiert sein. So hat die Gesellschaft im Falle einer unerwarteten Betriebsprüfung alle wichtigen Details sofort zur Hand.

GmbH-Geschäftsführervertrag

Das Geschäftsführergehalt in der GmbH bildet einen stetigen Streitpunkt zwischen Finanzamt und den Unternehmen. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Vergütung des Geschäftsführers „gerichtsfest” ist und von den Finanzbehörden in dieser Höhe akzeptiert wird. Denn schnell kann sich der Verdacht einer verdeckten Gewinnausschüttung auftun.

Eine Möglichkeit, um Vorwürfe abzuweisen, ist auf jeden Fall der schriftliche Geschäftsführervertrag. Mit diesem sorgen Unternehmer für eine saubere Trennung von der Vergütung des Geschäftsführers und der Gewinnentnahme als Gesellschafter.

Diese Trennung ist klar erkennbar, da die Vergütung des Geschäftsführers über die Lohnsteuer besteuert wird, die Gewinnentnahme jedoch über Einkünfte aus Kapitalvermögen. Im Endeffekt werden so zwar auch die Gewinnverlagerungen versteuert, das Unternehmen spart sich jedoch die Gewerbesteuer.

Verdeckte Gewinnausschüttungen werden deshalb, sobald aufgedeckt, zusätzlich und nachträglich mit der GmbH-Steuer verrechnet (Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer). Gesellschafter-Geschäftsführer, die Anteile am Unternehmen tragen und ihr Gehalt mitbestimmen dürfen, sollten ebenso darauf achten, dass die Höhe ihres Gehalts branchenüblich und „angemessen” ist.

Wann ist ein GmbH-Geschäftsführergehalt angemessen?

Um zu beurteilen, ob das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers angemessen ist, sollten Unternehmer die einzelnen Posten der Gesamtbezüge ihres Geschäftsführers genau unter die Lupe nehmen. Denn spätestens bei der Betriebsprüfung wird das Geschäftsführergehalt und seine Angemessenheit kontrolliert.

Orientierung durch Vergütungsstudien

Bei der Beurteilung der Angemessenheit greifen Steuerberater und Unternehmen häufig auf Vergütungsstudien zurück. Diese vergleichen Geschäftsführergehälter nach Branche, Unternehmensgröße, Umsatz und Verantwortungsbereich.

Die BBE-Vergütungsstudie wird sogar von Steuerberatern, Finanzgerichten und der Finanzverwaltung herangezogen, wenn die Angemessenheit von Geschäftsführervergütungen geprüft wird.

Wichtig: Durchschnittswerte allein reichen nicht aus. Für den steuerlichen Fremdvergleich ist entscheidend, wie Geschäftsführer in vergleichbaren Unternehmen vergütet werden. Deshalb sollten Gehälter immer im Kontext der individuellen Unternehmenssituation bewertet werden.

Karlsruher Tabelle

Für die Beurteilung der Angemessenheit von Geschäftsführergehältern wird häufig auf die sogenannte Karlsruher Tabelle beziehungsweise die von der Oberfinanzdirektion Karlsruhe veröffentlichten Orientierungswerte verwiesen. Sie enthält Vergütungsbereiche für Gesellschafter-Geschäftsführer und berücksichtigt unter anderem Umsatz, Unternehmensgröße und Branche.

Tipp aus der Praxis

In der Praxis gibt es kein „perfektes“ Geschäftsführergehalt. Entscheidend ist, dass die Vergütung nachvollziehbar festgelegt wird und sowohl zur wirtschaftlichen Situation der GmbH als auch zur Verantwortung des Geschäftsführers passt. Wer sich ausschließlich an Durchschnittsgehältern orientiert, übersieht häufig den wichtigsten Maßstab: den Fremdvergleich mit vergleichbaren Unternehmen.

Beispiel GmbH-Geschäftsführergehalt

Eine GmbH erzielt einen Jahresumsatz von 1,7 Million Euro und erwirtschaftet nach Abzug des Geschäftsführergehalts einen Gewinn von 300.000 Euro. Vereinbart werden ein jährliches Festgehalt von 180.000 Euro sowie eine Tantieme von 30.000 Euro (10 % des Gewinns, aber weniger als 25% des Gesamtgehalts). Die Gesamtvergütung beträgt damit 210.000 Euro.

Nach welchen Kriterien prüft das Finanzamt das Geschäftsführergehalt?

Das Finanzamt betrachtet nicht nur die Höhe des Gehalts, sondern die gesamte Vergütungsstruktur. Neben dem Festgehalt werden auch Tantiemen, Boni, Dienstwagen, Pensionszusagen oder andere Zusatzleistungen berücksichtigt.

Das Geschäftsführergehalt wird nicht nur an der Branche, sondern an diversen weiteren Faktoren gemessen: dem Jahresumsatz der GmbH, der Unternehmensgröße sowie dem Verantwortungsgrad des Geschäftsführers (Allein- oder Mitgeschäftsführer, Mitgesellschafter oder externer).

Geprüft wird dabei insbesondere, ob ein fremder Geschäftsführer unter vergleichbaren Bedingungen eine ähnliche Vergütung erhalten würde. Ist das Gesamtpaket deutlich überhöht, kann dies als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft werden.

So machen Sie Ihr GmbH-Geschäftsführergehalt rechtssicher

Bei welchen Regelungen schauen die Betriebsprüfer genau hin? Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftsführergehalt dem Fiskus keine Angriffsfläche bietet? Überprüfen Sie die folgenden Punkte, um zu kontrollieren, ob Ihr GmbH-Geschäftsführervertrag die Vergütung angemessen regelt:

Gehaltsbestandteile prüfen

Sie sollten alle oben erwähnten Gehaltsbestandteile schriftlich im Vertrag festhalten: monatliches Festgehalt, jährliche Einmalzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld), Tantiemen, Provisionen, Prämien, Pensionszusagen, steuerfreie Zuwendungen, Versorgungsleistungen, ein privat genutzter Dienstwagen.

Nebenleistungen prüfen

Einige Leistungen müssen im GmbH-Geschäftsführervertrag im Gegensatz zum herkömmlichen Arbeitsvertrag zusätzlich geregelt werden, da der Geschäftsführer einer GmbH nur im Sonderfall als Arbeitnehmer zählt und somit Regelungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes nicht für diesen gelten. Folgende Nebenleistungen müssen individuell im Geschäftsführervertrag festgehalten werden: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz oder Hinterbliebenenversorgung.

Die 75/25-Regel

Erhält ein Gesellschafter-Geschäftsführer neben seinem Festgehalt eine Tantieme, orientiert sich das Finanzamt häufig an der sogenannten 75/25-Regel. Danach sollten mindestens 75 % der Gesamtvergütung aus einem festen Gehalt und höchstens 25 % aus einer erfolgsabhängigen Tantieme bestehen. Diese Faustregel dient als Orientierung für die Angemessenheitsprüfung und soll verhindern, dass Gewinne über eine überhöhte Tantieme steuerlich begünstigt ausgeschüttet werden.

Wichtig: Die 75/25-Regel ist keine starre gesetzliche Grenze. Liegt der Tantiemenanteil über 25 %, führt das nicht automatisch zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Überstundenregelung

In der Regel ist eine gesonderte Vergütung für Überstunden tabu, da der GmbH-Geschäftsführer als Führungskraft nicht nach Stunden, sondern mit einem Festgehalt bezahlt wird.

Altersvorsorge für den GmbH-Geschäftsführer: Pensionszusage überprüfen

Da GmbH-Geschäftsführer meist kein Mitglied der gesetzlichen Rentenversicherung sind, müssen sie selbst für ihre Altersvorsorge aufkommen. Mit einer Pensionszusage kann die GmbH ihren Geschäftsführer bei der Sicherung der Altersvorsorge unterstützen; die Pensionszusage muss allerdings im Geschäftsführervertrag notiert werden.

Die GmbH vergütet dem Geschäftsführer damit auch nach dessen Austritt weiterhin. Somit muss der GmbH-Geschäftsführer keine Versicherungen für das Alter abschließen und aus eigener Tasche bezahlen, sondern erhält den entsprechenden Schutz von der GmbH, indem diese ihm Leistungen verspricht, beispielsweise die Altersrente, Witwer/n- und Waisenrente für die Angehörigen oder Invalidenrente.

Unternehmer sollten die Rückstellungen der Pensionszusage regelmäßig prüfen, denn die Beiträge erhöhen sich mit dem Gehalt jährlich und sind diesem anzupassen.

Gehaltserhöhung für GmbH-Geschäftsführer?

Sollten Sie sich als GmbH-Geschäftsführer ein höheres Gehalt auszahlen? Gehaltserhöhungen sind immer mit Vorsicht zu genießen. So vermeiden Sie eventuelle Probleme und überzeugen auch die Gesellschafterversammlung von Ihrer Gehaltserhöhung:

Bei Liquiditätsproblemen können Sie ohne Verzögerung handeln

Selbst falls es kurzfristig zu einem Liquiditätsengpass kommen sollte, beispielsweise durch eine Finanzkrise oder den Ausfall eines wichtigen Kunden, bleiben Unternehmer trotz des erhöhten Geschäftsführergehalts handlungsfähig und steuerlich risikofrei: denn der Geschäftsführer der GmbH kann jederzeit beschließen, auf sein Gehalt zu verzichten und einen Gehaltsverzicht durchzuführen. Das Finanzamt wird diesen sogar anerkennen, wenn Sie mit der GmbH vereinbaren, dass die Zahlungen nachgeholt werden, sobald sich die wirtschaftliche Lage des Unternehmens gebessert hat.

Durch das Vorsichtsprinzip verdient der Fiskus

Die meisten Geschäftsführer handeln tatsächlich wie Geschäftsleute und zahlen sich selbst eher zu wenig als zu viel, um die finanzielle Lage der GmbH zu schonen. Allerdings wird es teuer, wenn Sie den Gewinn des Unternehmens ins Privatvermögen überführen wollen: Für Gewinnrücklagen zahlen Unternehmer doppelt Steuern, nämlich die GmbH-Steuer (Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer) und obendrauf noch die Abgeltungsteuer der Gewinnausschüttung (25 %). Wenn Sie jedoch Ihr Gehalt höher ansetzen, kommen Sie nach Lohnsteuer und Einkommenssteuer mit mehr Gewinn ans Ziel.

Ein Mindestverdienst kann nicht ausgeglichen werden

Sollten Sie nach Jahren feststellen, dass Sie sich eigentlich mehr auszahlen könnten, kann dieser private Einkommensverlust nicht steuerneutral nachgebessert werden. Vom Finanzamt akzeptiert werden grundsätzlich nur gleitende Gehaltserhöhungen und keine Gehaltssprünge. Solange sich Steigerungen am allgemeinen Lohnniveau orientieren, wird meist keine Beanstandung des Finanzamtes folgen; sobald die Lohnerhöhung jedoch 10 % übersteigt, können Unternehmer damit rechnen, dass von einer verdeckten Gewinnausschüttung ausgegangen wird.

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