Hausverwaltung gründen: So werden Sie selbständiger Hausverwalter

Inhaltsverzeichnis

Wer ist ein Hausverwalter/eine Hausverwalterin?

Es ist üblich, das Wort „Hausverwalter” als Sammelbegriff für mehrere Tätigkeiten zu benutzen. Oft werden die Begriffe „Hausverwaltung” und „Immobilienverwaltung” als Synonyme benutzt. Abzugrenzen sind dabei allerdings zwei unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche: Mietwohnraum und Eigentumswohnraum. Generell kann eine Hausverwaltung eine natürliche oder eine juristische Person sein.

Was ist eine Miet- oder Wohnungsverwaltung?

Meist wird mit der Bezeichnung „Hausverwalter” oder „Hausverwalterin” die Administration von Wohnhäusern und -anlagen, Mehrparteienhäusern und gewerblichen Immobilien verstanden. Miet- und Wohnungsverwalter kümmern sich ausschließlich um Mietobjekte. Dabei repräsentieren sie oftmals die Vermieter und Eigentümer bei der Durchführung administrativer Aufgaben.

 

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Im Gegensatz dazu ist die Wohnungseigentumsverwaltung, oder kurz „WEG-Verwaltung”, für die Verwaltung von gemeinschaftlichen Eigentums (Gebäude, Anlagen, Einrichtung) zuständig. Ausgeschlossen von der Zuständigkeit der WEG-Verwaltung sind allerdings Sondereigentum (wie etwa Eigentumswohnungen) oder Eigentum eines Dritten. Die Rechte und Pflichten einer WEG-Verwaltung sind im Wohnungseigentumsgesetz (WoEigG) geregelt. Die WEG-Verwaltung kann aus einer oder mehreren Personen bestehen und wird von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt und kann jederzeit abberufen werden. Das Verwalteramt ist nicht übertragbar: Die WEG schließt mit dem Verwalter oder den Verwaltern einen Verwaltungsvertrag, indem die zu verrichtenden Pflichten vereinbart werden.

Ein WEG-Verwalter kann auch gleichzeitig ein Mietverwalter sein.

Weitere Tätigkeitsbereiche eines Immobilienverwalters

• Sondereigentumsverwaltung (abgeschlossene Räume innerhalb einer WEG)
• Gewerbeverwaltung (z. B. Kliniken, Kaufhäuser, Lagerhallen, Bürogebäude)
• sonstige Verwaltung (z. B. Wohnheime, Immobilienfonds, Garagen)

 

Was ist ein Verwaltungsbeirat?

Üblicherweise besteht ein Verwaltungsbeirat aus einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern, die jeweils zur Wohnungseigentümergemeinschaft gehören. Der Beirat wird in der WEG-Versammlung gewählt. Der Hausverwaltungsbeirat einer WEG hat die Aufgabe, den Verwalter in seinen Aufgaben zu unterstützen: Der Beirat prüft und nimmt Stellung zu Wirtschaftsplänen, Abrechnungen u.a. Der Beirat ist außerdem oftmals mit dem Abschluss des Verwaltervertrags betraut.

 

Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Hierbei ist wieder zwischen der Mietverwaltung und der WEG-Verwaltung zu unterscheiden. Obwohl es Überschneidungen gibt, sind die Aufgaben der Wohnungseigentumsverwaltung gesetzlich festgelegt.

Aufgaben und Tätigkeiten einer WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung muss für die „ordnungsgemäße Verwaltung” des Wohnungseigentums sorgen (§ 21 WoEigG). Dazu zählt unter anderem:

• Aufstellung einer Hausordnung
• Ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums
• Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert sowie die angemessene Versicherung der Wohnungseigentümer gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
• Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung
• Aufstellung eines Wirtschaftsplans
• Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers erforderlich sind

 

Aufgaben und Tätigkeiten einer Miet- und Wohnungsverwaltung

Anders als bei der WEG-Verwaltung gibt es keinen gesetzlichen Aufgabenkatalog für Mietverwalter. In der Regel ergeben sich die Aufgaben aus einem Verwaltungsvertrag zwischen Eigentümer(n) und der Hausverwaltung. Darin sind üblicherweise technische und kaufmännische Tätigkeiten festgehalten, wie zum Beispiel:

• Buchführung
• Begleichung anfallender Rechnungen
• Mietpreisanpassungen
• Budgetplanung
• Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen
• Nebenkostenabrechnungen
• Kontrolle von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
• Modernisierungsmaßnahmen
• Wohnungsabnahmen
• Neuvermietung

 

Hausmeister oder Hausverwaltung?

Abzugrenzen sind die Pflichten eines Hausverwalters von denen eines Hausmeisters. Für die Durchführung aller handwerklichen Tätigkeiten beauftragen Eigentümer oder die Hausverwaltung in der Regel einen Hausmeisterdienst. Die Planung, Beauftragung, Überwachung, Kontrolle und Bezahlung handwerklicher Tätigkeiten fallen wiederum in den üblichen Aufgabenbereich einer Hausverwaltung.

Abgrenzung: Immobiliengesellschaft gründen

Oft werden die Zuständigkeitsbereiche einer Hausverwaltung mit der einer Immobiliengesellschaft verwechselt. Immobiliengesellschaften oder Immobilienunternehmen sind klar abzugrenzen von einer Hausverwaltung. Ihre Tätigkeitsbereiche werden üblicherweise von Immobilienmaklern betreut. Dazu gehören Vermietung, Finanzierung und Vermarktung von Immobilien.

 

Hausverwaltung gründen: Welche Voraussetzungen gibt es?

Eine staatliche Ausbildung gibt es für den Beruf des bisher nicht. Gleichzeitig verlangt eine “ordnungsgemäße Verwaltung” keine ausreichende Bonität. Diese Umstände stehen in einem starken Kontrast zu den vielen Zuständigkeitsbereichen und Verantwortlichkeiten eines Immobilienverwalters. Die starke Kritik der fehlenden Professionalität der Branche wurde kürzlich durch eine Gesetzesänderung honoriert.

Gesetzesänderung 2018: Gesetzliche Berufszulassung für Hausverwalter

Das Gesetz zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter trat am 1. August 2018 in Kraft, Damit wird der Paragraph 34c der Gewerbeordnung erweitert, sodass eine Berufszulassungsregelung für Immobilienverwalter besteht. Immobilienmakler sind ebenfalls von der Änderung betroffen.

Anders als zunächst gefordert, wurde die Novellierung der Gewerbeordnung auch auf WEG-Verwalter und Mietverwalter ausgeweitet und unter dem Begriff „Wohnimmobilienverwalter” zusammengefasst.

Voraussetzungen der Gewerbeerlaubnis für Hausverwalter

Folgende Voraussetzungen sind ab August 2018 zwingend nötig, um als Wohnimmobilienverwalter tätig zu sein:

• Nachweis von Zuverlässigkeit und geordneten Vermögensverhältnissen
• Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
  • Versicherungssumme je Versicherungsfall: mind. 500.000 Euro
  • Versicherungssumme für alle Versicherungsfälle/Jahr: mind. 1 Mio. Euro

Weiterbildungspflicht

Darüber hinaus wurde eine Weiterbildungspflicht eingeführt (20 Stunden innerhalb von drei Jahren), die Immobilienverwalter dazu zwingen soll, sich stets auf dem aktuellsten Stand des Fachwissens zu halten. Für Verstöße gegen die Pflicht zur Fortbildung fallen Bußgelder an.

Verwalter, die Immobilienfachwirte und -kaufleute oder ähnliche staatliche anerkennte Abschlüsse vorweisen können, sind in den ersten drei Jahren nach der Aufnahme der Tätigkeiten von der neuen Weiterbildungspflicht befreit.

Umsetzungsfrist für bereits tätige Verwalter

Für aktive Wohnimmobilienverwalter gilt die Frist vom 1. März 2019, um die neue Gewerbeerlaubnis zu beantragen.

DDIV fordert Sachkundenachweis für Hausverwalter/innen

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter setzt sich für reglementierte Zugangsvoraussetzungen und die Professionalität der Branche ein. Auch das neue Gesetz geht dem Verband nicht weit genug. Der DDIV fordert nach wie vor das Ablegen einer Sachkundeprüfung als Eintrittsbarriere.

Empfohlene berufliche Voraussetzungen für Hausverwalter

Ein klassischer Werdegang für WEG-Verwalter und Mietverwalter ist eine Ausbildung zur Immobilienkauffrau/-mann oder eine zusätzliche Qualifikation als Immobilienassistent/in. Andere kaufmännische Ausbildungen oder Studiengänge mit dem Abschluss Dipl. Kauffrau/ -mann sind ebenfalls sehr gute Einstiegswege in die Verwaltertätigkeit. Einige Hochschulen bieten zudem die Studiengänge Immobilienwirtschaft oder Immobilienmanagement. Die IHK und das Europäische Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft bieten außerdem einen zertifizierten Lehrgang „Geprüfte/-r Immobilienfachwirt/-in und Wohnungsfachwirt/-in.“

Persönliche Qualifikationen

Üblicherweise ist der Hausverwalter oder die Hausverwalterin auch für die treuhänderische Verwaltung von fremdem Vermögen und Sachwerten zuständig. Wer eine Immobilienverwaltung gründen möchte, sollte vor allem menschlich überzeugen. Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sind deshalb auch unverzichtbare persönliche Eigenschaften, die ein professioneller Immobilienverwalter mitbringen sollte.

 

Hausverwaltung gründen als Gesellschaft oder Einzelunternehmen

Der erste Schritt in die Selbständigkeit ist die Wahl einer für Sie geeigneten Rechtsform. Eine Existenzgründung als Hausverwalter lässt Ihnen viele Möglichkeiten. Beachten Sie bei der Wahl außerdem, dass sich die einzelnen Rechtsformen auch steuerlich unterscheiden. Die gängigsten Rechtsformen für Hausverwalter sind GmbH, UG oder Einzelunternehmen.

Tipp: Das Wohnungseigentumsgesetz untersagt, dass Personengemeinschaften (z. B. Bürogemeinschaften, Steuerberatersozietäten oder Eheleute) oder Gesellschaften des bürgerlichen Rechts zu einer WEG-Verwaltung bestellt werden.

Weiterlesen zu den Rechtsformen für Hausverwalter und -verwalterinnen:

• GmbH Basics
• UG Basics
• Einzelunternehmen Basics

 

Checkliste Existenzgründung: Wo melden Sie Ihre Hausverwaltung an?

Hausverwaltung gründen ohne Gewerbepflicht

Immobilienverwaltungen sind nicht automatisch verpflichtet, ihre Verwaltertätigkeiten als Gewerbe anzumelden. Das Einkommenssteuergesetz (§ 18 I Nr. 3 EStG) fasst Vermögensverwaltung als selbständige Tätigkeit auf, die nicht der Gewerbesteuer unterliegt. Wenn allerdings nicht die persönliche Arbeitsleistung im Vordergrund steht und Tätigkeiten an Dritte delegiert werden, besteht womöglich eine gewerbliche Tätigkeit. Zum anderen liegt eine gewerbliche Tätigkeit vor, wenn der Verwalter mehr als drei Mal im Jahr Verträge über den von ihm verwalteten Wohnraum vermittelt.

Handelsregistereintragung für Hausverwaltungen

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts. Die Unternehmensformen GmbH und UG (haftungsbeschränkt) erfordern eine Eintragung im Handelsregister. Gründen Sie Ihre Hausverwaltung als Einzelunternehmer, sind Sie nur als eingetragener Kaufmann (e. K.) zur Anmeldung im Handelsregister verpflichtet. Ob Sie Kaufmann sind oder nicht ist abhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb” vorliegt. Eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister ist als Einzelunternehmer möglich.

Immobilienverwaltung gründen mit Gewerbepflicht

Sind Sie gewerblich tätig, so müssen Sie Ihre Hausverwaltung während und nach der Gründungsphase bei verschiedenen Behörden und Institutionen melden. Achten Sie darauf, welche Anmeldungen Sie selbst aktiv vornehmen müssen. Abhängig von der Rechtsform, die Sie für Ihre Immobilienverwaltung gewählt haben, unterscheiden Sie die Notwendigkeiten der behördlichen Anmeldung. Hier finden Sie einen schnellen Überblick.

Hausverwaltung als Gewerbe anmelden

Wenn Sie mit Ihrer Hausverwaltung gewerblich tätig sind, müssen Sie sich unabhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform bei dem für Ihren Firmensitz zuständigen Gewerbeamt anmelden. Wenn Sie Ihre Immobilienverwaltung als Einzelunternehmen gründen, genügt eine einfache Gewerbeanmeldung.

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt meldet sich das Finanzamt automatisch bei Ihnen zur steuerlichen Erfassung. Sobald Ihre Unterlagen vom Finanzamt gesichtet und geprüft wurden, erhalten Sie Ihre Steuernummer und dürfen Rechnungen ausstellen.

Industrie- und Handelskammer

Die Industrie- und Handelskammer wird wie das Finanzamt vom Gewerbeamt über Ihre Gründung informiert. Der Kontakt wird von Seiten der IHK aufgenommen. Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der für Sie zuständigen IHK Pflicht.

Berufsgenossenschaft

Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte. Bitte melden Sie sich selbständig bei der Berufsgenossenschaft an. Selbst Kleinunternehmer ohne Personal sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrer relevanten BG anzumelden. Wenn Ihnen unklar sein sollte, bei welcher der zahlreichen BGs Sie sich anmelden müssen, hilft Ihnen die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unter der Telefonnummer 0800 60 50 40 4 weiter.

Bundesverbände für Hausverwaltungen

Eine Mitgliedschaft in einem relevanten Bundesverband, wie zum Beispiel dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV), ist zu empfehlen. Branchenverbände übernehmen die Interessenvertretung der Mitglieder gegenüber der Öffentlichkeit, Wirtschaft und Politik.

Professionelles Marketing: Wie können Sie als selbständiger Hausverwalter erfolgreich sein?

Fachliche Qualifikationen sind nur ein Aspekt, den potentielle Kunden an einem Hausverwalter schätzen. Besonders wichtig ist allerdings, wie Sie Ihr Unternehmen nach außen präsentieren. Der Wettbewerb in der Immobilienverwaltungsbranche steigt stetig. Ein kreatives Marketingkonzept ist daher wichtig, um sich bewusst von der Konkurrenz abzuheben. Schaffen Sie sich ein Netzwerk aus professionellen Kontakten und werben Sie glaubwürdig auf einer eigenen Website. Eine suchmaschinenoptimierte Internetpräsenz wird Ihre Neukundengewinnung beschleunigen und vereinfachen.

Vertrauenswürdigkeit – Kernkompetenz eines Hausverwalters

Konzentrieren Sie sich auf die Kerneigenschaft, die Ihre fachlichen Kompetenzen und Ihre persönlichen Eigenschaften verbindet: Man kann Ihnen vertrauen. Sicherheit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit sind die Attribute, die eine emotionale Ebene schaffen – zusätzlich zu Ihrer beruflichen Kompetenz.

 

Welche Kosten können Sie als selbständiger Hausverwalter erwarten? Finanzierung und Businessplan

Die Existenzgründung in der Immobilienverwaltung erfordert ein vergleichsweise geringes Startkapital. Abhängig davon, wie hoch die Anzahl der Kunden ist, die Sie idealerweise betreuen wollen, brauchen Sie zusätzliches Personal und geeignete Büroräume. Hier sind einige typische Kostenpunkte, die Sie bei Ihrem Finanzplan berücksichtigen sollten.

• Bürokratie- und Gründungskosten
• Evtl. Anschaffungskosten für Büroausstattung
• Werbekosten
• Evtl. Kosten für Website und Software
• Laufende Betriebskosten wie Büromiete
• Personalkosten
• Umfangreiche Versicherungen
• Kapital zur Sicherung des Lebensunterhalts

Prüfen Sie, ob Sie Fördermittel wie Gründungszuschüsse oder Gründerkredite in Anspruch nehmen können.

Vermögensverwaltung: Risiken vermeiden und gut versichern

Wer eine Immobilienverwaltung gründet, kann sie zunächst nebenberuflich betreiben, um einen Kundenstamm aufzubauen. So vermeiden Sie das finanzielle Risiko einer schleppenden Anlaufphase, in der Ihre Ausgaben Ihre Einkünfte übertreffen. Entscheidend für Ihren beruflichen Erfolg als selbständiger Hausverwalter ist ein umfangreiches Versicherungspaket. Neben einer üblichen Betriebshaftpflichtversicherung sollten Sie eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen.