Einzelunternehmen gründen: Kosten, Voraussetzungen & Checkliste

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Einzelunternehmen?

Wer ein Unternehmen alleine gründen möchte, aber eine Kapitalgesellschaft (UG oder GmbH) nicht in Frage kommt, dem bleibt das Einzelunternehmen. Das Einzelunternehmen gilt als eigene Rechtsform. Für die Gründung ist meistens eine einfache Gewerbeanmeldung ausreichend.

• Keine besonderen Voraussetzungen erforderlich
• Haftung ist unbeschränkt mit dem Privatvermögen des Inhabers
• Kein Start- oder Mindestkapital erforderlich
• Beschäftigung von Mitarbeitern möglich
• Keine weiteren Teilhaber/Inhaber möglich
• Gewerbliche Tätigkeit

Hier erfahren Sie mehr Details über die Vor- und Nachteile eines Einzelunternehmens.

Typen von Einzelunternehmen

Gewerbe

Gewerbetreibende erfüllen die folgenden Merkmale:

• Selbständige, eigenverantwortliche Tätigkeit
• Arbeit auf eigene Rechnung und Steuernummer
• Tätigkeit mit Ausrichtung auf Gewinnerzielung

Wenn Sie Dienstleistungen oder Produkte mit Gewinnabsicht und auf regelmäßiger Basis anbieten (z. B. auf ebay), gilt eine selbständige Tätigkeit bereits als gewerblich.

Freiberufler

Eine Ausnahme bei den Einzelunternehmern sind Freiberufler. Sie sind keine Gewerbetreibenden. Wer also eine rein freiberufliche Tätigkeit ausüben möchte, benötigt keine Gewerbeanmeldung. In diesem Text liegt der Fokus auf den Gewerbetreibenden.

Kleingewerbe

Das „Kleingewerbe“ ist keine offizielle Rechtsform, da sich weder im Handelsgesetzbuch noch in der Gewerbeordnung eine entsprechende Definition findet. Wer also von einem Kleingewerbe spricht, meint umgangssprachlich ein Unternehmen, für das eine einfache Buchführung und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) am Jahresende ausreicht.

Kleinunternehmerregelung

Einzelunternehmer können unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Dabei handelt es sich um eine umsatzsteuerliche Regelung – nicht um eine eigene Rechtsform und nicht um eine Befreiung von der Gewerbesteuer.

Seit 2025 gelten grundsätzlich neue Umsatzgrenzen: Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben und der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Für das Jahr der Unternehmensgründung gelten Besonderheiten; hier ist insbesondere die Grenze von 25.000 Euro relevant.

Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt auch von Ihren Kunden und Investitionen ab. Wer beispielsweise größere Anfangsinvestitionen plant, sollte berücksichtigen, dass Kleinunternehmer grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug nutzen können. So melden Sie sich dafür beim Finanzamt an.

Abgrenzung zum eingetragenen Kaufmann (e. K.)

Als Kaufleute zählen alle, die ein Handelsgewerbe betreiben (§ 1 Abs. 1 HGB). Ein Handelsgewerbe gilt jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, das Unternehmen erfordert in Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (§ 1 Abs. 2 HGB). Diese grobe Umschreibung liefert das Handelsgesetzbuch.

Ob ein gewerbliches Einzelunternehmen Kaufmann im Sinne des HGB ist, hängt insbesondere davon ab, ob der Betrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Ist dies der Fall, besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Kleinere Gewerbebetriebe können sich freiwillig eintragen lassen. Für Einzelkaufleute können zudem unter bestimmten Voraussetzungen Erleichterungen bei der handelsrechtlichen Buchführung und Bilanzierung gelten.

Wann eignet sich ein Einzelunternehmen?

Ob ein Einzelunternehmen die passende Wahl ist, hängt nicht nur vom Gründungsaufwand ab. Berücksichtigen Sie insbesondere Haftungsrisiken, Kapitalbedarf, geplante Beteiligungen und die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens.

Orientierung: Ein Einzelunternehmen kommt insbesondere für Personen infrage, die allein gründen und eine unkomplizierte Unternehmensstruktur wünschen. Die persönliche Haftung sollte dabei bewusst gegen den geringeren Gründungs- und Verwaltungsaufwand abgewogen werden.

Einzelunternehmen gründen: Checkliste

Mit dieser Checkliste behalten Sie die wichtigsten Schritte bei der Gründung Ihres Einzelunternehmens im Blick:

• Kapitalbedarf und laufende Kosten kalkulieren
• Standort und gegebenenfalls Zustimmung des Vermieters prüfen
• Erforderliche Genehmigungen und Qualifikationsnachweise klären
• Gewerbe anmelden – sofern Sie nicht ausschließlich freiberuflich tätig sind
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER übermitteln
• Handelsregisterpflicht prüfen
• Unternehmensbezeichnung festlegen
• Buchhaltung und Rechnungsstellung einrichten
• Versicherungen und weitere Meldepflichten prüfen

Die einzelnen Punkte erklären wir im Folgenden ausführlich.

Kapital

Für die Gründung eines Einzelunternehmens ist kein Startkapital erforderlich – aber sinnvoll. Sie müssen keinen Nachweis über Ihr verfügbares Kapital erbringen, doch ganz ohne Investition ist eine Gründung kaum zu stemmen. Erste Kosten entstehen zum Beispiel für folgende Posten:

• Gewerbeanmeldung (nicht bei Freiberuflern!)
• Einrichtung einer Website
• Kauf einer Domain
• Büromiete
• Softwarelizenzen
• Personal
• Steuerberatung

Standort

Wer sich (zunächst) kein Ladenlokal oder Büro anmieten möchte, darf grundsätzlich ein Einzelunternehmen von Zuhause aus betreiben. Für viele ist das der erste logische Schritt in die Selbständigkeit. Allerdings hier ist Vorsicht geboten, denn nicht an jeder Wohnadresse ist dies zulässig. Fast überall in Deutschland definieren Gemeinden und Stadtbezirke, wo sich Gewerbe ansiedeln dürfen – und wo nicht. In reinen Wohngebieten ist dies meistens nicht erlaubt.

Für Mieter gelten noch weitere: Ohne Absprache mit dem Vermieter sollten Sie besser keinen Gewerbe in der Privatwohnung betreiben. Das gilt auch dann, wenn der Mietvertrag dazu keine gesonderte Klausel enthält. Eine schriftliche Genehmigung bietet Sicherheit.

Gründung

Der erste Schritt in Ihre Selbständigkeit ist die Anmeldung des Einzelunternehmens beim Gewerbeamt. Zunächst sollten Sie prüfen, ob die geplante Tätigkeit eine Gewerbeerlaubnis voraussetzt. Falls ja, ist die Beantragung der Erlaubnis der erste Schritt. Die Gewerbeanmeldung an sich ist unkompliziert und günstig. Gründer können sie vor Ort im zuständigen Gewerbeamt ausfüllen oder digital vornehmen – letzteres funktioniert leider noch nicht überall in Deutschland.

Nach einer erfolgreichen Gewerbeanzeige wird das neue Unternehmen ins Gewerberegister aufgenommen. Das Gewerbeamt informiert weitere Behörden und Kammern über die Neugründung:

• Finanzamt
• Handwerkskammer oder Industrie-und Handelskammer
• Berufsgenossenschaft

Haftung

Die Haftung ist persönlich und unbeschränkt. Das heißt, der Inhaber haftet mit dem gesamten betrieblichen und privaten Vermögen.

Unternehmensbezeichnung

Wenn Sie ein Einzelunternehmen gründen, unterliegt der Name einigen Regeln und Bestimmungen. Bei Einzelunternehmen sollte der volle Name (Vor- und Nachname) des Inhabers oder der Inhaberin in der Unternehmensbezeichnung enthalten sein. Die gesetzliche Vorschrift dazu ist zwar weggefallen, jedoch sollte aus dem Namen klar hervorgehen, dass das Unternehmen identisch mit dem Inhaber ist. Beispiele: für einen zulässigen Firmennamen wären „Klaus Müller, Florist“ oder „Rohrreinigung Britta Hausen“.

Für die Außendarstellung und Werbezwecke gelten andere Regeln: So genannte Etablissementbezeichnungen sind erlaubt, solange auf Rechnungen und Visitenkarten, im Schriftverkehr und Impressum der Inhaber klar bezeichnet wird. Beispiele: „Restaurant zum Berg“ oder „Versicherungscheck 360°”. Für Außenstehende muss klar erkenntlich sein, welche natürliche Person das Gewerbe betreibt.

Steuernummer und Buchhaltung

Die Daten der Gewerbeanmeldung werden automatisch an das Finanzamt weitergegeben. Danach werden Sie bald aufgefordert, die steuerliche Erfassung per ELSTER durchzuführen. Mit der erfolgreichen Anmeldung beim Finanzamt erhalten Sie eine Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls gewünscht), die Sie für jede Rechnung benötigen. Erst jetzt können Sie richtig loslegen und erste Rechnungen schreiben und Steuern korrekt abführen. Dieser Zeitpunkt ist außerdem die beste Gelegenheit, eine Buchhaltung einzurichten.

Was kostet es, ein Einzelunternehmen zu gründen?

Für ein Einzelunternehmen ist kein gesetzliches Mindestkapital vorgeschrieben. Die formalen Gründungskosten können deshalb niedrig ausfallen. Wie viel Geld Sie tatsächlich zum Start benötigen, hängt jedoch wesentlich stärker von Ihrem Geschäftsmodell als von der Rechtsform ab.

Planen Sie neben den einmaligen Gründungskosten auch Ihre laufenden Betriebsausgaben ein. Dazu können beispielsweise Kosten für Software, Versicherungen, Marketing, Geschäftskonto, Arbeitsmittel, Miete oder Steuerberatung gehören.

Wichtig: Kein vorgeschriebenes Mindestkapital bedeutet nicht, dass Sie ohne finanziellen Puffer gründen sollten. Kalkulieren Sie, welche geschäftlichen und privaten Ausgaben Sie bis zu den ersten verlässlichen Einnahmen finanzieren müssen.

Beispiel: Kosten eines Einzelunternehmens im Nebenerwerb

Eine Solo-Dienstleisterin gründet nebenberuflich und arbeitet von zu Hause. Sie benötigt keine Mitarbeiter, keine Geschäftsräume und keinen Handelsregistereintrag. Dadurch können ihre unmittelbaren formalen Gründungskosten sehr niedrig bleiben.

Trotzdem entstehen möglicherweise laufende Ausgaben für Geschäftskonto, Buchhaltungssoftware, Website, Versicherungen oder Steuerberatung. Benötigt sie zusätzlich einen Arbeitsplatz, spezielle Software, Maschinen oder Waren, steigt der tatsächliche Kapitalbedarf entsprechend.

Faustregel: Entscheidend ist nicht nur, was die Anmeldung des Einzelunternehmens kostet, sondern wie viel Kapital Sie benötigen, bis das Unternehmen seine laufenden Ausgaben aus eigenen Einnahmen finanzieren kann.

Kein „Geschäftsführer“ im Einzelunternehmen

Als Inhaber eines Einzelunternehmens begeben Sie sich auf rechtliches Glatteis, wenn Sie die Bezeichnung „Geschäftsführer“ verwenden. Der Hintergrund: Offiziell ist der Begriff ausschließlich für Gesellschaften nach HGB vorgesehen. Ein Außenstehender könnte also in die Irre geführt werden was die Größe, Rechtsform und nicht zuletzt die Kreditwürdigkeit des Unternehmens angeht. Um Konflikte zu vermeiden, sollten Sie generell auf diesen Titel verzichten und stattdessen „Betriebsführer“ oder „Inhaber“ verwenden.

Partner Deal
Buchhaltung XL inklusive Lohnabrechnung & Geschäftskonto
Jetzt 6 Monate gratis testen

Deal sichern

Angestellte im Einzelunternehmen

Auch als Einzelunternehmer können Sie Mitarbeiter einstellen und ein großes Unternehmen aufbauen. Personal können Sie klassisch in Festanstellung beschäftigen. Aber auch die Einstellung von Freelancern, Werkstudenten oder Mini-Jobbern ist möglich.  Alle Beschäftigungsverhältnisse sind mit Vor- und Nachteilen verbunden, beispielsweise fällt immer ein gewisser bürokratischer Aufwand an.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen möchten, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Falls dies nicht der Fall ist, kann die Betriebsnummer zu einem späteren Zeitpunkt bei der Arbeitsagentur beantragt werden.

5 häufige Fehler beim Gründen eines Einzelunternehmens

1. Kleingewerbe und Kleinunternehmer verwechseln:
   Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer. Kleingewerbe und Kleinunternehmer sind nicht dasselbe.
2. Die persönliche Haftung unterschätzen:
   Einzelunternehmer haften grundsätzlich auch mit ihrem Privatvermögen.
3. Die steuerliche Erfassung aufschieben:
   Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER übermittelt werden.
4. Umsatz und Gewinn verwechseln:
   Umsatzgrenzen wie bei der Kleinunternehmerregelung beziehen sich nicht auf den Gewinn des Unternehmens.
5. Nur die Anmeldekosten kalkulieren:
   Berücksichtigen Sie auch laufende Kosten für Buchhaltung, Versicherungen, Geschäftskonto, Software, Marketing und gegebenenfalls Steuerberatung.