Den Unternehmensumzug richtig angehen

aktualisiert am 23. Oktober 2019 11 Minuten zu lesen

Steht ein Umzug der Firma in neue Räumlichkeiten an, ist vieles zu beachten. Hier erhalten Sie Tipps zur idealen Vorgehensweise.

Wird das Büro zu klein, ist das ein gutes Zeichen: Die Firma läuft offensichtlich so gut, dass immer mehr Mitarbeiter beschäftigt und mehr Produkte oder Dienstleitungen verkauft werden. Allerdings kommt auch Organisationsaufwand und Arbeit auf das Unternehmen zu: Wächst die Firma, sind schon bald neue Räumlichkeiten nötig. Wichtig ist, dass diese ausreichend Platz für Mitarbeiter, Waren, Material sowie Maschinen und Geräte bieten. Braucht das expandierende Unternehmen neue Räume, ist für den Unternehmensumzug ein strategisches Vorgehen ratsam.

 

Standortwahl – der zentrale Aspekt des Firmenumzugs

Stellt sich die Frage nach einem neuen Firmenstandort, sind viele Aspekte in Abhängigkeit von der Branche und dem Tagesgeschäft zu berücksichtigen. Eine Standortanalyse ist vor einem Unternehmensumzug dringend anzuraten. Standortfaktoren wie sie in dieser Kurzstudie vorgestellt werden, haben Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg einer Firma. Jede Branche stellt unterschiedliche Anforderungen an den Gewerbestandort. Eine produzierende Firma braucht andere Standortbedingungen als ein Einzelhändler oder Dienstleister. Eine gezielte Standortanalyse berücksichtigt unter anderem die folgenden Aspekte:

  • Laufkundschaft: Ja oder nein?
  • Infrastruktur
  • Wettbewerbssituation
  • Größe des Einzugsgebiets
  • Konkurrenten und Firmen mit ergänzenden Angeboten am neuen Standort

Stimmen die Rahmenbedingungen des potenziellen Bürostandorts, steht die Suche nach geeigneten Firmenräumen an. Dabei sind unter anderem folgende Aspekte wichtig: Wie groß muss die Gewerbeimmobilie sein? Welche Ausstattung benötigt sie? Was kostet die Miete? Lassen sich arbeitsschutzrechtliche Maßnahmen einfach umsetzen? Und vieles mehr. All dies sowie weitere Tipps zum Vorgehen bei der Suche nach den richtigen Immobilien finden Sie im Beitrag „Büro- oder Praxis-Suche: So klappt´s mit den eigenen Geschäftsräumen“. Unterm Strich gilt: Nur, wenn die Immobilie die Anforderungen zufriedenstellend erfüllt, ist ein Firmenumzug eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung.

 

Einen realistischen Zeitrahmen für den Firmenumzug stecken

Wurden passende Geschäftsräume gefunden, steht eine echte Mammutaufgabe an: Ein Firmenumzug ist eine Herausforderung, die kein Unternehmen auf die leichte Schulter nehmen sollte. Eine gute Vorbereitung hilft dabei, das Tagesgeschäft möglichst wenig zu beeinträchtigen. Im Idealfall gehen die Mitarbeiter am Freitag nach Hause und sitzen am Montag im fix und fertig eingerichteten neuen Büro an ihren Schreibtischen. Damit dieses Wunschziel in greifbare Nähe rückt, sollte die Umzugsplanung bereits ein Jahr vorher starten. Die besten Ergebnisse lassen sich erzielen, wenn motivierte Mitarbeiter mit der Organisation beauftragt werden. Die folgenden Listen zeigen, welche Dinge bei einem Gewerbeumzug zu erledigen sind.

 

Zwölf Monate vor dem Umzugstermin

Einige Aufgaben rund um den Unternehmensumzug sollten die Organisatoren etwa ein Jahr vorher planen beziehungsweise erledigen. Ein paar davon lassen sich um wenige Monate aufschieben, aber sollten nicht erst im letzten Moment angegangen werden. Das könnte kosten- oder zeitintensive Konsequenzen nach sich ziehen.

Kündigungsfristen prüfen: Bei Gewerbemietverträgen gilt meist die gesetzliche Kündigungsfrist für Geschäftsräume nach § 580a BGB. Demnach ist eine ordentliche Kündigung bis zum dritten Werktag eines Quartals und bis zum Ende des übernächsten Quartals möglich. Es können aber auch andere Regelungen vereinbart worden sein. Pachtverträge unterliegen anderen Gesetzmäßigkeiten.

Hardware und Technik prüfen: Ist die Technik veraltet und muss ersetzt werden? Oder kann mit den bestehenden EDV-Systemen mittel- oder langfristig weitergearbeitet werden? Falls die Entscheidung für ein neues System fällt, gilt es, das alte zu entrümpeln. So beansprucht es keinen Platz im Umzugswagen.

Entrümpeln: Im Hinblick auf den Unternehmensumzug sollten die einzelnen Abteilungen ihre Geschäftsausstattung überprüfen. Alles, was veraltet oder ungenutzt ist, kann verkauft, gespendet oder entsorgt werden. Hat die Firma Kontakte zu Startups und Existenzgründern, kann sie das ausrangierte Inventar an diese verkaufen oder verschenken.

Inventarverzeichnis erstellen: Die Organisatoren des Unternehmensumzugs sollten sämtliches Umzugsgut in einer Inventarliste festhalten. Auf Basis dieser Inventarliste können sie Umzugsangebote einholen und einen Einrichtungsplan für den neuen Firmenstandort erstellen. Das Inventarverzeichnis hilft der Umzugsfirma später bei der Arbeit.

Umzugsangebote einholen: Es ist ratsam, Vergleichsangebote verschiedener Umzugsprofis einzuholen. Auf diese Weise lässt sich ein Umzugsunternehmen finden, das ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis anbietet und Expertise bei Firmenumzügen vorweist. Für Büroumzüge lohnt es sich meist, einen Komplettservice zu buchen, der das ein- und auspacken der Einrichtungsgegenstände und den Anschluss von Geräten und Maschinen beinhaltet.

Firmenräume auf Sicherheitsaspekte und rechtliche Anforderungen prüfen: Müssen die neuen Fertigungs- beziehungsweise Büroräume firmeninternen oder branchenspezifischen Vorschriften gerecht werden? Erfüllen sie die Anforderungen an die Arbeitssicherheit oder muss nachgebessert werden? Wenn nötig, sollten die Umzugsorganisatoren die erforderlichen Umbau- oder Installationsmaßnahmen beauftragen.

 

Drei Monate vor dem Unternehmensumzug

Ein Vierteljahr vor dem Büroumzug stehen administrative und organisatorische Aufgaben auf dem Plan:

Adressänderung eintragen und mitteilen: Die Umzugsorganisatoren sollten die neue Firmenadresse zu Informationszwecken an Lieferanten und Kunden sowie an Behörden weitergeben. Nicht zu vergessen sind die zahlreichen Online-Profile und Interneteinträge, die zu korrigieren sind.

Nachsendeauftrag bei der Post aufgeben: Gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre an die alte Adresse adressierte Post an die neue Adresse zugestellt wird.

Firmenkommunikation aktualisieren: Neues Briefpapier und neue Visitenkarten bestellen, neue Signaturen für E-Mail-Verteiler vorbereiten und weitere Kommunikationsmittel vorbereiten.

Verträge anpassen: Telefon, Internet, Versicherungs- und Stromanbieter müssen informiert, Verträge aktualisiert – oder falls sinnvoll – gekündigt und neu abgeschlossen werden. Auch hier ist es nützlich, mehrere Angebote miteinander zu vergleichen.

Renovierung und Reinigung: Die alten Büroräume beziehungsweise Fertigungshallen müssen im vertragsgemäßen Zustand hinterlassen werden. Hierfür sollten die Organisatoren des Unternehmensumzugs rechtzeitig eine Reinigungsfirma beauftragen. Arbeit fällt in der Regel auch am neuen Firmenstandort an: Sind Modernisierungen oder Renovierungsmaßnahmen nötig, müssen sie auch diese entsprechend vorbereiten und beauftragen.

 

14 Tage vor dem Firmenumzug

Nun bricht die stressige Phase des Unternehmensumzugs an. Wenn im Vorfeld nicht präzise gearbeitet wurde, rächt sich das spätestens jetzt. Verantwortliche sollten sich einen Überblick über sämtliche offene Aufgaben verschaffen und eventuelle Unstimmigkeiten klären. Nun stehen folgende Aufgaben an:

  • Übergabetermine mit dem alten und dem neuen Vermieter absprechen
  • Schlüssel des alten Firmenstandorts einsammeln und für den Übergabetermin bereithalten
  • Catering für den Tag des Firmenumzugs organisieren
  • Persönliche Gegenstände der Mitarbeiter zusammenpacken lassen, sodass diese beim Umzug nicht verloren gehen
  • Zeitplan für den Umzugstag erstellen und den Beteiligten aushändigen
  • Schilder für Halteverbotszonen bei der Gemeinde beantragen

 

Der Umzugstag

Vor dem Umzugsbeginn sollten Mitarbeiter sämtliche Flure, Treppenhäuser und Büros des alten und neuen Unternehmensstandorts fotografieren. Sobald die Möbelpacker ihren Job erledigt haben, sollten sie dasselbe erneut tun. Falls beim Gewerbeumzug etwas beschädigt wurde und der Vermieter Schadensersatzansprüche stellt, lassen sich mit diesen Fotos oft strittige Fragen klären.

Am Umzugstag holen die Möbelpacker das Transportgut ab. Dabei sollten sie der Reihe nach vorgehen. Anschließend bauen die Umzugspartner sämtliche Betriebsausstattung wie Büromöbel, Telefone, Geräte und Maschinen am neuen Standort auf, um schnellstmöglich einen einsatzfähigen Zustand zu erreichen.

Zudem stehen am alten und neuen Standort die Übergaben an. Ein Übergabeprotokoll, das von beiden Seiten unterschrieben wird, ist unbedingt erforderlich, um Streitereien bezüglich des Zustands der Räumlichkeiten zu vermeiden. Das Protokoll sollte auch die Zählerstände für die Wasser-, Strom- und Heizkostenabrechnung aufschlüsseln.

 

Nach dem Unternehmensumzug

In der Regel dauert es mehrere Tage oder Wochen bis der Geschäftsbetrieb nach dem Firmenumzug wieder reibungslos läuft. Doch mit einer vorausschauenden Planung und einer guten Organisation durch engagierte Mitarbeiter lässt sich dieser Zeitraum deutlich begrenzen und das Projekt Firmenumzug gut stemmen.

 

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