Mehr Produktivität durch effizientes Personalmanagement

aktualisiert am 26. Juli 2022 8 Minuten zu lesen
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Betriebe sollten die Möglichkeiten nicht unterschätzen, die sich durch ein smartes Personalmanagement eröffnen – zum Beispiel mit Hilfe einer speziell zu diesem Zweck entwickelten Software-Plattform.

 

Was bedeutet effizientes Personalmanagement?

Personalmanagement wird als Sammelbegriff für unterschiedliche Aufgabenbereiche verstanden. Zu den wichtigsten Säulen gehören unter anderem:

Personalverwaltung

Bei dieser Aufgabe geht es um den Einsatz des Personals. Für jede Tätigkeit werden die dazugehörigen Aufgaben identifiziert und es wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer diese Aufgaben erfüllen kann und auch die Arbeitsplatzsicherheit gewährleistet ist.

Personalplanung

Dazu gehört die Personalbeschaffung bzw. das Recruiting, um den Personalbedarf des Unternehmens zu decken – sowohl kurz- als auch mittel- und langfristig.

Personalentwicklung

Hier geht es darum, bereits angestellte Mitarbeiter zu qualifizieren, damit sie immer mit den sich verändernden Anforderungen mithalten und auch neu anfallende Aufgaben übernehmen können. Auch die Verbesserung ihrer Fähigkeiten gehört dazu, etwa durch Weiterbildungen, Umschulung oder Coachings.

Personalführung

Bei der Personalführung stehen Koordination von Aufgaben, das Definieren von Team- und Einzelzielen und die Mitarbeitermotivation im Mittelpunkt.

Werden all diese Aufgabenbereiche optimal aufeinander abgestimmt und die gesteckten messbaren Ziele werden erreicht, kann man von effizientem Personalmanagement sprechen. Im Normalfall werden mit diesen einzelnen Säulen und den dazugehörigen Aufgaben mehrere Führungspersonen betraut.

Personalmanagement im Unternehmen sollte generell zum Ziel haben, den Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter so hoch wie möglich zu halten. Denn das sorgt in der Regel dafür, dass diese nicht nur deutlich produktiver, sondern auch kreativer in ihrem Job agieren.

 

Von der Personalabteilung zum HR-Management

In vielen Unternehmen sind die Agenden des Personalmanagements in der Personalabteilung zusammengefasst. Bei Gründung des Unternehmens werden die Aufgaben zumeist von den Gründern selbst erledigt, irgendwann wird eine Person dafür eingestellt, die sich darum kümmert und im Laufe der Jahre wächst die Abteilung um ein paar Mitarbeiter an, von denen sich jeder um einen bestimmten Teilbereich kümmert.

So weit, so gut. Doch Unternehmen, die diesen Weg wählen, verwalten ihr Personal nur und betreiben kein Personalmanagement. Wenn das Thema im Unternehmen strategisch angegangen werden soll, sind dafür entsprechende Prozesse erforderlich. Damit diese miteinander harmonieren und so effizient wie möglich gestaltet werden können, ist es vorteilhaft, alle Personalprozesse unter einer Workforce Plattform wie bei diesem Anbieter zusammenzufassen.

Denn damit ist es nicht nur möglich, sowohl interne Mitarbeiter als auch Freelancer und Zeitarbeitnehmer von der Planung bis zur Abrechnung zu verwalten, darüber hinaus können die Daten und Zeiten der kompletten Belegschaft einfach und schnell erfasst und in weiterer Folge analysiert werden.

Wichtig: Bei der Wahl einer entsprechenden Softwarelösung sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass sich das Rechenzentrum der Server innerhalb der Europäischen Union oder idealerweise sogar innerhalb Deutschlands befindet und die Daten DSGVO-konform behandelt werden.

 

Was sollte eine Personalmanagement-Software-Plattform können?

Eine effiziente Personalmanagement-Software-Plattform sollte zumindest diese Funktionen bereitstellen:

  • Assistent für die Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen
  • Tool zur Reichweitenoptimierung der geschalteten Anzeige
  • Bewerbermanagement mit Matching-Intelligenz
  • Einheitliches Kommunikationstool für alle am Recruiting-Prozess beteiligten Mitarbeiter
  • Verwaltung eines Bewerberpools
  • Kampagnenmanagement inklusive Dashboard mit den wichtigsten KPIs
  • Zugriff auf Mitarbeiterportal von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets
  • Schicht- und Abwesenheitsplanung per Drag & Drop
  • Einfach handelbare Zeiterfassung mit übersichtlicher Darstellung und unkomplizierter Verwaltung von An- und Abwesenheiten
  • Vendor Management System für die Verwaltung von Personaldienstleistern und Zeitarbeitskräften
  • Automatisierte Bruttolohnabrechnung des internen und externen Personals
  • Digitale Zutrittssteuerung zu Abteilungen und Gebäuden
  • Digitale Personalakte von allen Arbeitskräften in Echtzeit

Wenn eine Plattform einen solchen Leistungsumfang bietet, heißt das natürlich nicht zwangsläufig, dass dieser in vollem Umfang genutzt werden muss. Kleinere Unternehmen werden zunächst sicherlich nicht alle Features benötigen. Man sollte bei der Software-Plattform-Auswahl immer auch berücksichtigen, welche Aufgaben zukünftig im Rahmen des Personalmanagements anstehen oder anstehen könnten.

Es ist meist sinnvoller, gleich im Vorfeld auf ein Tool zu setzen, das all diese Möglichkeiten bietet, als zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu wechseln. Wichtig dabei ist außerdem, die Kosten im Blick zu behalten. Am besten funktioniert das bei Abrechnung nach Modulen.

 

Technik und Strategie im Zusammenspiel

Eine multifunktionale Personalmanagement-Plattform kann ihre volle Leistung nur dann entfalten, wenn im Unternehmen auch die entsprechende Strategie dafür vorhanden ist.

Dazu ist es im ersten Schritt erforderlich, die Unternehmensziele mit dem Personalmanagement zu verknüpfen. Denn nur so ist es möglich, entsprechende Maßnahmen zu entwickeln, die diese Ziele in weiterer Folge auch unterstützen.

Danach kann beispielsweise mit der Analyse der eigenen HR-Abteilung begonnen werden. Dabei gilt es, kritisch die Fähigkeiten der bestehenden Mitarbeiter zu analysieren und die vorhandenen Kapazitäten zu evaluieren. Daraus ergibt sich ein Bedarf an Schulungen von bestehenden Arbeitskräften und eventuell auch Neueinstellungen, um ein produktives und effizientes HR-Team zu entwickeln.

Nun ist es wichtig, Ziele für die HR-Abteilung zu entwickeln, beispielsweise diese:

  • Rückgang hoher Mitarbeiter-Fluktuation
  • Senkung des Durchschnittsalters der Belegschaft
  • Gezielte Förderung der Weiterbildung aller Mitarbeiter
  • Diversität im Unternehmen erhöhen
  • Senkung der Anzahl von Kündigungen im ersten Jahr

Damit das HR-Team gut arbeiten kann, sind die passenden Tools für die Erreichung der Ziele bereitzustellen. Hier kommt die bereits beschriebene Personalmanagement-Plattform ins Spiel.

 

Keine Strategie ist in Stein gemeißelt

Nachdem die Strategie im Personalmanagement erarbeitet wurde, gilt es, sie am Leben zu erhalten. Das heißt, einerseits Verantwortung an die einzelnen Arbeitskräfte für bestimmte Aufgaben abzugeben, dabei aber stets auf die Einhaltung von Zeitplänen und Deadlines zu achten.

Keine Strategie ist für die Ewigkeit gedacht. Deshalb ist es wichtig, sich in regelmäßigen Abständen selbst zu hinterfragen und die bisher erzielten Fortschritte zu analysieren und dabei auch eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Werden mit den bisherigen Maßnahmen die Unternehmensziele nicht erreicht, müssen die Segel so schnell wie möglich neu gesetzt und der Unternehmenskahn neu auf Kurs gebracht werden.

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