Personalkosten: Was kostet ein Arbeitnehmer wirklich?

Definition Personalkosten

Personalkosten sind alle Kosten, die bei der Beschäftigung von Mitarbeitern anfallen. Viele Unternehmer nehmen an, dass an Personalkosten einzig das Bruttoentgelt anfällt, dies ist jedoch falsch. Personalkosten für Mitarbeiter setzen sich stets aus vielen verschiedenen Teilkosten zusammen:

Personalkosten und Lohnkosten für Arbeitgeber: Wo liegt der Unterschied?

Während der Begriff „Personalkosten” das große Ganze bezeichnet, also alle Kosten, die mit der Einstellung eines Mitarbeiters anfallen, machen Lohnkosten lediglich einen geringen Teil davon aus, nämlich den Nettolohn. Lohnkosten sind stets das, was der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer auszahlt, während Personalkosten auch Kosten beinhalten, die der Arbeitgeber an andere Stellen abführt, wie beispielsweise den Sozialversicherungsbeiträgen oder auch Kosten, die durch Mitarbeiterfluktuation entstehen, wie etwa Jobinserate oder Abfindungen.

Und was sind nun Lohnnebenkosten?

Lohnnebenkosten (oder auch Personalnebenkosten) sind Zahlungen, die nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden, sondern an Versicherungsträger abgeführt werden. Sie bilden einen Teil der Personalkosten, sind jedoch nicht mit diesen gleichzusetzen – Personalkosten ist vielmehr der Oberbegriff zu Lohnnebenkosten. Lohnnebenkosten setzen sich nicht nur aus den Sozialbeiträgen zusammen, sondern auch aus verschiedenen Umlagen.

Arbeitgeberbrutto gleich Personalkosten?

Häufig wird das Arbeitgeberbrutto mit den Personalkosten gleichgesetzt. Dies ist allerdings ein Irrtum, denn die Personalkosten umfassen noch andere, indirekte Beträge, wie etwa betriebsabhängige Zusatzleistungen oder anfallende Kosten für das Arbeitsequipment (Schreibtisch, Computer, etc.). Auch Kosten, die nicht direkt durch den einzelnen Mitarbeiter entstehen, werden zu den Personalkosten hinzu gerechnet. Das Arbeitgeberbrutto bezeichnet jedoch lediglich das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers.

Direkte und indirekte Personalkosten

Im Normalfall können Personalkosten in direkte und indirekte Kosten aufgeteilt werden. Eine übliche Zuordnung der Posten sieht wie folgt aus:

Direkte Personalkosten

• Nettogehalt
• Sozialversicherungsbeiträge
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
• Zusatzzahlungen
• Boni
• Weihnachts- und Urlaubsgeld (13. Gehalt)

Indirekte Personalkosten

• Ausstattung des Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Computer, Schreibtischstuhl)
• Miete für das Büro plus Mietnebenkosten (sogenannte Fix- oder Gemeinkosten)
• Büromaterial (Druckerpapier etc.)
• Kosten durch Mitarbeiterfluktuation
• Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Laptop, Handy

Zählt der Unternehmerlohn zu den Personalkosten?

Während Gesellschafter-Geschäftsführer bei GmbH, UG und AG in der Regel ein Geschäftsführergehalt ausgezahlt bekommen, das zu den Personalkosten zählt, ist dies für andere Rechtsformen nicht so einfach abzugrenzen – oder aus rechtlicher Sicht nicht zulässig. Bei der sogenannten Selbstorganschaft (inhabergeführte Unternehmen) ist es aufgrund des Verbots zur Selbstkontrahierung (Insichgeschäft nach § 181 BGB) nicht erlaubt, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen. Deshalb wird hier der kalkulatorische Unternehmerlohn berechnet. Dieser gehört nicht zu den Personalkosten, da er rein fiktiv ist: Der kalkulatorische Unternehmerlohn beläuft sich auf die Höhe des für die Branche marktüblichen Geschäftsführergehalts und wird beispielsweise durch einen angepassten Stückpreis erwirtschaftet. Durch diese Rechenweise erscheint der kalkulatorische Unternehmerlohn weder in der Buchhaltung noch im Jahresabschluss.

Was kostet mich ein Arbeitnehmer wirklich?

Generell können Sie als Arbeitgeber damit rechnen, dass Sie für die Deckung der Personalkosten für einen Mitarbeiter das 1,5-fache des Arbeitgeberbruttos aufwenden müssen. Des Weiteren gibt es einige Zusatzaufwendungen, deren Auszahlung allein in Ihrem Ermessen liegt, wie etwa die Auszahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld, dem sogenannten 13. Gehalt. Beachten Sie allerdings, dass sich eventuell eine Pflicht zur Zahlung von Zusatzleistungen ergeben kann, wenn diese mehrere Jahre in Folge an den Arbeitnehmer gezahlt wurden.

Wann ist ein Arbeitnehmer wirtschaftlich?

Die Höhe der Personalkosten, die insgesamt für einen Arbeitnehmer anfallen, kann für kleine Unternehmen bereits für Unsicherheiten sorgen. Lohnt es sich überhaupt, neue Mitarbeiter einzustellen? Ist das bei der Höhe der Ausgaben überhaupt wirtschaftlich? Eine Antwort auf diese Frage zu finden, dürfte im Vorhinein schwierig sein. Denn nur, wenn der Beschäftigte in seinem Arbeitsverhältnis einen Beitrag zum Gewinn des Unternehmens leistet, der über die Personalkosten hinausgeht, „rentiert” sich dessen Einstellung aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht.

Wie viel ein einzelner Mitarbeiter erwirtschaften muss, damit er seine Arbeit als rentabel gilt, ist von Branche zu Branche verschieden – hier gibt es eine Faustregel:

• In der Dienstleistungsbranche muss ein Mitarbeiter pro Jahr rund 200 % seiner Personalkosten erwirtschaften, die der Arbeitgeber für ihn bezahlt.
• Für Produktions-, Handels- und Handwerksunternehmen gilt dieselbe Regel, allerdings müssen hier noch die Kosten der Materialien oder verbrauchten Waren mit eingerechnet werden.

Personalintensität berechnen

Eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl, die absolute Personalkostenwerte relativiert, ist die der Personalintensität. Mit einer Formel können personalstarke Unternehmen errechnen, wie hoch der Personalaufwand ist, um einen bestimmten Umsatz zu erwirtschaften. Die Personalintensität zeigt dazu das Verhältnis von Personalaufwendungen zur Gesamtleistung auf. Mit dieser Berechnung kann sich ein Unternehmen mit anderen derselben Branche vergleichen. Das gesetzte Ziel dabei ist es, herauszufinden, ob Mitbewerber dieselbe Leistung mit weniger Personalaufwand erzielen. In einem zweiten Schritt können Optimierungsstrategien folgen.

Die Personalintensität berechnet sich wie folgt:

(Personalaufwendungen / Betriebsleistung) * 100%

Hierbei ergeben sich die Personalaufwendungen aus Löhnen, Gehältern und Sozialaufwand. Diese Kennzahl wird auch als Personalaufwandsquote bezeichnet. Die Betriebsleistung ist gleich dem Umsatz.

Diese Formel wird im Personalcontrolling im Zuge der Strategieplanung verwendet. Mit ihr lässt sich auf einen Blick erkennen, ob ein Mitarbeiter für Ihr Unternehmen wirtschaftlich ist oder nicht.

Personalkosten einsparen

Es gibt viele Möglichkeiten, Personalkosten zu denken oder hier und dort ein wenig einzusparen.

Rücklagen für Geschäftseinbrüche

Grundsätzlich sollten durch jeden Mitarbeiter Rücklagen oder „Puffer” für schlechtere Zeiten erwirtschaftet werden, jeder Angestellte sollte also quasi für wirtschaftsschwache Jahre „vorarbeiten”. So ist es Ihnen auch in einem schwachen Geschäftsjahr möglich, Ihre Mitarbeiter zumindest eine Weile lang weiterzubezahlen. Bei unerwarteten Geschäftseinbrüchen kann es für Unternehmer allerdings schwierig sein, die eigenen Mitarbeiter trotz Rücklagen zu halten. Um Personalkosten einzusparen, können Sie zunächst kostenlose Vergütungen streichen, bevor Sie Mitarbeiter entlassen – dazu zählen etwa Obst, Kaffee, Mineralwasser oder vergünstigte Preise in der Kantine. Durch diese geringen Einsparungen lassen sich möglicherweise Entlassungen von Mitarbeitern vermeiden.

Weitere Sparmaßnahmen

• Abbau von Überstunden (z. B. durch Freizeitausgleich), anstatt diese auszuzahlen
• Teilzeitkräfte können sich einen Arbeitsplatz teilen – so sparen Sie die Mehrfachanschaffung von Computern etc.
• Fehlzeiten reduzieren durch Ergonomie am Arbeitsplatz, Einschränkung von Lärmbelästigung o. Ä. – sprechen Sie die Betroffenen auf ihre Fehlzeiten an, oft können kleinere Unzufriedenheiten verhältnismäßig schnell beseitigt werden
• Flexible Arbeitszeiten, wie etwa Mindest- und Höchstarbeitszeiten
• Auslagern der Arbeit

Alternativen zum Festangestellten

Für junge oder kleine Unternehmen ist die Einstellung eines Mitarbeiters in Festanstellung nicht immer rentabel oder überhaupt finanziell möglich. Zusätzlich zu den alternativen Beschäftigungsformen gibt es den sogenannten Eingliederungszuschuss der Agentur für Arbeit: Arbeitgeber, die Mitarbeiter einstellen, die vorher lange arbeitslos waren, können den Eingliederungszuschuss von der Arbeitsagentur geltend machen.

Für Ihre Mitarbeiter gibt es folgende Beschäftigungsformen alternativ zur Festanstellung:

Zeitarbeiter einstellen

Indem Sie ein Zeitarbeitsunternehmen kontaktieren, können Sie quasi auf Abruf notwendiges Personal “leihen”. Von Vorteil ist, dass Sie für diese Mitarbeiter nur für diesen Zeitraum zahlen, in dem Sie sie tatsächlich benötigen. Der Nachteil von Zeitarbeit ist allerdings, dass Sie die Mitarbeiter jedes Mal erneut einarbeiten müssen.

Freie Mitarbeiter beauftragen

Freie Mitarbeiter (auch Freelancer genannt) sind nicht fest bei einem Unternehmen angestellt. Sie kümmern sich selbst um ihre Steuern und ihre soziale Absicherung und erstellen dem Unternehmen am Ende des Monats einfach eine Rechnung über die erbrachten Leistungen. Freie Mitarbeiter sind nicht mit Freiberuflern zu verwechseln: Nicht jeder freie Mitarbeiter ist auch automatisch ein Freiberufler.

Minijobber beschäftigen

Bei den klassischen Minijobs können Arbeitnehmer bis zu 450 Euro monatlich verdienen. Diese geringfügige Beschäftigung beläuft sich meist auf eine geringere Stundenanzahl als eine Festanstellung und ist besonders für kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse interessant. Pro Minijobber muss der Arbeitgeber pauschal 30 Prozent für Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen. Sollten Minijobber zu sogenannten Midijobbern werden, erfolgt der Übergang zu den vollen Arbeitnehmeranteilen und der Sozialversicherung stufenweise.

Werkstudenten einstellen

Eine weitere für Arbeitgeber interessante Beschäftigungsform sind Werkstudenten. Wöchentlich darf dieser eine Arbeitszeit von 20 Stunden nicht überschreiten; hierbei sind jedoch nur die Zeiten von acht bis 18 Uhr und montags bis freitags relevant. Wochenendarbeit oder Arbeitszeit vor acht oder nach 18 Uhr werden nicht auf diese 20 Stunden angerechnet, sodass es dem Studenten möglich ist, weit mehr als 20 Wochenstunden zu erfüllen. Innerhalb der Semesterferien lockert sich die 20-Stunden-Regel jedoch auf bis zu 40 Stunden möglicher Arbeitszeit. Achtung: Die Beitragsfreiheit gilt nur bis maximal 26 Wochen bzw. 182 Kalendertage im Jahr in Vollzeit. Sobald diese Werte überschritten werden, muss der Student die vollen Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Für die Beschäftigung von Werkstudenten fallen ansonsten keinerlei Beiträge an, weshalb diese Form der Beschäftigung bei Arbeitgebern sehr beliebt ist.