Modelle externer Buchhaltungs-Dienstleister im Überblick

aktualisiert am 15. September 2021 12 Minuten zu lesen
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Die Buchführung fällt vielen Unternehmern schwer. Mittlerweile haben sich jedoch einige neue digitale Modelle herauskristallisiert, die die Buchhaltung für Unternehmer einfacher machen sollen. Doch wie sieht der Arbeitsaufwand wirklich aus, wie unterscheiden sich die Modelle und können zusätzlich zur Zeit auch noch Kosten eingespart werden?

Existenzgründer müssen sich früher oder später zwangsläufig Gedanken um die Buchhaltung machen. Ist das eigene Know-how ausreichend und genügend Zeit vorhanden? Wenn nicht: Möchten Sie die gesamte Buchhaltung auslagern oder nur einen Teil? Oder soll die Buchhaltung vielleicht durch eine Software erleichtert werden? Es gibt vielfältige Modelle und Ideen, wie Unternehmer und Gründer sich mit ihrer Buchhaltung befassen können. Ob intern oder extern – wir beleuchten die verschiedenen Ansätze, die Ihnen zu einer korrekten und geordneten Buchführung verhelfen können, geordnet nach Arbeitsaufwand.

 

Was zeichnet externe Buchhaltungs-Dienstleister aus?

Buchhaltungs-Dienstleister sind Steuerberater oder Buchhalter, die jahrelange Erfahrung mit sich bringen und sich um Ihre gesamte Buchhaltung kümmern können. In Buchhaltungsbüros oder bei Buchhaltungsservices sitzen Buchhalter häufig mit Steuerberatern zusammen, um ihren Kunden die bestmögliche Lösung zu bieten; steuerliche Beratung, Steuererklärungen sowie der Jahresabschluss dürfen bei Auslagerung der Buchhaltung nämlich nur von einem Steuerberater erfolgen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung darf bei Auslagerung ebenso nur von einem Steuerberater und nur mit einer Vollmacht des Unternehmers erledigt werden.

Ob Lohnbuchhaltung (Verbuchen von Lohn/Gehalt) oder Finanzbuchhaltung (Verbuchen der laufenden Geschäftsvorfälle): externe Dienstleister kümmern sich darum – die einzige Voraussetzung ist eine bestehende und geordnete Buchhaltung. Sollte Ihre Buchhaltung bisher eher unregelmäßig, unvollständig oder gar chaotisch erfolgt sein, bezahlen Sie den externen Buchhalter natürlich auch dafür, dass dieser Ordnung in Ihre Akten bringt und eine Grundlage schafft, auf der er arbeiten kann. Durch das Auslagern der Buchhaltung an einen externen Dienstleister können ebenfalls Kosten beim Jahresabschluss eingespart werden: Wenn die Buchhaltung nicht durch einen Profi erfolgt ist, Lücken aufweist oder ungeordnet ist, hat der Steuerberater in der Regel wesentlich mehr Aufwand beim Erstellen des Jahresabschlusses, was sich meist in einer höheren Rechnung niederschlägt.

 

Modell 1: Buchhaltung komplett an einen Dienstleister outsourcen

Die unkomplizierteste Möglichkeit, sich um die Buchhaltung zu kümmern, ist folgende: Die komplette Arbeit einfach einem Profi überlassen. Folgende Arbeiten entfallen für Sie komplett:

  • Verbuchung anfallender Geschäftsvorfälle (Finanzbuchhaltung)
  • Buchen von Erträgen und Aufwendungen
  • Bearbeiten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Lohnbuchhaltung)
  • Erstellung von Monats- und Jahresabschluss
  • Bearbeitung der Transaktionen von Kunden und Lieferanten (Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung)
  • Verfassen von Steuererklärungen
  • Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Wenn Sie Fragen zur Buchhaltung haben, hilft firma.de Ihnen gerne weiter. Fordern Sie jetzt einen kostenlosen Rückruf an und lassen Sie sich zur externen Finanzbuchhaltung beraten!

Modell 2: Buchhaltung durch Cloud-Komplett-Lösungen

Cloud-Lösungen für die Buchhaltung sind ein relativ neues Modell, bei dem der Unternehmer lediglich die Unterlagen und Belege einscannt und diese direkt aus dem Browser oder auch vom Handy aus in die Cloud lädt, damit der Buchhalter Zugriff auf diese Daten hat und die Buchhaltung erstellen kann. So kann ein lästiges Hin- und Herreichen von Dokumenten vermieden werden, die Dokumente müssen weder abgeholt noch versandt werden und der Buchhalter hat von überall aus Zugriff auf die Daten seines Kunden. Dieses Modell zur Buchhaltung ist besonders für Unternehmer zu empfehlen, die nicht die Zeit haben, sich eigens um ihre Buchhaltung zu kümmern, und lange Wege des Buchhalters oder Eventualitäten bei der postalischen Zustellung vermeiden möchten. Durch das Einscannen der Belege ist zwar ein gewisser Eigenanteil an Arbeit zu verzeichnen, spart allerdings auch einen Teil der Kosten, die anfallen würden, müsste der Buchhalter die Dokumente selbst einscannen.

Haftung bei Cloud-Computing

Wenn die Buchhaltung in der Cloud ausgeführt werden soll, muss immer auch das Thema Haftung angesprochen werden. Wer haftet für verlorene Daten? Wer ist Geschädigter, wer Verursacher? Dadurch, dass bei Cloud-Lösungen immer mehr Parteien als nur Unternehmer und Steuerberater/Buchhalter involviert sind, beispielsweise Hosting-Agenturen, kann die Regelung der Haftung durchaus kompliziert werden. Deshalb sollten Sie bei Cloud-Lösungen immer darauf achten, dass der Anbieter alle Vorgaben des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) erfüllt und nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert worden ist.

 

Modell 3: Buchhaltung per Cloud-Lösung selbst erledigen

Mit einer Online-Software, die nicht auf dem Rechner installiert werden muss, können Unternehmer, Gründer und Privatpersonen ihre Buchhaltung mit benutzerfreundlichen Tools wie z. B. lexoffice direkt im Browser erledigen. Im Vergleich zu den Cloud-Einsteiger-Modellen müssen die Unternehmer hier ihre Buchhaltung selbst durchführen und Beträge verbuchen. Jahresabschlüsse können auch mit der Software erstellt werden, jedoch kann der Unternehmer diesen auch kostenpflichtig von einem Steuerberater erstellen lassen, der Zugriff auf das Buchhaltungs-Konto erhält. Dieses Buchhaltungs-Modell ist besonders geeignet für Unternehmer mit Buchhaltungskenntnissen und ausreichend Zeit, die sich allerdings die Möglichkeit offen halten möchten, den Jahresabschluss vielleicht doch auszulagern. Wahlweise können Sie Ihre erstellte Buchführung auch von Experten überprüfen und korrigieren lassen, falls Unsicherheiten bestehen sollten. Durch Online-Software lassen sich die Kosten eines Buchhalters einsparen, die Zusatzfunktionen erleichtern jährliche Arbeiten (zubuchbarer Jahresabschluss) und die Daten sind von überall zugänglich: mobil, am Tablet oder unterwegs am Laptop – anders als bei Offline-Software oder Ordnern im Regal.

 

Modell 4: Buchhaltung durch Offline-Software

Offline-Software ist überall erhältlich und ein Internetzugang ist auch nicht erforderlich, um seine Buchhaltung zu erledigen. Es gibt verschiedene Buchführungssoftware-Pakete für Unternehmer wie die Buchhaltung mit EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) oder GuV (Gewinn- und Verlustrechnung, doppelte Buchführung), die rechtsformspezifisch gekauft werden können. Die Buchhaltungssoftware unterstützt den Nutzer, Versäumnisse und Fehler werden vermieden, der Unternehmer muss jedoch alles selbst eingeben und verbuchen. Sofern der Jahresabschluss durch einen Steuerberater erledigt werden soll, kann von einer Software üblicherweise auch eine Datei ausgegeben werden, die dann an den Experten weitergereicht wird. Dieses Buchhaltungs-Modell eignet sich für Unternehmer und Gründer, die Zeit und Know-how mitbringen, um ihre Buchhaltung selbst zu erledigen und sich nicht auf Server und Clouds verlassen möchten, wenn es um etwas wichtiges wie die eigene Buchhaltung geht.

 

Modell 5: Analoge Buchhaltung

Das analoge Erledigen der Buchführung ist nicht nur zeit- und arbeitsintensiv, sondern kann für kleine Unternehmen auch Kosten einsparen – wenn die Buchhaltung richtig ausgeführt wird! Dieses Modell der Buchhaltung mit dem altbekannten Pendelordner ist mittlerweile allerdings schon veraltet, da sich die technischen Möglichkeiten für Unternehmer stark entwickelt haben. Buchhalter der “alten Schule” und Computer-Unerfahrene benutzen aber immer noch gerne das analoge Modell zur Buchhaltung. Der Aufwand für den Steuerberater, den Jahresabschluss zu erstellen, kann hier unter Umständen höher sein und demnach ist das Ergebnis auch teurer. Diese Methode ist nur für Unternehmer zu empfehlen, die genügend Zeit und Kenntnis mitbringen, um die Buchhaltung komplett selbst zu erledigen und sich nicht auf einen Computer zur Speicherung der Buchhaltungsdaten verlassen möchten.

Für alle Verfechter der „guten alten” Buchhaltung auf Papier und in Ordnern ist die händische Buchführung gut geeignet, allerdings ist zu bedenken, dass diese Ordner von dem Steuerberater abgeholt und transportiert werden müssen, was sich durchaus schwieriger gestaltet, als einfach einen USB-Stick mit den entsprechenden Daten zu übergeben oder diese online verfügbar zu haben.

 

Fazit: Welches Modell ist das beste für mich?

Während das innerbetriebliche Anfertigen der Buchhaltung immer mit relativ hohen Kosten verbunden ist, sind Outsourcing-Modelle im direkten Vergleich fast immer günstiger – zumindest für größere Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Geschäftsvorfällen. Für kleinere Unternehmen, die ihre Buchführung auch selbst erledigen können und das nötige Wissen mitbringen, lohnt sich das Auslagern der Buchhaltung nicht immer – Vergleiche einholen ist hier Pflicht! Weiterhin lassen sich die Kosten des Outsourcings auch immer verringern, indem Unternehmer arbeitsteilige Lösungen wie beispielsweise das Cloud-Computing anwenden und die Belege selbst einscannen. Mit Online-Modellen können Unternehmer zudem das Papierchaos beseitigen und das Hin- und Herreichen der Dokumente ist ebenfalls passé. Die anteiligen Modelle sind perfekt geeignet für Unternehmer, die sich selbst die Buchhaltung zutrauen, zusätzlich aber die Hilfe eines Experten in Anspruch nehmen möchten.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) profitieren womöglich am meisten von den Cloud-Lösungen für Buchhaltungs-Einsteiger, die die Buchhaltung einfach machen und durch Arbeitsteilung günstiger sind als ein Buchhaltungsbüro. Häufig werden die Online-Buchhaltungsdienste auch ausschließlich für KMUs angeboten, da die Kapazitäten für große Unternehmen oft einfach nicht ausreichen.

Die gesamte Buchhaltung an einen Dienstleister auszulagern, kann je nach Menge der Geschäftsvorfälle und Mitarbeiter durchaus lohnenswert sein und nicht nur Kosten, sondern auch sehr viel Zeit einsparen, die Unternehmer besser für ihr Kerngeschäft nutzen können. Externe Buchhaltungs-Dienstleister sind für fast jedes Unternehmen von Vorteil und der Service ist in den meisten Fällen kostengünstig, zeitsparend und sicher.

 

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