Verfahrensdokumentation zur Belegablage: So geht’s

aktualisiert am 25. Februar 2019 11 Minuten zu lesen
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Immer mehr Betriebsprüfer fordern bei der Prüfung Einsicht in die Verfahrensdokumentation. Doch was ist das eigentlich? Was Unternehmer bei der Aufstellung der Verfahrensdokumentation beachten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation gemäß GOBD?

Jedes Unternehmen ist zum Aufsetzen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gehört zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Verfahrensdokumentation ist fest in den GOB sowie den Grundsätzen zur GoBD verwurzelt und fasst alle Prozesse, Abläufe, Inhalte und den Aufbau des vom Unternehmer verwendeten elektronischen Buchführungssystems zusammen. Somit werden alle Abläufe und Strukturen, die bei der Erfassung, Bearbeitung, Absicherung und Reproduzierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten relevant sind, in der Verfahrensdokumentation zusammengefasst. Weiterhin müssen Sie nachvollziehbar und ersichtlich offen legen, wie Daten und Unterlagen gegen Verlust und Verfälschung abgesichert werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss außerdem ersichtlich werden, ob und wie Sie Unterlagen entsorgen – beispielsweise, wenn Sie sie im Zuge der Digitalisierung einscannen.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation

In der Regel besteht die Verfahrensdokumentation aus folgenden Punkten:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Die rechtliche Grundlage der Verfahrensdokumentation zur Belegablage ergibt sich aus §§ 239 und 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Hieraus lassen sich die Anforderungen an die Archivierung von Unterlagen kaufmännischer Art, sowohl in Papierform und digital, ableiten. Die eigentlichen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation finden sich allerdings in den GoBD. Demzufolge muss die Verfahrensdokumentation so übersichtlich und nachvollziehbar sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit Überblick über alle Geschäftsvorfälle sowie die Lage des Unternehmens verschaffen kann.

Informationen aus der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation liefert folgende Informationen über ein Unternehmen und seine Buchführung:

  • Wie werden Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und archiviert?
  • Welche IT-Systeme werden dabei eingesetzt?
  • Welche Sicherheitsvorkehrungen werden getroffen, um Daten vor Verfälschung und Datenverlust zu schützen?
  • Wer darf auf die Daten zugreifen?
  • Werden alle Vorschriften eingehalten? Gibt es interne Kontrollstellen, die dies überprüfen?

Etwaige Änderungen am System oder am Verfahren selbst müssen durch eine lückenlose Dokumentation belegt werden können. Die Verfahrensdokumentation muss versioniert sein und eine Änderungshistorie muss vorliegen.

 

Checkliste Verfahrensdokumentation: Was muss rein?

Bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation sollten Sie sichergehen, dass wirklich alles enthalten ist, das Dritten hilft, Ihre Prozesse bezüglich der Aufbewahrung und Verarbeitung von Dokumenten und Belegen nachzuvollziehen. Folgende Checkliste kann Ihnen als erster Anhaltspunkt zur Erfassung Ihrer Prozesse dienen:

☑️ Programme auflisten:

  • Welche Programme werden im Unternehmen genutzt, die in irgendeiner Weise relevant für die Besteuerung sein könnten?

☑️ Verantwortliche Nutzer identifizieren:

  • Wer hat Zugriff auf diese Programme?
  • Wie werden diese genutzt?
  • Wer ist für deren Wartung verantwortlich?

☑️ Verarbeitungsprozesse dokumentieren:

  • Wie erfolgt die Verarbeitung von digitalen Belegen?
  • Wie erfolgt die Verarbeitung von Papierbelegen?
  • Wie erfolgt die Verarbeitung interner Vorgänge (Reisekostenabrechnungen, Ermittlung von Rückstellungen, etc.)?

☑️ Kassensystem erläutern:

  • Wie werden Kasseneinnahmen und -ausgaben registriert?

 

Verfahrensdokumentation: Kasse und Kassenführung

Die Verfahrensdokumentation beschränkt sich nicht nur auf Tools zur Buchführung, sondern betrifft in Geschäften auch die Kasse. Für die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung sind Unternehmer verpflichtet, den Prozess des kompletten Kassenvorgangs Schritt für Schritt darzulegen. Dazu müssen die Merkmale des Kassensystems hinterlegt werden, ebenso wie die Daten rund um die Kommunikation, etwa die IP-Adresse der Geräte als auch der komplette Aufbau des betriebsinternen Netzwerks.

Zu den Fragestellungen, die die Verfahrensdokumentation für die Kassenführung beantworten muss, gehören unter anderem:

  • Wie viele Kassen waren vorhanden und wurden benutzt?
  • Welche Kassentypen wurden eingesetzt (Offene Ladenkasse, Registrierkasse, PC-Kassensystem)?
  • Welche Personen haben die Kasse geführt?
  • Wenn Differenzen auftraten, wie wurden diese im Kassenbuch erfasst?
  • Wie werden die Einnahmen aus unbaren Geschäftsvorfällen erfasst (Kartenzahlung o. ä.)?
  • Wurden Trainings- oder Schulungsspeicher im Wege der Programmierung eingerichtet?
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Was ist “ersetzendes Scannen”?

Belege in Papierform dürfen nach dem Scannen nicht einfach entsorgt werden! Unternehmer müssen in der Verfahrensdokumentation peinlich genau festhalten, was zum jeweiligen Zeitpunkt mit dem Dokument geschehen ist. Selbst im Zuge der Digitalisierung dürfen gescannte Belege nicht ohne Dokumentation des Ablaufs vernichtet werden. Unternehmer müssen zunächst genau festhalten, wie dieser Prozess zu erfolgen hat: Wer darf welches Dokument zu welchem Zeitpunkt wie scannen? Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Hier ist bis auf das Scannermodell alles genau festzuhalten, damit das ersetzende Scannen problemlos durchgeführt werden kann. Um Selbständige zu entlasten, haben die Bundessteuerkammer und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. ein Muster für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erstellt.

 

Ist meine Verfahrensdokumentation DSGVO-konform?

Seit Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ihre Umsetzung betrifft nicht nur Webshop-Betreiber, sondern Unternehmer aller Art, denn überall, wo Sie in Kontakt mit Kundendaten kommen, müssen Sie die DSGVO beachten. Da dies bei der Buchführung definitiv der Fall ist, sind Sie seit 2018 dazu verpflichtet, ein Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Verfahrensdokumentation anzulegen. Hier gehören alle Aufgaben hinein, bei denen der Kontakt mit Kundendaten erfolgt, der Umfang, in dem diese Daten eingesehen werden und die entsprechenden Personen, die Zugang zu den persönlichen Daten haben. Weiterhin muss auch erfasst werden, inwiefern und wieso die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Enthält Ihre Verfahrensdokumentation kein Verfahrensverzeichnis für personenbezogene Daten, ist es nicht DSGVO-konform und benötigt dringend eine Überarbeitung.

Folgende Fragestellungen sollte Ihr Verfahrensverzeichnis beantworten, um datenschutzrechtlich als konform zu gelten:

  • Wer bearbeitet warum personenbezogene Daten?
  • Welche Personengruppen sind betroffen und welche ihrer Daten?
  • Wem werden diese Daten zur Verfügung gestellt?
  • Wie werden die Daten den Dritten übermittelt? Ist die Übermittlung rechtlich abgesichert?
  • Werden die vorgesehenen Löschungsfristen eingehalten?
  • Besteht eine ausreichende technische Sicherheit der Daten?

 

Verfahrensdokumentation für Ihre Buchhaltung: Muster und Vorlagen

Online finden sich einige Muster zur Verfahrensdokumentation, da die Erstellung einer eigenen Dokumentation für viele Unternehmer mit einem nicht vertretbaren Aufwand verbunden ist. Obwohl der Umfang und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation nicht vorgeschrieben ist, sollten sich besonders größere Unternehmen an den offiziellen Mustern orientieren, da die Prozesse in niedergeschriebener Form in der Regel sehr umfangreich werden. Das Muster zur Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) umfasst alle nötigen Unterpunkte einer Verfahrensdokumentation und kann für Ihr Unternehmen angepasst werden.

Die Vorlage eignet sich für die Aufbewahrung nach GoBD folgender Belege:

  • Original in Papierform
  • Original in Papierform, das digitalisiert werden soll
  • Original in digitaler Form
Zum PDF-Download Muster Verfahrensdokumentation

Bitte beachten Sie, dass Sie gemäß DSGVO Art. 30 ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beifügen müssen. Da die Verarbeitung von Daten in jedem Unternehmen sehr unterschiedlich ist, wurde hier kein offizielles Muster ausgearbeitet.

 

Was passiert, wenn ich bei der Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorzeigen kann?

Sollte bei Ihnen eine Betriebsprüfung anstehen und Sie haben auf Nachfrage des Prüfers keine oder nur eine ungenügende Verfahrensdokumentation vorzuweisen, darf der Buchprüfer Ihre Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. In einem solchen Fall sind Hinzuschätzungen grundsätzlich rechtmäßig und dürfen gemäß Abgabenordnung § 162 ohne weiteres zwischen fünf und zehn Prozent des Umsatzes betragen. Allerdings ist eine mangelnde oder mangelhafte Verfahrensdokumentation nicht direkt ein Kriterium für eine Hinzuschätzung, da die GoBD hier keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht sieht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Sofern also keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vorliegen und die Buchhaltung inhaltlich stimmt, stellt eine fehlende oder nicht einwandfreie Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung.

Seit Mai 2018 mit Inkrafttreten der DSGVO ist ein fehlendes Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Dokumentation allerdings kein Kavaliersdelikt mehr. Erfüllen Sie nicht die Vorgaben der Datenschutzverordnung, können Ihnen drakonische Strafen drohen. Mehr zur DSGVO und dem erforderlichen Umfang des Verfahrensverzeichnisses finden Sie im Artikel zum Thema Datenschutzverordnung.

 

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