Der Aufsichtsrat einer GmbH: Alle wichtigen Infos

Inhaltsverzeichnis

Wann braucht eine GmbH einen Aufsichtsrat?

Bei der GmbH ist ein Aufsichtsrat vorgeschrieben, sobald mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigt werden (obligatorischer Aufsichtsrat). Ist dieser Punkt nicht überschritten, wird die GmbH durch die Geschäftsführung  vertreten (§ 35 GmbHG ) und ein Aufsichtsrat muss nicht gebildet werden. Die Kontrolle der Geschäftsführer erfolgt in diesem Fall durch die Gesellschafterversammlung.

Für die Bildung des Aufsichtsrates ist das Drittelbeteiligunsgesetz (DrittelbG) maßgeblich. Hat die GmbH eine Größe von 2000 Mitarbeitern überschritten, gilt das Mitbestimmungsgesetz (MitbestG). Die Vorgaben der beiden Gesetze unterscheiden sich vor allem in der Zusammensetzung des Aufsichtsrates.

Unabhängig von der Beschäftigungszahl kann ein Aufsichtsrat auch freiwillig eingerichtet werden (fakultativer Aufsichtsrat). Die Entscheidung darüber, ob die GmbH einen Aufsichtsrat besitzen soll, treffen die Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag.

Sofern im Gesellschaftsvertrag bzw. der Satzung der GmbH nichts Anderes verankert ist, gelten für den Aufsichtsrat mehrere Regelungen aus dem Aktiengesetz (§ 52 GmbHG). Diese Verweisregelung auf das Aktienrecht gilt jedoch nur für den fakultativen Aufsichtsrat.

Zusammensetzung des Aufsichtsrates einer GmbH

Größe des Aufsichtsrates einer GmbH

Existiert ein fakultativer Aufsichtsrat, finden nach § 52 GmbHG mehrere Vorschriften des Aktiengesetzes Anwendung. Dies gilt allerdings nur, wenn im Gesellschaftsvertrag keine Vereinbarungen getroffen wurden, die diese ausschließen. Sofern die Gesellschafter in der Satzung der GmbH keine anders lautenden Regelungen getroffen haben, setzt sich der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern zusammen. Abhängig von der Höhe des Grundkapitals kann er bis zu 21 Mitglieder (bei einem Stammkapital von mehr als 10 Millionen Euro) umfassen.

Das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Kapitaleignern

Das Drittelbeteiligungsgesetz, welches ab einer Beschäftigtenzahl von 500 in Kraft tritt, fordert eine Besetzung des Aufsichtsrates mit einem Drittel Arbeitnehmervertretern. Bei einem Aufsichtsrat mit drei Mitgliedern müssten die Arbeitnehmer und Arbeitgeber also im Verhältnis 1:2 stehen. Diese sogenannte Drittelparität gilt nicht beim Mitbestimmungsgesetz, das seit 1976 existiert. Ein Unternehmen mit mehr als 2.000 Arbeitnehmern ist demnach verpflichtet, seinen Aufsichtsrat paritätisch zu besetzen. Das bedeutet, dass sich der Aufsichtsrat jeweils zur Hälfte aus Arbeitnehmervertretern und Anteilseignern zusammensetzt.

Frauenanteil im Aufsichtsrat einer GmbH

Auch zum Frauenanteil im Aufsichtsrat trifft das Gesetz eine Aussage (§ 52 Abs. 2 GmbHG). Wenn nach dem DrittelbG ein Aufsichtsrat zu bestellen ist, legt die Gesellschafterversammlung die Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat fest. Wenn nach dem Mitbestimmungsgesetz ein Aufsichtsrat einzurichten ist, übernimmt der Aufsichtsrat selbst die Entscheidung, wie viele Frauen ihm angehören sollen.

Änderung der Aufsichtsratsmitglieder einer GmbH

Bei jeder Änderung der Aufsichtsratsmitglieder sind die Geschäftsführer angehalten, unverzüglich eine Liste der Mitglieder des Aufsichtsrates mit Name, Vorname, ausgeübtem Beruf und Wohnort der Mitglieder beim Handelsregister einzureichen (§ 52 Art. 3 GmbHG).

Bestellung der Aufsichtsratsmitglieder einer GmbH

Betrachtet man § 101 AktG als Grundlage und bezieht mögliche Abweichungen aus dem Gesellschaftervertrag nicht mit ein, werden die Mitglieder des Aufsichtsrates von der Seite der Arbeitgeber mit einfacher Mehrheit von den Gesellschaftern der GmbH gewählt. Diese Bestellung der Aufsichtsratsmitglieder findet in der Gesellschafterversammlung statt. Die Vertreter der Arbeitnehmer werden von den Mitarbeitern der Gesellschaft gewählt; getrennt nach Vertretern der Arbeitnehmer, der leitenden Angestellten und der Vertreter von Gewerkschaften.

Wer darf Aufsichtsratsmitglied werden?

Der Geschäftsführer einer GmbH kann kein Mitglied des Aufsichtsrates werden.

Folgende Personen dürfen ebenfalls nicht im Aufsichtsrat sitzen (§ 100 Abs. 2 AktG):

• Personen, die Aufsichtsratsmitglied in zehn Handelsgesellschaften sind
• Gesetzliche Vertreter eines von der Gesellschaft abhängigen Unternehmens
• Gesetzliche Vertreter einer anderen Kapitalgesellschaft, deren Aufsichtsrat ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft angehört

Wer eignet sich als Aufsichtsratsmitglied?

Bei der Auswahl der Aufsichtsratsmitglieder sollte man nicht zu bequem sein. Es ist davon abzuraten, nahe stehende Personen wie den eigenen Steuerberater oder den Stamm-Anwalt in den Aufsichtsrat zu berufen. Damit der Aufsichtsrat seine kritische und kontrollierende Funktion wahrnehmen kann, sollten auch die Mitglieder diese Eigenschaften erfüllen und eine gewisse Distanz zum Unternehmen aufweisen. Empfehlenswert ist eine Besetzung unter der Voraussetzung, dass die einzelnen Kompetenzfelder des Unternehmens abgedeckt werden. Darunter fallen in erster Linie ein Finanzexperte und ein Jurist. Außerdem sollte ein Pendant zur Geschäftsführung vertreten sein: Bei Unternehmen mit einem großen Vertrieb müsste dementsprechend ein Vertriebsexperte im Aufsichtsrat sitzen, in Unternehmen mit Datenschutzrisiken ein IT-Profi, usw.

Unabhängige Aufsichtsräte können für die Gesellschafter unangenehm sein, wenn sie Entscheidungen der Geschäftsführung torpedieren. Hierin liegt allerdings auch der Sinn des Aufsichtsrates. Die Aufsichtsratsmitglieder sollten immer kritisch agieren und als distanzierte, unabhängige Instanz die Geschäftsführung kontrollieren.

Gibt es einen Aufsichtsratsvorsitzenden in einer GmbH?

Die Benennung eines Aufsichtsratsvorsitzenden ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Meistens hat der Aufsichtsrat einer GmbH trotzdem einen Vorsitzenden. Ist dies nicht der Fall, können die Aufsichtsratsmitglieder bei den Sitzungen kurzfristig einen Leiter bestimmen, die Aufgabe eines Vorsitzenden jeweils weitergeben oder die Sitzung ohne Leiter durchführen. Sinnvoller ist es, wenn im Gesellschaftsvertrag die Tagesordnung und Leitung der Sitzung geregelt sind.

Aufsichtsrats-Modelle für die GmbH

Grundsätzlich bieten sich bei GmbHs unterschiedliche Modelle oder Systeme an, welche Kompetenzen dem Aufsichtsrat zuerkannt werden. Denkbar ist z. B. ein Modell, bei dem der Aufsichtsrat zwar wenig Kontrollrechte hat, aber bei strategischen Überlegungen und operativen Maßnahmen mitwirkt. Solche Beiräte können als Sparringspartner der Geschäftsführung betrachtet werden. Im Gegensatz dazu können einem Aufsichtsrat auch stärkere Kontrollrechte und dafür weniger Gestaltungsmöglichkeiten zugeordnet werden. Die Geschäftsführung bräuchte dann bei allen Entscheidungen eine Zustimmungserfordernis vom Aufsichtsrat. Auch die Wahl und Bestellung der geschäftsführenden Organe würde durch den Aufsichtsrat erfolgen. In der Gesellschafterversammlung würden nur noch Fragen beantwortet werden, von denen die Kapitaleigner betroffen sind. Darunter fielen z. B. Fragen des Jahresabschluss oder der Gewinnverteilung. Dies wäre dann ein starker Aufsichtsrat.

Wer legt die Aufgaben des Aufsichtsrates einer GmbH fest?

Bei der Frage, welche genauen Aufgaben dem Aufsichtsrat einer GmbH zukommen, spielt der Gesellschaftsvertrag eine große Rolle. Das liegt daran, dass nach § 52 GmbHG in der Satzung festlegt werden kann, welche Kompetenzen der fakultative Aufsichtsrat besitzt. Die Satzung ist im Hinblick auf die Abwandlungen der Vorgaben des Aktienrechts flexibel, sodass der Gesellschaftsvertrag und dessen Inhalte eine hohe Bedeutung haben.

Es empfiehlt sich für die Gesellschafter, die Aufsichtsratsmitglieder und auch die Geschäftsführung, eine intensive Analyse der gesellschaftsvertraglichen Regelungen durchzuführen: Sind die Regelungen klar, transparent und vor allem für alle Seiten mit einem gemeinsamen Verständnis unterlegt? Bestehende Unklarheiten sollten auch hinsichtlich der Vermeidung von Haftungsrisiken vermieden werden. Ferner muss eindeutig sein, welches Organ (Aufsichtsrat, Geschäftsführung, Gesellschafterversammlung) für welche Aufgaben zuständig ist.

Konkret sollte geregelt sein, wann die Geschäftsführung Mitbestimmungs- oder Zustimmungsbefugnisse des Aufsichtsrates in ihren Entscheidungsprozess einbringen müssen.

Welche Aufgabe hat der Aufsichtsrat einer GmbH immer?

Vorwiegend hat der Aufsichtsrat nach § 52 GmbHG in Verbindung mit § 111 Abs. 1 AktG die Aufgabe, die Geschäftsführung zu überwachen. Diese Aufgabe wird als unentziehbar bezeichnet; das bedeutet, dass dem Aufsichtsrat auch durch den Gesellschaftsvertrag diese Aufgabe nicht entzogen werden kann.

Welche Pflichten hat der Aufsichtsrat einer GmbH?

Folgende Pflichten muss der Aufsichtsrat einhalten:

• Sorgfaltspflicht: Der Geschäftsführer hat die geschäftlichen Aufgaben wie ein ordentlicher und sorgfältiger Geschäftsleiter wahrzunehmen. Darunter fällt insbesondere, dass die Aufsichtsratsmitglieder zur Verschwiegenheit über erhaltene vertrauliche Berichte verpflichtet sind.
• Treuepflicht: Der Aufsichtsrat muss im Sinne des Unternehmens handeln.
• Verschwiegenheitspflicht: Die Aufsichtsratsmitglieder einer GmbH sind verpflichtet, über vertrauliche Angaben und Geheimnisse Stillschweigen zu bewahren.

Bei Verstößen gegen diese Pflichten machen sich die Aufsichtsratsmitglieder gegenüber der Gesellschaft grundsätzlich schadensersatzpflichtig.

Welche Rechte hat der Aufsichtsrat einer GmbH?

Der Aufsichtsrat kann…

• die Berichte der Geschäftsführung anfordern und prüfen
• Bücher und Unterlagen einsehen
• die Gesellschafterversammlung einberufen

Grundsätzlich stehen dem Aufsichtsrat keine Geschäftsführungsaufgaben zu. Allerdings kann der Gesellschaftsvertrag dem Aufsichtsrat das Recht zur Geschäftsführung zusprechen.

Wie werden Entscheidungen getroffen?

Der Aufsichtsrat einer GmbH entscheidet regelmäßig im Rahmen von Sitzungen durch Beschluss. Für einen wirksamen Beschluss des Aufsichtsrates muss zu der Sitzung ordnungsgemäß geladen worden sein. Der Entscheidungsprozess bzw. das Abstimmungsverfahren ist auch hier stark vom Gesellschaftsvertrag abhängig. Dort kann z. B. festgelegt werden, inwieweit die Abstimmungen im Aufsichtsrat der GmbH geheim stattfinden können und mit welcher Mehrheit eine geheime Abstimmung beschlossen werden kann.

Haftung des Aufsichtsrats

Vergleichbarkeit zu AG-Aufsichtsrat nicht immer gegeben

Die Haftung des Aufsichtsrates ist nicht immer ganz eindeutig. Das liegt zum einen daran, dass die Vergütung dabei oft eine wesentliche Rolle spielt. Ein weiterer Grund ist die Verweisregelung in § 52 GmbHG, die eine Haftung der Aufsichtsräte gemäß derer bei der Aktiengesellschaft vorsieht. Das Problem: In GmbH-Aufsichtsräten werden selten Vergütungen gezahlt, die mit denen von Aufsichtsräten in Aktiengesellschaften vergleichbar sind. Somit müssen die Gesellschafter entscheiden, wie sie Haftung und Vergütung aufeinander abstimmen. Dabei sollten die Gesellschafter abwägen, wie wichtig es ihnen ist, Haftungsansprüche gegenüber Aufsichtsräten durchzusetzen.

Entlastung des Aufsichtsrats

Für den Geschäftsführer hat die Entscheidung der Gesellschaft, ob Haftungsansprüche gegenüber den Aufsichtsräten geltend gemacht werden sollen, eine große Bedeutung. Warum? Ein Beispiel: Ein Aufsichtsrat, der satzungsgemäß nur für vorsätzliche Pflichtverletzungen haften soll, wird sich vermutlich nicht mit der gleichen Intensität auf Entscheidungen vorbereiten wie ein solcher, der im Rahmen der kaufmännischen Sorgfaltspflichten einzustehen hat. Den Geschäftsführer interessiert das, weil beispielsweise bei Zustimmungserfordernissen die Befassung des Aufsichtsrates auch haftungsentlastend wirken kann. Andersherum gilt das auch für Informationen, die an einen Aufsichtsrat gegeben werden, wenn es zu einer Entlastung der Geschäftsführung kommt. Diese Entlastung wird in der Regel durch einen jährlichen Beschluss der Gesellschafterversammlung erreicht.

Vorher Haftungsmaßstäbe festlegen

Durch die Möglichkeit der Entlastung gilt der Aufsichtsrat oft als „verlängerter Arm“ der Gesellschafterversammlung, der insofern Kompetenzen von dieser übernommen hat. Wobei auch in diesem Fall die Formulierung der Satzung entscheidend ist! Es empfiehlt sich also, dass sich Gesellschafter, Aufsichtsräte und auch die Geschäftsführung im Voraus darüber einigen, welche Haftungsmaßstäbe für die Tätigkeit eines Aufsichtsrates anzusetzen sind.

Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder

Aufsichtsratsmitgliedern kann in der Regel für ihre Tätigkeit eine Vergütung von der Gesellschaft gewährt werden (§ 52 GmbHG i. V. m. § 113 AktG). Vielfach findet sich bei GmbHs der Begriff der „Aufwandsentschädigung“. Es lässt sich darüber streiten, ob mit „Aufwandsentschädigung” das falsche Wort für Vergütung benutzt wird, oder ob durch die Verwendung des Begriffs tatsächlich eine Vergütung ausgeschlossen ist und nur die Aufwendungen ersetzt werden sollen.