Seit Ende 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland zum Führen eines Arbeitszeitkontos verpflichtet. Erfahren Sie hier, was Unternehmen dazu wissen sollten und welche Stolperfallen zu beachten sind.
Arbeitszeiten transparent und klar erfassen
Ein Arbeitszeitkonto ist nicht nur empfehlenswert, damit Unternehmen und Arbeitnehmer die Übersicht über die geleisteten Stunden behalten. In Deutschland sind Arbeitgeber seit kurzem sogar dazu verpflichtet, mit einem Arbeitszeiterfassungssystem zu arbeiten.
Um die Arbeitszeit sowohl für Unternehmen als auch für die Angestellten zu erfassen, muss der Arbeitgeber ein dafür geeignetes digitales Tool bereitstellen, alternativ ist auch eine analoge Variante zulässig. So wird sichergestellt, dass beide Seiten genau nachvollziehen können, ob das vereinbarte Arbeitspensum tatsächlich eingehalten wird oder ob das Konto Minus- oder Überstunden aufweist.
Auch wenn Angestellte einen sogenannten „All-in-Vertrag“ abgeschlossen haben, der Überstunden mit einschließt, muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden. Denn auch bei einem solchen Vertrag sind beispielsweise die tägliche Höchstarbeitszeit sowie gesetzliche Ruhezeiten einzuhalten.
Fehlerquellen minimieren durch digitale Erfassung
Auch wenn die Digitalisierung in vielen Unternehmen voranschreitet, kommt für das Arbeitszeitkonto in einigen Betrieben nach wie vor die analoge Variante zum Einsatz. Dabei werden die Arbeitszeiten von den Mitarbeitern mitgeschrieben und am Ende der Woche oder des Monats beim Vorgesetzten abgegeben. Dies birgt nicht nur großes Fehlerpotenzial mit sich, sondern macht die Kontrolle wesentlich schwieriger. Auch der Mehraufwand im Zuge der Auswertung ist nicht lohnenswert. Daher wird in den meisten Fällen auf digitale Varianten zurückgegriffen.
Für Außendienstmitarbeiter sind vor allem Online- und App-Lösungen wie Timemaster von Interesse. Handelt es sich um einen lokalen Arbeitsplatz im Büro, werden meist Stempeluhren verwendet. Mithilfe eines Chips können Mitarbeiter ihre Arbeits- und Pausenzeiten erfassen. Diese werden dann zentral in ein System eingespielt und können jederzeit ausgewertet werden. Doch spätestens seit der Etablierung des Home-Office werden auch für klassische Bürojobs Online-Lösungen in Bezug auf die Zeiterfassung immer häufiger genutzt.
Zeitkonto im Arbeitsvertrag regeln
In Deutschland besteht eine gesetzliche Regelung, die zum Führen eines Arbeitszeitkontos verpflichtet. Gleichzeitig dürfen Betriebe eine entsprechende Aufzeichnung nicht ohne vertragliche Grundlage einführen. In einigen Fällen wird diese Grundlage bereits im Tarifvertrag geschaffen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und spätestens dann müssen Arbeitgeber einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag integrieren. Dabei sollte aber nicht nur ein allgemeiner Hinweis auf die Arbeitszeiterfassung erfolgen. Wichtig ist, dass auch gleich der Ausgleichszeitraum mit angeführt wird. Natürlich müssen auch hier gesetzliche Grundlagen eingehalten werden. So ist es beispielsweise nicht zulässig, dass Mehrstunden bereits nach einer Woche verfallen.
Vorteile überwiegen insbesondere bei Gleitzeit-Regelungen
Ein Arbeitszeitkonto ist besonders bei Gleitzeit-Regelungen sinnvoll. Denn in einem flexiblen Arbeitszeitmodell ist es oft schwierig, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit im Überblick zu behalten. Sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber ist eine lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeit zu begrüßen. Auf einem Arbeitszeitkonto kann die Kernarbeitszeit erfasst und Überstunden bei Bedarf ausgeglichen werden. Auch kurzfristige Änderungen in der geplanten Arbeitszeit lassen sich auf einem Arbeitszeitkonto besser managen. Für Angestellte mag die Erfassung der Arbeitszeit im ersten Augenblick einer Überwachung gleichen. Grundsätzlich bringt ein Arbeitszeitkonto für den Angestellten aber nur Vorteile mit sich. Denn so kann ganz klar belegt werden, dass Überstunden geleistet wurden und ein Anspruch auf zeitlichen oder finanziellen Ausgleich besteht.
Langzeitkonten für Frührente oder Sabbatical nutzen
Wie der Name schon erahnen lässt, sind Langzeitarbeitskonten auf eine längerfristige Perspektive ausgelegt. Man spricht von einem Langzeitarbeitskonto, wenn es auf einen Horizont von mehr als 12 Monaten abzielt. Dies lohnt sich in erster Linie für Mitarbeiter, die für längere Zeit im Unternehmen verbleiben möchten. Dabei kann die Arbeitszeit auf bestimmte Ziele wie die Frührente oder das Sabbatical angespart werden. Wichtig dabei ist, dass die Handhabung im Arbeitsvertrag festgehalten wird. Denn grundsätzlich erlischt der Anspruch auf Mehrstunden nach 12 Monaten. Eine entsprechende Änderung ist in den meisten Fällen kein Problem. Denn natürlich wissen auch Unternehmen, dass angehäufte Plusstunden durchaus als wichtiger Faktor im Bereich der Mitarbeitersicherung zu betrachten sind.
Mindestlohn und Arbeitszeitgesetze beachten
Natürlich muss ein Arbeitszeitkonto stets unter Berücksichtigung des Mindestlohn- und Arbeitszeitgesetzes geführt werden. Dabei geht es unter anderem um die Einhaltung der Höchstarbeitszeitgenze. Außerdem dürfen die im Arbeitszeitkonto angesammelten Plusstunden den Stundenwert von 50 Prozent der vertraglich vereinbarten monatlichen Arbeitszeit nicht überschreiten.
Gesondert zu betrachten sind übrigens auch Minusstunden. Denn diese sind im Grunde genommen nichts anderes als ein Vorschuss des Arbeitgebers. Dies kann vor allem im Falle einer Kündigung zu Besonderheiten führen. Stehen am Ende des Dienstverhältnisses Minusstunden im Konto, kann dies durch geminderten Lohn ausgeglichen werden. Möglich ist ein solches Szenario jedoch nur dann, wenn der Arbeitnehmer frei über seine Zeiteinteilung verfügen kann wie bei Gleitzeitmodellen. Krankheit und Urlaub wirken sich übrigens nicht auf das Zeitarbeitskonto aus. Tage, an denen nicht gearbeitet wird, werden neutral auf dem Konto verbucht und führen zu keinen Minusstunden.
