Offenlegung der Bilanz: Grundlegendes
Das deutsche Handelsrecht legt eindeutig fest, dass alle Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss veröffentlichen müssen. Der Bundesanzeiger ist das öffentliche, elektronische Verzeichnis, in dem die Daten für jeden einsehbar sind.
Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB)
Das HGB definiert den rechtlichen Rahmen für die Offenlegung der Bilanz und die Prüfung durch den Betreiber des Bundesanzeigers in §§ 325 bis 329.
Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz: Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften
Das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) ist 2015 in Kraft getreten und basiert auf der Europäischen Bilanzrichtlinie 2013/34/EU. Das gesetzte Ziel der Bilanzrichtlinie war es, den Jahresabschluss ausgewählter Gesellschaftsformen zu vereinfachen.
Der Hintergrund der Gesetzesänderung ist die mehrheitliche Ansicht, dass einige Bestandteile der Offenlegung komplexer als nötig sind und so kleine Unternehmen unnötig belasten. Gleichzeitig soll BilRUG die publizierten Daten innerhalb der EU durch eine einheitliche Terminologie vergleichbarer machen.
Kurz gesagt: BilRUG soll eine bessere Balance zwischen Verwaltungsaufwand und Mehrwert der Daten ermöglichen. Konkret werden kleine Kapitalgesellschaften und Genossenschaften bei buchhalterischen Aufgaben entlastet.
Gesetzliche Abstufungen
Auch wenn für alle Arten der Kapitalgesellschaft strenge Offenlegungsvorschriften gelten, variieren die Feinheiten der Regularien deutlich. Entscheidend für die Offenlegungspflichten bei Kapitalgesellschaften ist die Kategorisierung: Das Handelsrecht unterscheidet kleinste, kleine, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften.
Kategorisierung bei den Offenlegungspflichten
Kapitalgesellschaften werden in vier Kategorien unterteilt. Für jede Kategorie gelten unterschiedliche Vorschriften bei der Bilanzerstellung.
Wie wird also eine kleine Kapitalgesellschaft definiert? Grundlage der Kategoriefeststellung sind die Daten der Bilanzstichtage zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre.
Beispiel
Wenn der Bilanzstichtag Ihrer GmbH am 31. Dezember festgelegt ist – wie bei den meisten deutschen Unternehmen – dann sind für die Einstufung der Offenlegungspflichten für den Jahresabschluss 2022 die Daten vom 31.12.2022 und dem 31.12.2021 relevant.
Übersicht der Offenlegungspflichten nach Größenkategorie
| Kategorie | Kriterien und Grenzwerte | Bilanz und Offenlegung |
| Große Kapitalgesellschaft | Mindestens zwei der Grenzwerte für mittelgroße Unternehmen werden überschritten:
Betroffene Rechtsformen:
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| Mittelgroße Kapitalgesellschaft | Das Unternehmen muss innerhalb von mindestens zwei der Grenzwerte liegen:
Betroffene Rechtsformen:
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| Kleine Kapitalgesellschaft | Mindestens zwei der Grenzwerte werden nicht überschritten:
Betroffene Rechtsformen:
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| Kleinste Kapitalgesellschaft | Mindestens zwei der Grenzwerte werden nicht überschritten:
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Offenlegung: Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften
Wie bereits erwähnt, bietet das BilRUG Unternehmen, die zu den Kategorien „Kleine Kapitalgesellschaft” und „Kleinstkapitalgesellschaft” zählen, einige Erleichterungen.
Verkürzte Bilanz
Nach § 266 Abs. 1 HGB können kleinste und kleine Kapitalgesellschaften die Bilanz verkürzen. Mehrere Bilanzposten können zusammengefasst und müssen nicht einzeln aufgeschlüsselt werden. Zu Ihrer Übersicht können Sie den folgenden drei Tabellen entnehmen, welche Bilanzposten gebündelt werden können – abhängig von der Kategorisierung Ihres Unternehmens.
Bilanz-Struktur: Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften
Dies ist die standardisierte und umfangreichste Variante der Bilanzstruktur. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen genau diese Variante der Bilanz für die Offenlegung einreichen. Die Posten müssen wie folgt aufgeführt sein.
| Aktiva | Passiva |
| A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände:
II. Sachanlagen:
III. Finanzanlagen:
B. Umlaufvermögen: I. Vorräte:
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:
III. Wertpapiere:
IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks C. Rechnungsabgrenzungsposten D. Aktive latente Steuern E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung |
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital II. Kapitalrücklage III. Gewinnrücklagen:
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
B. Rückstellungen:
C. Verbindlichkeiten:
D. Rechnungsabgrenzungsposten E. Passive latente Steuern |
Verkürzte Bilanz für kleine Kapitalgesellschaften
Die Offenlegung bei kleinen Kapitalgesellschaften erfordert nur eine verkürzte Bilanz. Die Posten, die mit Großbuchstaben und römischen Zahlen ausgegeben werden, sind ausreichend.
| Aktiva | Passiva |
| A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände B. Umlaufvermögen: C. Rechnungsabgrenzungsposten D. Aktive latente Steuern E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung |
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten D. Rechnungsabgrenzungsposten E. Passive latente Steuern |
Verkürzte Bilanz für kleinste Kapitalgesellschaften
Kleinste Kapitalgesellschaften genießen noch weitere Erleichterungen. Für die Aktiv- und Passivseite müssen jeweils nur fünf Posten angegeben werden ohne detaillierte Aufschlüsselung.
| Aktiva | Passiva |
| A. Anlagevermögen
B. Umlaufvermögen C. Rechnungsabgrenzungsposten D. Aktive latente Steuern E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung |
A. Eigenkapital
B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten D. Rechnungsabgrenzungsposten E. Passive latente Steuern |
Verkürzter Anhang
Im Anhang des Jahresabschlusses können die Angaben, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen, weggelassen werden.
Wegfall der Prüfungspflicht
Kleine und kleinste Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss nicht von einem Abschlussprüfer prüfen lassen. Diese Ausnahmeregelung (§ 316 HGB) soll Kosten- und Zeitersparnisse schaffen.
Vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung
Auch bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es Unterschiede. Für kleinste Kapitalgesellschaften gilt zusätzlich § 275 Abs. 5 HGB. Die GUV kann vereinfacht in folgender Staffelung dargestellt werden:
- Umsatzerlöse
- sonstige Erträge
- Materialaufwand
- Personalaufwand
- Abschreibungen
- sonstige Aufwendungen
- Steuern
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Sonderregelungen: Einreichung beim Bundesanzeiger
Üblicherweise reicht Ihr Steuerberater den Jahresabschluss fristgerecht und elektronisch beim Bundesanzeiger ein. Es steht Ihnen natürlich frei, den Jahresabschluss selbständig zu erstellen und einzureichen. Auf der Website des Bundesanzeigers gibt es entsprechende Formulare und Ausfüllhilfen.
Offenlegung: kleinste Kapitalgesellschaften
Kleinste Kapitalgesellschaften haben eine weitere Option bei der Offenlegung. Sie können einen Hinterlegungsantrag für das Unternehmensregister stellen (§ 326 HGB). Das bedeutet konkret, dass der Betreiber des Bundesanzeigers den Jahresabschluss an das Unternehmensregister weiterreicht. Eine Voraussetzung ist die Mitteilung über die Einhaltung der vorgegebenen, größenabhängigen Kriterien einer Kleinstkapitalgesellschaft.
Das Unternehmensregister ist eine zentrale Plattform für die Speicherung von Unternehmensdaten. Im umfangreichen Verzeichnis werden Daten über Handelsregistereinträge, Insolvenzbekanntmachungen und den Daten aus dem Bundesanzeiger gebündelt und zusammengeführt. Alle Daten sind so zentral für die Öffentlichkeit verfügbar.
Fristen, Fehler und Ordnungsgelder
Das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz hat auch beim Thema Ordnungsgelder für Entspannung gesorgt. Was wird konkret abgemahnt und bestraft?
- Säumnisse bei der Einreichung
- Fehlende Angaben
- Fehlerhafte Dokumente
Wenn ein Verstoß der Offenlegungspflichten festgestellt wird, werden Sie zunächst auf den Fehler hingewiesen und erhalten eine sechswöchige Androhungsfrist. Die Höhe errechnet sich gemäß §335 HGB.
Herabsetzungen der Ordnungsgelder
Bei einer Korrektur der Angaben oder der nachträglichen Einreichung vom Jahresabschluss, wird die Bußgeldsumme nachträglich herabgesetzt. Ansonsten wird der in der Androhung genannte Betrag fällig.
- Bei kleinen Kapitalgesellschaften wird das errechnete Bußgeld auf 1.000 Euro herabgesetzt, wenn der Offenlegungspflicht innerhalb der sechswöchigen Frist nachgekommen wird.
- Bei Kleinstkapitalgesellschaften wird das angedrohte Bußgeld auf 500 Euro herabgesetzt, wenn der Offenlegungspflicht innerhalb der sechswöchigen Frist nachgekommen wird.
- Für beide Größenkategorien gilt: Wird ein Bußgeld von über 2.500 Euro angedroht, wird der Betrag auf 2.500 Euro herabgesetzt.
Achtung: Wenn Sie einen Einspruch gegen die Androhung eines Ordnungsgeldes einlegen, bewirkt der Einspruch keine Aufschiebung der Frist. Lassen Sie die Frist verstreichen, folgt eine weitere Fristsetzung und eine Erhöhung des Ordnungsgeldes.
Offenlegung: Übersicht der gesetzlichen Grundlage
Mehrere Gesetze greifen bei den Bestimmungen zur Publizitätspflicht bei Kapitalgesellschaften ineinander.
- § 267 HGB: Kategorisierung der Größenklassen
- § 277 HGB: Vorschriften für die Gewinn- und Verlustrechnung
- §§ 316 bis 329 HGB: Umfang der Offenlegungspflicht und Prüfungspflicht
- §§ 329 bis 335 HGB: Verstöße gegen die Vorschriften zur Offenlegung und Sanktionen
