Offenlegung: Kleine Kapitalgesellschaft beim Jahresabschluss

aktualisiert am 11. Dezember 2018 15 Minuten zu lesen
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Die Größe entscheidet! Kleinste und kleine Kapitalgesellschaften genießen seit 2015 einige Erleichterungen bei der Offenlegung ihres Jahresabschlusses. firma.de erklärt anhand von Beispielen, welche Kriterien für die Erleichterung relevant sind und wie sie umgesetzt werden.

 

Offenlegung der Bilanz: Grundlegendes

Das deutsche Handelsrecht legt eindeutig fest, dass alle Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss veröffentlichen müssen. Der Bundesanzeiger ist das öffentliche, elektronische Verzeichnis, in dem die Daten für jeden einsehbar sind.

Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB)

Das HGB definiert den rechtlichen Rahmen für die Offenlegung der Bilanz und die Prüfung durch den Betreiber des Bundesanzeigers in §§ 325 bis 329.

 

Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz: Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften

Das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) ist 2015 in Kraft getreten und basiert auf der Europäischen Bilanzrichtlinie 2013/34/EU. Das gesetzte Ziel der Bilanzrichtlinie war es, den Jahresabschluss ausgewählter Gesellschaftsformen zu vereinfachen.

Der Hintergrund der Gestzesänderung ist die mehrheitliche Ansicht, dass einige Bestandteile der Offenlegung komplexer als nötig sind und so kleine Unternehmen unnötig belasten. Gleichzeitig soll BilRUG die publizierten Daten innerhalb der EU durch eine einheitliche Terminologie vergleichbarer machen.

Kurz gesagt: BilRUG soll eine bessere Balance zwischen Verwaltungsaufwand und Mehrwert der Daten ermöglichen. Konkret werden kleine Kapitalgesellschaften und Genossenschaften bei buchhalterischen Aufgaben entlastet.

Gesetzliche Abstufungen

Auch wenn für alle Arten der Kapitalgesellschaft strenge Offenlegungsvorschriften gelten, variieren die Feinheiten der Regularien deutlich. Entscheidend für die Offenlegungspflichten bei Kapitalgesellschaften ist die Kategorisierung: Das Handelsrecht unterscheidet kleinste, kleine, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften.

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Kategorisierung bei den Offenlegungspflichten

Kapitalgesellschaften werden in vier Kategorien unterteilt. Für jede Kategorie gelten unterschiedliche Vorschriften bei der Bilanzerstellung.

Wie wird also eine kleine Kapitalgesellschaft definiert? Grundlage der Kategoriefeststellung sind die Daten der Bilanzstichtage zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre.

Beispiel: Wenn der Bilanzstichtag Ihrer GmbH am 31. Dezember festgelegt ist – wie bei den meisten deutschen Unternehmen – dann sind für die Einstufung der Offenlegungspflichten für den Jahresabschluss 2018 die Daten vom 31.12.2018 und dem 31.12.2017 relevant.

 

Übersicht der Offenlegungspflichten nach Größenkategorie

Kategorie Kriterien und Grenzwerte Bilanz und Offenlegung
Große Kapitalgesellschaft Mindestens zwei der Grenzwerte für mittelgroße Unternehmen werden überschritten:

  • Bilanzsumme: 20 Mio. Euro
  • Jahresumsatzerlöse: 40 Mio. Euro
  • Arbeitnehmer: 250 im Jahresdurchschnitt

Betroffene Rechtsformen:

  • Alle Kapitalgesellschaften
  • Kapitalgesellschaften & Co. KG
  • OHG
  • Pflicht zur Offenlegung beim Bundesanzeiger
    • Jahresabschluss
    • Anhang des Jahresabschluss
    • Lagebericht
    • falls zutreffend: Bericht des Aufsichtsrats
    • falls zutreffend:  Erklärung nach Corporate Governance Kodex (§161 AktG)
    • Gewinnverwendungsvorschlag und -beschluss
  • Pflicht zur Prüfung durch eine/n Wirtschaftsprüfer/in
  • Frist zur Aufstellung: drei Monate nach Bilanzstichtag
  • Frist zur Einreichung: 12 Monate nach dem Bilanzstichtag
Mittelgroße Kapitalgesellschaft Das Unternehmen muss innerhalb von mindestens zwei der Grenzwerte liegen:

 

  • Bilanzsumme:  > 6 Mio Euro, aber < 20 Mio. Euro
  • Jahresumsatzerlöse: >12 Mio Euro, aber < 40 Mio. Euro
  • Arbeitnehmer: > 50, aber < als 250 im Jahresdurchschnitt

 

Betroffene Rechtsformen:

  • Alle Kapitalgesellschaften
  • Kapitalgesellschaften & Co. KG
  • OHG
  • Pflicht zur Offenlegung beim Bundesanzeiger
    • Jahresabschluss (verkürzt)
    • Anhang des Jahresabschluss (verkürzt)
    • Lagebericht (verkürzt)
    • falls zutreffend: Bericht des Aufsichtsrats
    • falls zutreffend:  Erklärung nach Corporate Governance Kodex (§ 161 AktG)
    • Gewinnverwendungsvorschlag und -beschluss
  • Pflicht zur Prüfung durch eine/n Wirtschaftsprüfer/in
  • Frist zur Aufstellung: drei Monate nach Bilanzstichtag
  • Frist zur Einreichung: 12 Monate nach dem Bilanzstichtag
Kleine Kapitalgesellschaft Mindestens zwei der Grenzwerte werden nicht überschritten:

  • Bilanzsumme: 6 Mio. Euro
  • Jahresumsatzerlöse: 12 Mio. Euro
  • Arbeitnehmer: 50 im Jahresdurchschnitt

Betroffene Rechtsformen:

  • Alle Kapitalgesellschaften
  • Kapitalgesellschaften & Co. KG
  • OHG
  •  Pflicht zur Offenlegung beim Bundesanzeiger
    • Jahresabschluss (verkürzt)
    • Anhang des Jahresabschluss (verkürzt)
  • Besonderheit: Der Anhang muss die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) betreffenden Angaben nicht enthalten.
  • Keine Prüfungspflicht
  • Kein Lagebericht nötig
  • Frist zur Aufstellung: sechs Monate nach Bilanzstichtag
  • Frist zur Einreichung: 12 Monate nach dem Bilanzstichtag
Kleinste Kapitalgesellschaft Mindestens zwei der Grenzwerte werden nicht überschritten:

  • Bilanzsumme: 350.000 Euro
  • Jahresumsatzerlöse: 700.000 Euro
  • Arbeitnehmer: 10 im Jahresdurchschnitt
  • Offenlegung
    • beim Bundesanzeiger
    • oder Hinterlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensregister
  • ggf. kein Anhang nötig
  • Kein Lagebericht nötig
  • Keine Prüfungspflicht
  • Frist zur Einreichung: 12 Monate nach dem Bilanzstichtag

Offenlegung: Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften

Wie bereits erwähnt, bietet das BilRUG Unternehmen, die zu den Kategorien “Kleine Kapitalgesellschaft” und “Kleinstkapitalgesellschaft” zählen, einige Erleichterungen.

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Verkürzte Bilanz

Nach § 266 Abs. 1 HGB können kleinste und kleine Kapitalgesellschaften die Bilanz verkürzen. Mehrere Bilanzposten können zusammengefasst und müssen nicht einzeln aufgeschlüsselt werden. Zu Ihrer Übersicht können Sie den folgenden drei Tabellen entnehmen, welche Bilanzposten gebündelt werden können – abhängig von der Kategorisierung Ihres Unternehmens.

Bilanz-Struktur: Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften

Dies ist die standardisierte und umfangreichste Variante der Bilanzstruktur. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen genau diese Variante der Bilanz für die Offenlegung einreichen. Die Posten müssen wie folgt aufgeführt sein.

Aktiva Passiva
A. Anlagevermögen:

I. Immaterielle Vermögensgegenstände:

  1. Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte
  2. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten
  3. Geschäfts- oder Firmenwert
  4. geleistete Anzahlungen

II. Sachanlagen:

  1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken
  2. technische Anlagen und Maschinen
  3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
  4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau

III. Finanzanlagen:

  1. Anteile an verbundenen Unternehmen
  2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen
  3. Beteiligungen
  4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
  5. Wertpapiere des Anlagevermögens
  6. sonstige Ausleihungen

 

B. Umlaufvermögen:

I. Vorräte:

  1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
  2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen
  3. fertige Erzeugnisse und Waren
  4. geleistete Anzahlungen

II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:

  1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen
  3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
  4. sonstige Vermögensgegenstände

III. Wertpapiere:

  1. Anteile an verbundenen Unternehmen
  2. sonstige Wertpapiere

IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

C. Rechnungsabgrenzungsposten

D. Aktive latente Steuern

E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung

A. Eigenkapital:

I. Gezeichnetes Kapital

II. Kapitalrücklage

III. Gewinnrücklagen:

  1. gesetzliche Rücklage
  2. Rücklage für Anteile an einem herrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen
  3. satzungsmäßige Rücklagen
  4. andere Gewinnrücklagen

IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag

V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

 

B. Rückstellungen:

  1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen
  2. Steuerrückstellungen
  3. sonstige Rückstellungen

 

C. Verbindlichkeiten:

  1. Anleihen
    • davon konvertibel
  2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
  3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
  4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel
  6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
  7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
  8. sonstige Verbindlichkeiten
    • davon aus Steuern
    • davon im Rahmen der sozialen Sicherheit

D. Rechnungsabgrenzungsposten

E. Passive latente Steuern

Verkürzte Bilanz für kleine Kapitalgesellschaften

Die Offenlegung bei kleinen Kapitalgesellschaften erfordert nur eine verkürzte Bilanz. Die Posten, die mit Großbuchstaben und römischen Zahlen ausgegeben werden, sind ausreichend.

Aktiva Passiva
A. Anlagevermögen:

I. Immaterielle Vermögensgegenstände
II. Sachanlagen
III. Finanzanlagen

B. Umlaufvermögen:
I. Vorräte
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
III. Wertpapiere
IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks

C. Rechnungsabgrenzungsposten

D. Aktive latente Steuern

E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung

A. Eigenkapital:

I. Gezeichnetes Kapital
II. Kapitalrücklagen
III. Gewinnrücklagen
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

B. Rückstellungen

C. Verbindlichkeiten

D. Rechnungsabgrenzungsposten

E. Passive latente Steuern

Verkürzte Bilanz für kleinste Kapitalgesellschaften

Kleinste Kapitalgesellschaften genießen noch weitere Erleichterungen. Für die Aktiv- und Passivseite müssen jeweils nur fünf Posten angegeben werden ohne detaillierte Aufschlüsselung.

Aktiva Passiva
A. Anlagevermögen

B. Umlaufvermögen

C. Rechnungsabgrenzungsposten

D. Aktive latente Steuern

E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung

A. Eigenkapital

B. Rückstellungen

C. Verbindlichkeiten

D. Rechnungsabgrenzungsposten

E. Passive latente Steuern

Verkürzter Anhang

Im Anhang des Jahresabschlusses können die Angaben, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen, weggelassen werden.

Wegfall der Prüfungspflicht

Kleine und kleinste Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss nicht von einem Abschlussprüfer prüfen lassen. Diese Ausnahmeregelung (§ 316 HGB) soll Kosten- und Zeitersparnisse schaffen.

Vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung

Auch bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt es Unterschiede. Für kleinste Kapitalgesellschaften gilt zusätzlich § 275 Abs. 5 HGB. Die GUV kann vereinfacht in folgender Staffelung dargestellt werden:

  • Umsatzerlöse
  • sonstige Erträge
  • Materialaufwand
  • Personalaufwand
  • Abschreibungen
  • sonstige Aufwendungen
  • Steuern
  • Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

 

Sonderregelungen: Einreichung beim Bundesanzeiger

Üblicherweise reicht Ihr Steuerberater den Jahresabschluss fristgerecht und elektronisch beim Bundesanzeiger ein. Es steht Ihnen natürlich frei, den Jahresabschluss selbständig zu erstellen und einzureichen. Auf der Website des Bundesanzeigers gibt es entsprechende Formulare und Ausfüllhilfen.

Offenlegung: kleinste Kapitalgesellschaften

Kleinste Kapitalgesellschaften haben eine weitere Option bei der Offenlegung. Sie können einen Hinterlegungsantrag für das Unternehmensregister stellen (§ 326 HGB). Das bedeutet konkret, dass der Betreiber des Bundesanzeigers den Jahresabschluss an das Unternehmensregister weiterreicht. Eine Voraussetzung ist die Mitteilung über die Einhaltung der vorgegebenen, größenabhängigen Kriterien einer Kleinstkapitalgesellschaft.

Das Unternehmensregister ist eine zentrale Plattform für die Speicherung von Unternehmensdaten. Im umfangreichen Verzeichnis werden Daten über Handelsregistereinträge, Insolvenzbekanntmachungen und den Daten aus dem Bundesanzeiger gebündelt und zusammengeführt. Alle Daten sind so zentral für die Öffentlichkeit verfügbar.

 

Fristen, Fehler und Ordnungsgelder

Das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz hat auch beim Thema Ordnungsgelder für Entspannung gesorgt. Was wird konkret abgemahnt und bestraft?

  • Säumnisse bei der Einreichung
  • Fehlende Angaben
  • Fehlerhafte Dokumente

Wenn ein Verstoß der Offenlegungspflichten festgestellt wird, werden Sie zunächst auf den Fehler hingewiesen und erhalten eine sechswöchige Androhungsfrist. Die Höhe errechnet sich gemäß §335 HGB.

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Herabsetzungen der Ordnungsgelder

Bei einer Korrektur der Angaben oder der nachträglichen Einreichung vom Jahresabschluss, wird die Bußgeldsumme nachträglich herabgesetzt. Ansonsten wird der in der Androhung genannte Betrag fällig.

  • Bei kleinen Kapitalgesellschaften wird das errechnete Bußgeld auf 1.000 Euro herabgesetzt, wenn der Offenlegungspflicht innerhalb der sechswöchigen Frist nachgekommen wird.
  • Bei Kleinstkapitalgesellschaften wird das angedrohte Bußgeld auf 500 Euro herabgesetzt, wenn der Offenlegungspflicht innerhalb der sechswöchigen Frist nachgekommen wird.
  • Für beide Größenkategorien gilt: Wird ein Bußgeld von über 2.500 Euro angedroht, wird der Betrag auf 2.500 Euro herabgesetzt.

Achtung: Wenn Sie einen Einspruch gegen die Androhung eines Ordnungsgeldes einlegen, bewirkt der Einspruch keine Aufschiebung der Frist. Lassen Sie die Frist verstreichen, folgt eine weitere Fristsetzung und eine Erhöhung des Ordnungsgeldes.

 

Offenlegung: Übersicht der gesetzlichen Grundlage

Mehrere Gesetze greifen bei den Bestimmungen zur Publizitätspflicht bei Kapitalgesellschaften ineinander.

  • § 267 HGB: Kategorisierung der Größenklassen
  • § 277 HGB: Vorschriften für die Gewinn- und Verlustrechnung
  • §§ 316 bis 329 HGB: Umfang der Offenlegungspflicht und Prüfungspflicht
  • §§ 329 bis 335 HGB: Verstöße gegen die Vorschriften zur Offenlegung und Sanktionen

 

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