Kann ich den Jahresabschluss der UG selbst erstellen?

6. Januar 2015 12 Minuten zu lesen
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Was muss eigentlich im Jahresabschluss einer UG enthalten sein und welche Regelungen gelten für kleine Unternehmen? In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur die Antwort auf die Frage “Kann ich den Jahresabschluss der UG selbst erstellen?”, sondern weiteres zu den Fristen, Veröffentlichungspflichten, Kosten sowie häufigen Fehlerquellen beim Jahresabschluss der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt).

 

Wer erstellt den UG-Jahresabschluss?

Es gehört grundsätzlich zu den Rechten und Pflichten des Geschäftsführers, den Jahresabschluss einer UG zu erstellen. Dabei müssen die gesetzlichen Regelungen der Buchführung eingehalten werden. Bei mehreren Gesellschaftern dürfen die übrigen Gesellschafter, die den Jahresabschluss nicht erstellen, grundsätzlich jederzeit überprüfen, ob die maßgeblichen Regelungen eingehalten wurden. Hierzu sollte gegebenenfalls ein Steuerberater hinzugezogen werden. Grundsätzlich können Sie den Jahresabschluss Ihrer UG also selbst erstellen.

Die Gesellschafter der UG können allerdings auch beschließen, den Jahresabschluss durch einen Steuerberater aufstellen zu lassen – dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie nicht über die nötigen Kenntnisse verfügen. In der Praxis lassen jedoch auch buchhaltungserfahrene Unternehmer ihren Jahresabschluss stets durch einen Steuerberater erstellen; die gewonnene Zeitersparnis ist nicht von der Hand zu weisen.

Wenn derselbe Steuerberater auch die Buchführung der UG erledigt, kann es durchaus von Vorteil sein, ihn auch den Jahresabschluss erledigen zu lassen: Durch die Vertrautheit mit der betrieblichen Buchführung ergibt sich eine Zeitersparnis und ein geringeres Risiko für übertragene Fehler, da der Steuerberater den nötigen Überblick über die eigens geführten Bücher hat.

 

Jahresabschluss der UG selbst erstellen: Fehlerquellen

Wenn Sie fit im Bereich Betriebswirtschaft sind, möchten Sie vielleicht sowohl die Buchführung als auch den Jahresabschluss für Ihre UG selbst erstellen. Doch vielen Unternehmern unterlaufen trotz ausreichender BWL-Kenntnisse dennoch Fehler – mit weitreichenden Folgen.

Formalia

Oftmals wird die Unternehmensgröße nach HGB oft falsch eingeschätzt und damit das Bilanzierungswahlrecht sowie die Pflicht, zusätzliche Bestandteile des Jahresabschluss anzufertigen. Lesen Sie mehr dazu im Abschnitt “Jahresabschluss: Was muss rein?”.

Ein weiterer formaler Fehler bei der eigenhändigen Erstellung des Jahresabschlusses ist das Auslassen der Feststellung. Wird die Feststellung durch die UG-Gesellschafterversammlung vergessen, können Informationen untergehen oder verschleppt werden. Als Konsequenz kann der Jahresabschluss für nichtig erklärt werden.

Umfang und Aufwand

Wer zum ersten Mal das Thema Jahresabschluss in die Hand nimmt, wird schnell merken, dass es sich hierbei um eine zeitintensive Aufgabe handelt neben dem Tagesgeschäft. Währenddessen läuft die Frist zur Offenlegung.

Fristigkeit, Haftung und Strafen

Fehler und verpasste Fristen verzeiht das Finanzamt dabei nicht: Das Registergericht verhängt in diesem Fall Ordnungsgelder. Der Ersteller eines inkorrekten Jahresabschlusses haftet für eventuelle Fehler.

Fehlerhafte Jahresabschlüsse müssen korrigiert werden oder werden als nichtig erklärt. Im zweiten Szenario wird es besonders unangenehm, wenn Gewinne bereits an die UG-Gesellschafter ausgeschüttet wurden: Sobald der neue Jahresabschluss vorliegt und geprüft wurde, müssen zu hohe Gewinnanteile an die UG zurückgezahlt werden.

Aufbewahrung und Nachweispflicht

Weiterhin ist es nicht unüblich, dass Unternehmer ins neue Jahr starten möchten und weit vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist Unterlagen aus dem Vorjahr entsorgen. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht schreibt Kapitalgesellschaften allerdings eine Frist von zehn Jahren vor, bis Sie diese Dokumente rechtmäßig vernichten dürfen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

 

UG Jahresabschluss erstellen (lassen): Kosten

Je nachdem, ob Sie Ihren UG-Jahresabschluss selbst erstellen oder von einem Steuerberater anfertigen lassen, können die Kosten ganz unterschiedlich ausfallen. Erstellen Sie Ihren Jahresabschluss selbst, kostet die Aufgabe den Ersteller hauptsächlich Zeit, die natürlich auch einen monetären Wert besitzt.

Die Preise für eine Erstellung durch den Steuerberater können stark variieren, je nachdem wie dieser abrechnet. Allerdings haften der Dienstleister auch für alle Fehler, die ihm beim Anfertigung des Jahresabschlusses möglicherweise unterlaufen. Informieren Sie sich im Vorfeld, wie Ihr Steuerberater abrechnet. So können Sie besser abwägen, wie Sie weiter vorgehen möchten.

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Grundlagen zur Erstellung des Jahresabschlusses der UG

Der Jahresabschluss für die UG muss, ebenso wie die Jahresabschlüsse für andere Kapitalgesellschaften, nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB gemäß § 243 HGB) erstellt werden. Das bedeutet, ihr Jahresabschluss muss klar und übersichtlich erstellt und die Geschäftsvorfälle fortlaufend, in der richtigen Reihenfolge, vollständig und richtig erfasst worden sein.

Nachdem der Jahresabschluss erstellt wurde, muss er unverzüglich an alle Gesellschafter weitergeleitet werden, damit er durch die Gesellschafterversammlung genehmigt bzw. festgestellt werden kann. Nach Feststellung des Jahresabschlusses wird dann über die Gewinnverteilung entschieden, sofern sie nicht in der Satzung festgelegt ist.

 

Jahresabschluss UG: Was muss rein?

Am Ende eines jeden Geschäftsjahres einer UG ist ein Jahresabschluss zu erstellen. Er enthält grundsätzlich die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Bei Kapitalgesellschaften wie der UG muss zusätzlich ein (verkürzter) Anhang und eventuell auch ein Lagebericht zum Jahresabschluss beigefügt werden. Welche Bestandteile Sie dem Jahresabschluss hinzufügen und ggf. kürzen müssen, hängt von der Größenklasse Ihrer UG nach § 267 des Handelsgesetzbuchs (HGB) ab. Der Übermittlung des Jahresabschlusses hat je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Fristen:

  • Sechs Monate für kleinste und kleine Kapitalgesellschaften
  • Drei Monate für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften
  • Termin bestimmt der Bilanzstichtag des abgelaufenen Geschäftsjahres

 

Jahresabschluss der UG: GuV und Gewinnverwendung

Herzstück Ihres Jahresabschlusses ist die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Die GuV stellt alle Erträge und Aufwendungen im Geschäftsjahr gegenüber und zeigt so den Betriebserfolg im Vergleich zum Vorjahr. Der erwirtschaftete Gewinn oder Verlust wird im Anschluss auf Ihr Eigenkapital-Konto gebucht und fließt somit in die Bilanz ein.

Was danach mit dem Gewinn geschieht, entscheidet die Gesellschafterversammlung oder entsprechende Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Grundsätzlich muss die UG bis zur Erreichung eines Stammkapitals von 25.000 Euro 25 Prozent ihres jährlichen Gewinns als Rücklage einbehalten. Darüber hinaus kann die Gesellschaft beschließen, weitere Rücklagen zu bilden, die Gewinne auszuschütten oder ein Gewinnvortrag für das nächste Jahr zu bilden.

UG Jahresabschluss: Bilanz

Teil eines jeden Jahresabschlusses ist die Bilanz. Die Bilanz stellt die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten bzw. Schulden eines Unternehmens zu einem Stichtag fest. Als Bestandteil des Jahresabschlusses können Sie der Bilanz entnehmen, wie sich die Posten im Detail zusammensetzen. Die Bilanz fasst alle Elemente des Inventars zusammen und gliedert Kapital und Vermögen nach Aktiva (Anlage- und Umlaufvermögen) und Passiva (Eigen- und Fremdkapital) zusammengefasst. Die Bilanz dient also als Übersicht der Vermögenslage des Unternehmens. Welche Zusätze in der Bilanz der UG enthalten sein müssen, können Sie im Artikel zum Thema nachlesen.

Anhang zum Jahresabschluss einer UG

Kapitalgesellschaften sind zur Erstellung eines Anhangs zum Jahresabschluss verpflichtet – wobei Kleinst- und kleine Unternehmen den Anhang auslassen bzw. kürzen können. In diesem werden erläuternde Angaben zu einzelnen Posten der GuV und Bilanz gemacht. Die Kapitalgesellschaft muss im Anhang erläutern, welche Methoden zur Bilanzierung verwendet wurden und, falls Abweichungen entstanden sind, müssen diese ebenfalls dargestellt werden. Weiterhin müssen Posten, die in anderen Teilen des Jahresabschlusses zusammengefasst werden, im Anhang aufgeschlüsselt werden. Es gibt noch viele weitere Pflichtbestandteile des Anhangs. Wie der Anhang zum Jahresabschluss der UG gegliedert werden muss, können Sie an anderer Stelle nachlesen.

Lagebericht: Wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses mittlerer und großer UGs

Sowohl mittlere als auch große UGs sind zur Aufstellung eines Lageberichts zusätzlich zum Jahresabschluss verpflichtet. In diesem Lagebericht ist nicht nur der Ist-Zustand, sondern auch eine Prognose für die zukünftige Lage der Gesellschaft dargestellt. Der Lagebericht fasst die Geschäftstätigkeit, die Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens zusammen und enthält ebenfalls eine Erklärung zur Corporate Social Responsibility. Somit ist der Lagebericht ein wertvolles Dokument, das besonders für Kapitalgeber und auch für die Gesellschafter der UG relevant ist. Wie der Lagebericht einer Kapitalgesellschaft genau aufgebaut ist, können Sie im Artikel zum Thema nachlesen.

 

Veröffentlichung des Jahresabschlusses der UG

Der Umfang der Veröffentlichungs- bzw. Offenlegungspflichten einer UG orientiert sich ebenfalls nach der Unternehmensgröße. Kleine UGs müssen ihre Bilanz und den Anhang zum Jahresabschluss so lediglich im Bundesanzeiger hinterlegen, das bedeutet, dass der Jahresabschluss nicht öffentlich einsehbar ist. Mittelgroße und große UGs hingegen sind verpflichtet, ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen. So ist er für jeden online einsehbar. Lesen Sie hier mehr Details Offenlegungspflichten für den Jahresabschluss.

Die Körperschaftsteuererklärung einer UG muss spätestens nach einer Frist von fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres beim Finanzamt eingereicht werden, wobei der genaue Stichtag variieren kann. Das Einreichen funktioniert auch digital über das Portal ELSTER (elektronische Steuererklärung). Die Steuererklärung beinhaltet in der Regel eine Abschrift der Bilanz. Sollte sie im Eröffnungsjahr abgegeben werden, muss zusätzlich eine Abschrift der Eröffnungsbilanz beigefügt werden. Da bei einer Unternehmergesellschaft die Pflicht zur doppelten Buchführung besteht, ist bei der Steuererklärung zusätzlich noch eine Gewinn- und Verlustrechnung beizufügen.

 

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