Aufbewahrungsfristen für 2019 – Das müssen Sie wissen

2. Januar 2018 7 Minuten zu lesen
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Wer verhindern will, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen einschätzt und dadurch finanzielle Nachteile entstehen, sollte die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente beachten. Welche Aufbewahrungsfristen es für Steuerunterlagen, Lohnunterlagen und weitere Dokumente bei der Buchführung zu beachten gilt, erfahren Sie hier.

 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente: Grundsätzliches

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist betrifft sowohl die Bilanz als auch den Jahresabschluss und Arbeitsverträge. Kurzum: Alle geschäftlichen Dokumente müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, um bei einer Betriebsprüfung zur Verfügung zu stehen. In diesem Abschnitt wird erklärt, wer zu den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen verpflichtet ist und welche Konsequenzen bei der Nichtbeachtung erfolgen können.

Aufbewahrungsfristen: Für wen gelten Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen betreffen Unternehmen, die mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaften.

Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist?

  • Aufbewahrungsfrist: beginnt zum Ende des Kalenderjahres und variiert je nach Dokument
  • geregelt im § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), § 147 Abgabenordnung (AO) und § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); je nach Branche können zudem spezielle Gesetze und Verordnungen relevant sein
  • Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt das Datum der Absendung oder des Empfangs, bei laufenden Aufzeichnungen das des letzten Eintrages
  • Für sonstige Unterlagen gilt ihr jeweiliges Entstehungsdatum

Beim Verdacht der Steuerhinterziehung können Probleme auftreten, wenn Geschäftsunterlagen unvollständig oder gar nicht vorliegen. In einem solchen Fall ist mit folgenden Konsequenzen zu rechnen:

  • Die Strafverfolgungsfrist beginnt mit dem Erhalt des Steuerbescheids. In der Regel wird eine Steuerhinterziehung, die weniger als fünf Jahre zurückliegt, mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet
  • Bei besonders schweren Fällen, beispielsweise als Mitglied einer Gruppe von Steuerhinterziehern, kann die Frist auch doppelt so lang sein.
  • Auch nach der Verfolgungsfrist kann das Finanzamt eine Nachzahlung der Steuern inklusive Zinsen einfordern.
  • Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass die Verjährungsfristen unterbrochen werden, etwa durch ein Bußgeldverfahren oder gar einen Haftbefehl.

Um rechtliche Probleme und Nachzahlungen zu vermeiden, gilt es also, Ihre Archivierung besonders gewissenhaft zu betreiben.

Sie können übrigens alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (außer Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz) auch in digitaler Form aufbewahren. Dann sollte allerdings gewährleistet sein, dass die Daten auch nach einigen Jahren abgerufen werden können. Wählen Sie für diesen Zweck am besten Speichermedien wie USB-Sticks oder externe Festplatten, weil sie nicht so schnell verschleißen wie z. B. DVDs.

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Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen 2018

Zur allgemeinen Orientierung bei den Aufbewahrungsfristen gilt folgendes:

  • Dokumente, die der Buchungsgrundlage dienen: in der Regel zehn Jahre lang (Ausnahme: Kleinunternehmer und Selbstständige ohne Mitarbeiter)
  • Andere Dokumente: sechs Jahre

Bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide gilt es zu beachten, dass sie nur dann gilt, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Die Standard-Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt für folgende Unterlagen:

  • Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung benötigt werden: Lohnsteuerunterlagen, Jahresabschlüsse, Lohnlisten
  • Buchungsbelege: z. B. Steuerbescheide, Aktennotizen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Quittungen und Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen
  • Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV

 

Aufbewahrungsfrist für die Bilanz 2019

Auch die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, im Speziellen Jahresbilanzen, beträgt zehn Jahre. 

  • Standard-Aufbewahrungsfrist für Unterlagen aus dem Jahr 2009: Ende 2019
  • Standard-Aufbewahrungsfrist für Unterlagen aus dem Jahr 2019: Ende 2029

 

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen 2019

Für Unterlagen, die die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dazu gehören folgende Arten an Dokumenten:

Das bedeutet für Sie:

  • Ende der Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen, die im Jahr 2013 erstellt wurden: Ende 2019
  • Ende der Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die auf 2019 datiert sind: Ende 2025

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Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine 2019

Eine besondere Gesetzesänderung, die dieses Jahr beschlossen wurde, ergibt sich für Lieferscheine und deren Aufbewahrungsfrist.

  • Bisher: Lieferscheine waren auch dann aufbewahrungspflichtig, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergaben und mussten zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn Sie als Buchungsbeleg dienten, ansonsten für sechs Jahre.
  • Seit Mitte 2017 (laut dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz” gilt: empfangene Lieferscheine können entsorgt werden, wenn die entsprechenden Rechnungen alle Informationen beinhalten, die auf dem Lieferschein stehen
  • Aufbewahrungspflicht besteht dann, wenn die Datumsangabe auf der Rechnung der des Lieferscheines nicht entspricht
  • Für diejenigen, die Bilanzen erstellen (Bilanzstruktur im HGB festgelegt) müssen: Lieferschein dient als Buchungsbeleg: Frist von zehn Jahren

 

Aufbewahrungsfristen für rechtliche Unterlagen

Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt folgendes: Für Unterlagen wie Arbeitszeugnisse beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre.

  • Ende der Aufbewahrungsfrist für Zeugnisse aus dem Jahr 2016: Ende 2019
  • Ende der Aufbewahrungsfrist für Zeugnisse aus dem Jahr 2019: Ende 2022

Für Unterlagen, die gerichtliche und anwaltliche Verfahren betreffen, gilt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre lang, beispielsweise für:

  • Mahnbescheide
  • Prozessakten
  • Urteile

Das bedeutet für Sie:

  • Ende der Aufbewahrungsfrist für rechtliche Unterlagen, die im Jahr 1989 erstellt wurden: Ende 2019
  • Ende der Aufbewahrungsfrist für rechtliche Unterlagen, die im Jahr 2019 erstellt wurden: Ende 2049

 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente zur Rentenberechnung

Dieselben Fristen wie für rechtliche Unterlagen gelten bei Dokumenten, in denen es um die Altersvorsorge über Pensionsklassen geht. Das sind folgende:

  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen

 

Aufbewahrungsfristen für weitere Dokumente

Für die folgenden Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

  • Angebotsschreiben ohne Vertragsabschluss
  • Preislisten
  • unternehmensinterne Dokumente
  • Businesspläne

 

Zusammenfassung

Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen, Ordnung in Ihren Dokumenten zu schaffen und bei Steuerprüfungen die richtigen Belege zum richtigen Zeitpunkt nachweisen zu können. Beachten Sie jedoch, dass die Gesetzeslage sich schon im nächsten Jahr ändern kann. Ende 2019 sollten Sie sich daher über eventuelle Änderungen informieren.

 

Die auf unserer Seite veröffentlichten Informationen werden allesamt von Experten mit größter Sorgfalt verfasst und überprüft. Dennoch können wir nicht für die Richtigkeit garantieren, da Gesetze und Regelungen einem stetigen Wandel unterworfen sind. Ziehen Sie deshalb bei einem konkreten Fall immer einen Fachexperten hinzu – wir stellen gerne den Kontakt her.

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