GmbH oder UG anmelden: So geht’s!

aktualisiert am 11. Dezember 2018 13 Minuten zu lesen
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Sie möchten sich mit einer UG (haftungsbeschränkt) oder einer GmbH selbständig machen? Dann stehen einige Anmeldungen für Ihre Gründung an, bevor Sie die Geschäftstätigkeit aufnehmen können. Wo Sie Ihre GmbH oder UG anmelden müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Wo muss ich die UG oder GmbH anmelden?

Um mit Ihrer Geschäftstätigkeit beginnen zu können, müssen Sie Ihre Unternehmergesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung zunächst bei den entsprechenden Stellen anmelden. Hierzu gehören:

  1. Handelsregister
  2. Gewerbeamt
  3. Finanzamt

Danach:

  • IHK bzw. HWK (je nach Tätigkeit)
  • Berufsgenossenschaft
  • ggf. Agentur für Arbeit (falls Sie Mitarbeiter beschäftigen möchten)

 

Welche Gründungskosten fallen beim Anmelden einer GmbH oder UG an?

Neben Kosten für den Notar fallen für die Gewerbeanmeldung Kosten von ca. 20 bis 60 Euro an, für den Handelsregistereintrag (ohne Sacheinlage) 150 Euro. Eine detaillierte Aufstellung der Gründungskosten einer UG sowie der Kosten für die Gründung einer GmbH finden Sie im weiterführenden Artikel.

Wann melde ich meine GmbH oder UG am besten an?

Es gibt keinen idealen Zeitpunkt für eine UG-/GmbH-Anmeldung, jedoch sollten Sie bei der Wahl des Zeitpunkts der Anmeldung einige Punkte beachten.

 

Wie kann ich meine UG oder GmbH anmelden?

Damit die Gründung der steuerlich attraktiven GmbH bzw. UG gelingt, sollten Sie darauf achten, dass die Gewerbe-, Finanzamt- und Handelsregisteranmeldung in der oben angegebenen Reihenfolge durchzuführen sind, die folgenden Anmeldungen können Sie jedoch in der Reihenfolge variieren.

Beginnen Sie also mit der Anmeldung beim Handelsregister. Hierfür ist Ihr Notar die erste Anlaufstelle.

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Anmeldung der GmbH oder UG beim Handelsregister

Die Anmeldung erfolgt, nachdem Sie die Gründungsurkunde, Gesellschafterliste sowie den Gesellschaftsvertrag bzw. das Musterprotokoll von einem Notar überprüfen und beglaubigen lassen haben. Im Anschluss an die Eröffnung des Geschäftskontos benötigt das Notariat den Nachweis über die Einzahlung des Stammkapitals von 25.000 Euro (GmbH) bzw. der Stammeinlagen von mindestens einem Euro (UG), um die Handelsregisteranmeldung Ihrer GmbH oder UG zu vervollständigen. Hierzu übermittelt der Notar Ihre Daten elektronisch an das Handelsregister. Die Forderung zur Zahlung der Eintragungsgebühr erhalten Sie nach erfolgter Eintragung per Rechnung an Ihre Firmenadresse. Die Veröffentlichung des Eintrags erfolgt in der Regel nach Zahlung der Gebühr.

Wie lange dauert die Anmeldung?

Wie schnell die Handelsregistereintragung erfolgt, hängt stark vom jeweiligen Registergericht ab. Bei stark ausgelasteten Gerichten dauert die Bearbeitung mehrere Wochen, bis Ihre GmbH oder UG erfolgreich eingetragen ist. Sollte Ihr zuständiges Amtsgericht jedoch weniger frequentiert sein, kann eine Eintragung auch bereits innerhalb weniger Tage erfolgen.

Wie kann ich die HR-Eintragung beschleunigen?

Die Eintragung Ihrer GmbH oder UG ins Handelsregister können Sie auf mehrere Arten beschleunigen:

  • Bringen Sie spätestens nach der Beurkundung durch den Notar ein Firmenschild an Ihren Briefkasten an. So ist Ihr neues Unternehmen postalisch garantiert erreichbar. Befindet sich kein Firmenschild auf dem Briefkasten, wird die Rechnung des Registergerichts mit dem Vermerk “Empfänger nicht zu ermitteln” zurückgesendet und es folgen ggf. langwierige Recherchen, die die Eintragung unnötig verzögern.
  • Lassen Sie Ihren Firmennamen im Vorhinein prüfen. In vielen Fällen scheitert die Handelsregistereintragung am Firmennamen, den Sie für Ihr Unternehmen ausgewählt haben, weil er entweder nicht unterscheidungskräftig ist oder irreführend ist. Lassen Sie daher bereits vor der Beurkundung durch den Notar den Firmennamen für Ihre GmbH oder UG überprüfen. Diesen Check übernimmt die zuständige IHK.
  • Lassen Sie Ihren Unternehmensgegenstand prüfen. Ein guter Unternehmensgegenstand beinhaltet eine möglichst exakte Umschreibung Ihrer Tätigkeit. Vermeiden Sie eine Verzögerung der Eintragung, indem Sie auch Ihren gewählten Unternehmensgegenstand vorab prüfen lassen.
  • Entrichten Sie einen Kostenvorschuss. Entweder der Notar steht gegenüber dem Registergericht für die Kostenübernahme ein oder Sie zahlen den Kostenvorschuss persönlich beim Amtsgericht ein und reichen die Quittung unmittelbar ein.

 

Wann kommt die HR-Rechnung und muss ich die bezahlen?

Die Rechnung sollte Sie in der Regel innerhalb kurzer Zeit vor oder nach erfolgter Eintragung ins Handelsregister erreichen. Die Handelsregister-Rechnung sollten Sie selbstverständlich bezahlen, denn sonst wird der Eintrag unter Vorbehalt wieder gelöscht!

Achten Sie unbedingt darauf, dass es sich um ein echtes Schreiben der Justizkasse handelt: Viele Gründer werden Opfer von Betrügern und bekommen täuschend echt aussehende Rechnungen zugeschickt, die mit wenigen Tagen Frist horrende Summen fordern, damit Sie in ein “Register” eingetragen werden. Lassen Sie sich nicht täuschen! Die Gebühren für die erste Handelsregistereintragung beträgt 150 Euro für GmbH und UG. Eine Ausnahme bildet nur die GmbH-Gründung mit Sacheinlage. Hierfür werden 240 Euro fällig. Sollte der Betrag von diesem abweichen, zahlen Sie nicht und rufen Sie im Zweifel unsere Gründungsberater an.

Wann bekomme ich die Eintragungsmitteilung?

Die Eintragungsmitteilung des Handelsregisters erhalten Sie zusammen mit der Rechnung.

Wo kann ich den HR-Eintrag prüfen?

Die Prüfung des Handelsregistereintrags kann sowohl kostenlos vor Ort in Ihrem zuständigen Amtsgericht als auch online erfolgen. Da das Handelsregister seit 2007 komplett digital geführt wird, sind alle Einträge online zur Einsicht verfügbar. Sie können sich ebenfalls einen Abzug der Eintragungsdaten anfertigen lassen, für diesen fällt allerdings eine kleine Gebühr an.

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Anmeldung der UG oder GmbH beim Gewerbeamt

Nachdem die UG oder die GmbH erfolgreich beim Handelsregister angemeldet wurde, steht nun die Anmeldung beim Gewerbeamt an. Die Gewerbeanmeldung können Sie in einigen Städten mittlerweile digital erledigen, in den meisten Fällen ist aber ein Besuch beim örtlichen Gewerbeamt nötig. Hier lassen Sie sich den Bogen zur Gewerbeanmeldung aushändigen, tragen Ihre persönlichen Daten und die des Unternehmens ein und zahlen eine kleine Gebühr (je nach Kommune zwischen 20 und 60 Euro). Dann erfolgt die Prüfung auf Richtigkeit der Angaben und ob alle ggf. nötigen Voraussetzungen für die Ausübung Ihres Gewerbes erfüllt sind, und sollte alles passen, ist Ihr Gewerbe angemeldet!

Nachdem Sie Ihre GmbH oder UG beim Gewerbeamt angemeldet haben, melden sich automatisch das Finanzamt zur steuerlichen Erfassung sowie die IHK bzw. HWK bei Ihnen.

Wer muss alles ein Gewerbe anmelden?

Für alle Personen, die sich selbständig machen und langfristig Gewinne erzielen wollen, gilt grundsätzlich die Gewerbepflicht. Dies gilt sowohl für die Rechtsformen GmbH und UG als auch für Einzelunternehmen. Auch als sogenannte Muttergesellschaft müssen Sie grundsätzlich ein Gewerbe anmelden. Gleiches gilt außerdem für gemeinnützige Gesellschaften wie gUG oder gGmbH. Auch, wenn diese Gesellschaften keinen gewerblichen Zweck verfolgen, muss gemäß dem GmbH-Gesetz (GmbHG) eine Gewerbeanmeldung vorgenommen werden.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen von der Gewerbepflicht, so müssen etwa Freiberufler oder auch vermögensverwaltende Unternehmen kein Gewerbe anmelden.

GmbH oder UG anmelden: Weitere Stationen

Auch nach Handelsregistereintragung und Gewerbeanmeldung ist es noch nicht getan mit den Anmeldungen für Ihre UG oder GmbH. Folgende weitere Stationen bzw. Behördengänge stehen noch an:

  • Anmeldung beim Finanzamt: Nach der Gewerbeanmeldung erhalten Sie automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt. Diesen füllen Sie aus und senden Ihn zurück. Danach erhalten Sie Ihre Steuernummer.
  • IHK bzw. HWK: Je nach Ihrer Geschäftstätigkeit melden sich entweder IHK (Industrie- und Handelskammer) oder HWK (Handwerkskammer) bei Ihnen. Als Selbständiger sind Sie zu einer gebührenpflichtigen Mitgliedschaft bei der IHK/HWK verpflichtet.
  • Berufsgenossenschaften: Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung sind Berufsgenossenschaften zuständig für Unternehmer und ihre Mitarbeiter, deshalb ist auch hier die Mitgliedschaft verpflichtend – in der Regel auch ohne Beschäftigte.
  • Agentur für Arbeit: Möchten Sie Mitarbeiter einstellen, ist eine Anmeldung bei der Agentur für Arbeit Pflicht. Hier erhalten Sie Ihre Betriebsnummer, die Sie benötigen, um die Sozialversicherungsbeträge Ihrer Mitarbeiter korrekt an die Versicherungsträger abzuführen.

 

Wo melde ich eine Sitzverlegung an?

Sollten Sie mit Ihrem Unternehmen umziehen, müssen Sie sich bei all den Stellen ummelden, wo Sie Ihre UG oder GmbH bei der Gründung angemeldet haben:

  • Gewerbeummeldung: Falls Ihre Firma innerhalb des Zuständigkeitsbereich des Gewerbeamts umzieht, reicht eine Gewerbeummeldung. Wenn der Geschäftssitz allerdings in eine andere Gemeinde bzw. Stadt verlegt wird, müssen Sie das Gewerbe zunächst am neuen Sitz anmelden und danach am alten Sitz abmelden.
  • Meldung beim Handelsregister: Änderungen müssen dem Handelsregister sofort vorgelegt werden. Die Änderung der Geschäftsanschrift müssen Sie notariell beurkundet anmelden.
  • Finanzamt: Bei einer Sitzverlegung muss das bisher zuständige Finanzamt die Steuerakten an das nun zuständige abgeben. Im Zuge dessen ändert sich auch Ihre Steuernummer (nicht jedoch Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer).
  • Sozialversicherungsträger (Krankenkasse)
  • Berufsgenossenschaft
  • IHK bzw. HWK: Obwohl das Gewerbeamt die veränderten Informationen grundsätzlich auch an die IHK/HWK weitergibt, sollten Sie sicherheitshalber auch hier Bescheid geben.
  • Agentur für Arbeit (sofern Sie Mitarbeiter beschäftigen)
  • Banken und Versicherungen
  • Anpassung der Rechnungsvorlage, Briefköpfe, Impressen und E-Mail-Signaturen

 

Wann kann ich meine ersten Rechnungen schreiben?

Sobald Sie Ihre Steuernummer vom Finanzamt und gegebenenfalls auch Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten haben, können Sie Ihre ersten Rechnungen schreiben. Beachten Sie hier unbedingt die Regeln zur Rechnungsstellung!

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