Gründungskosten: Womit muss ich rechnen?

Inhaltsverzeichnis

Gründungskosten: Was gehört dazu?

Bevor Sie eine Aufstellung der Gründungskosten vornehmen, sollten Sie lernen, zwischen Gründungskosten und Gründungsinvestitionen zu unterscheiden: Gründungskosten sind in der Regel Ausgaben, die sich nicht direkt auf den Umsatz des Unternehmens auswirken. Gründungsinvestitionen werden beim Unternehmensstart getätigt, um sich längerfristig positiv auf den Verlauf des Geschäfts auszuwirken. Zudem werden die Gründungskosten generell aus der Tasche der Unternehmer finanziert, während Gründungsinvestitionen grundsätzlich nach dem formalen Unternehmensstart getätigt und von der frisch gegründeten Gesellschaft bezahlt werden.

Typische Posten

• Provisionen für Makler, Steuerberater (zur Erstellung der Eröffnungsbilanz) o. Ä.
• Gebühren für Behörden (Gewerbeanmeldung, ggf. Handelsregistereintrag, ggf. Markenanmeldung)
• Gründerlohn – also der Lohn, den Sie sich und Ihren Mitgründern für den durch die Gründung entstandenen Aufwand zahlen. Der Gründerlohn sollte bereits im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden.
• Notar- und Gerichtskosten, wobei die Notarkosten vom Gegenstandswert Ihres Unternehmens abhängig sind. Gründen Sie ein Einzelunternehmen oder eine GbR, müssen Sie keine Beglaubigung durch einen Notar vornehmen lassen. Generell benötigen Sie bei der Gründung eines Unternehmens, das keinen Handelsregistereintrag erfordert, keinen Notar.

Gründungsinvestitionen

• Produkt- bzw. dienstleistungsspezifische Kosten
  • Produkt-/Dienstleistungsentwicklung, Materialkosten, Design
• Geschäftsaustattung
  • Immobilien, Einrichtung, Fahrzeuge, Material (ggf. Lagerbestände), Bürokosten (Einrichtung, Telefonanschluss, etc.)
• Marketingkosten
  • Website, Corporate Design, Marketingmaterial, Visitenkarten

Sowohl Gründungskosten als auch -investitionen sollten in Ihrem Business- und Finanzplan transparent abgebildet sein. Somit kann es später keine Schwierigkeiten bei der Abschreibung bzw. der Absetzung für Abnutzung geben und Sie bereits im Vorhinein Ihren Kapitalbedarf einschätzen können. Die Einschätzung des Kapitalbedarfs ist besonders wichtig, wenn Sie von Fördermitteln wie beispielsweise dem Gründungszuschuss der Arbeitsagentur oder einem Gründerkredit profitieren wollen. Falls Sie mit mehreren Personen gründen, halten Sie in Ihrem Gesellschaftsvertrag unbedingt fest, wie die Kosten und Investitionen zwischen den Gründern verteilt werden. Als Einzelunternehmen heben Sie lediglich die gesamten Belege Ihrer Aufgaben auf.

Wie hoch sind die Gründungskosten?

Die Gründungskosten unterscheiden sich abhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform enorm. Gründen Sie eine Kapitalgesellschaft, fallen folgende Gründungskosten an:

• Vertrags- und Notarkosten
  • Gründung mit Musterprotokoll:
    • Beurkundung Musterprotokoll
  • Gründung mit Satzung:
    • Beurkundung der Satzung
    • Beurkundung Geschäftsführerbestellung
  • Gründungsbeschluss
  • Handelsregisteranmeldung
  • Handelsregistereintrag
• Anmeldegebühren und Genehmigungen
  • Gewerbeanmeldung
  • ggf. Sachkundeprüfung oder Unterrichtung der IHK
  • ggf. Prüfung des Meistertitels
  • ggf. Zulassungen
  • ggf. Genehmigungen (von Gewerbeaufsicht, Bauamt, Gesundheitsamt etc.)

Daraus können sich Gebühren in Höhe von mehreren hundert Euro ergeben; bei der GmbH fallen regelmäßig Gründungskosten von zwischen 550 (Musterprotokoll) und 1.350 Euro (Satzung) an, bei der UG zwischen 320 Euro (Musterprotokoll) 850 Euro (Satzung). Die Höhe der Kosten kann aufgrund diverser Faktoren bei der Gründung dennoch variieren; besonders die Gründungskosten der GmbH können sehr unterschiedlich ausfallen – und bei der UG sieht die Kostenaufschlüsselung auch etwas anders aus.

Sofern Sie sich als Personengesellschaft oder als Einzelunternehmen selbständig machen, entfallen für Sie die Notarkosten, ggf. auch die Handelsregistergebühren. Es fallen dann lediglich die Anmeldegebühren und ggf. Gebühren für Genehmigungen an. Diese belaufen sich insgesamt auf etwa 200 Euro.

Wer trägt die Gründungskosten?

Die Unternehmer haben die Gründungskosten als Privatpersonen häufig vorzustrecken, auch wenn sie noch keinen Cent verdient haben – aus rechtlicher Sicht ist die Zahlung der Gründungskosten ein Darlehen der Gründer an das Unternehmen. Durch eine zusätzliche Klausel in der Satzung kann jedoch bestimmt werden, dass die Gründungskosten bis zu einer bestimmten Höhe vom Stammkapital getragen werden. Dies machen viele Notare bereits selbständig, wenn Sie Ihre Satzung erstellen lassen. Hierzu wird eine Erklärung eingefügt, dass die Gründungskosten zu den steuerrelevanten Aufwendungen des Unternehmens zählen.

Um jedoch eine Unterbilanzierung zu verhindern, wird die Kostenübernahme generell gedeckelt (nach oben hin begrenzt), meist zu einem Satz von 10 %. Unternehmer müssen stets einen Großteil der Kosten selbst tragen – leider schweigen sich die Gerichte zu der maximalen Höhe der Übernahme aus. Sollte Ihre Klausel keine Deckelung beinhalten oder eine unangemessene Höhe der Kostenübernahme vorsehen (z. B. 60 % des Stammkapitals), geht das Finanzamt hier regelmäßig von einer verdeckten Gewinnausschüttung aus, die Satzungsgestaltung gilt als unzulässig und der Eintrag in das Handelsregister wird verhindert. Auch Klauseln, die einen bestimmten Betrag in Euro als steuerrelevante Aufwendungen nennen, sind laut einigen Gerichtsurteilen ungültig.

Sonderfall Musterprotokoll

Gründer mit Musterprotokoll sollten darauf achten, dass Gründungskosten bis maximal 300 Euro von der Gesellschaft übernommen werden, alle verbleibenden Kosten sind von den Gesellschaftern zu tragen.

Verdeckte Gewinnausschüttung vermeiden

Sollten Sie in Ihre Satzung nichts einbinden, dass die Gesellschafter die Gründungskosten zu tragen haben. Trägt die Gesellschaft die Gründungskosten ganz oder teilweise, obwohl sie nicht dazu verpflichtet ist, liegt hier steuerlich keine Betriebsausgabe vor, sondern eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Die Gründungskosten können auch durch ein Aufgeld auf die Stammeinlagen, einem sogenannten Agio, gedeckt werden, sodass keine Gefahr einer Unterbilanzierung entsteht oder die Stammkapitalerhaltung nicht mehr gewährleistet ist. Während bei Aktiengesellschaften eine Rückzahlung an die Gesellschafter nicht mehr möglich ist, kann ein Agio bei der GmbH zu einem späteren Zeitpunkt wieder an die Gesellschafter ausgeschüttet werden.

Wie kann ich die Gründungskosten bezahlen, wenn ich noch keinen Zugriff auf das Geschäftskonto habe?

Sofern Sie die oben erwähnte Klausel in Ihre Satzung aufgenommen haben und Sie die Kosten mit dem Stammkapital begleichen, müssen Sie diese über Ihr Geschäftskonto abwickeln. Unternehmer haben nach Eröffnen sofort Zugriff auf das Geschäftskonto, sobald der Notar den Kontoauszug mit der Gutschrift über das Stammkapital beglaubigt hat. Da sowohl der Notar als auch das Gericht keine sofortige Rechnungsbegleichung verlangen, sondern innerhalb von zwei bis vier Wochen eine Rechnung ausstellen, können Gründer ihre Gründungskosten auch noch nach der formellen Gründung begleichen.

Wo in der Bilanz und wie werden Gründungskosten verbucht?

Alle Ausgaben vor und während der Gründung sollten Sie in der Buchführung sorgfältig erfassen. Dafür müssen Sie alle Belege und Rechnungen aufbewahren und zeitgerecht auswerten, denn auch vor der Gründung gilt: keine Buchung ohne den dazugehörigen Beleg!

Sofern in Ihrem Gesellschaftsvertrag festgelegt wurde, dass die Gründungskosten von der Gesellschaft getragen werden, übernehmen Sie die Beträge wie folgt in die Eröffnungsbilanz und verbuchen Sie sie auf der Passivseite unter A. Eigenkapital, IV Gewinnvortrag/Verlustvortrag:

• Notar-, Rechts- und Beratungskosten an 6825 (SKR04) bzw. 4950 (SKR03), „Rechts- und Beratungskosten”
• Gewerbeanmeldung und Handelsregistereintrag auf das Konto 6300 (SKR04) bzw. 2010 (SKR03), „sonstige Aufwendung, unregelmäßig”

Sollten die Gesellschafter für die Gründungskosten aufkommen, werden diese unter „Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschafter” gebucht. Beachten Sie, dass hier auch die Restlaufzeit eingetragen werden muss. Das Darlehen kann sowohl verzinst als auch unverzinst erfolgen. Falls jedoch Zinsen erhoben werden sollten, dürfen diese weder weit unter noch weit über dem aktuell durchschnittlichen Zinssatz für Darlehen liegen.

Gründungskosten absetzen

Wenn Sie das Unternehmen die Gründungskosten tragen lassen, können Sie Gründungskosten sowie Gründungsinvestitionen in das Unternehmen steuerlich geltend machen: Gründungskosten können Sie als „vorweggenommene Betriebsausgaben” von der Steuer absetzen, dürfen allerdings nicht als Vermögensgegenstand aktiviert werden. Gründungsinvestitionen hingegen sind abschreibbar und werden im Umlauf- oder Anlagevermögen erfasst und können so zu bis zu 25 % jährlich abgeschrieben werden, je nach Abschreibung nach Abnutzung. Sofern Sie diese Klausel in die Satzung aufnehmen, reduziert dies die Steuerlast. Die einzelnen Positionen werden in der Bilanz bzw. dem Jahresabschluss aufgeführt und schmälern somit Einnahmen und Gewinn.

Für alle mit der Gründung verbundenen Kosten besteht nach § 248 Abs. 1 HGB für Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkte Personengesellschaften ein Bilanzierungsverbot, diese Kosten dürfen also nicht in der Bilanz aktiviert werden. Dieses Verbot gilt nicht nur für Kapitalgesellschaften, sondern auch für Personengesellschaften sowie Einzelunternehmen.

Gründungskosten werden meist bereits im ersten Geschäftsjahr abgeschrieben, während Investitionen bilanziert werden: Sie werden am Ende des Geschäftsjahres in der Bilanz aufgelistet und ggf. über mehrere Jahre abgeschrieben – je nach Absetzung für Abnutzung.

Was kann alles von der Steuer abgesetzt werden?

Alle Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Gründung stehen – also betrieblich motiviert sind – können abgesetzt werden. Darunter fallen Gebühren wie die der Gewerbeanmeldung und auch die Vorsteuer (sofern Sie nicht Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen). Hier finden Sie mehr Details.

Wie lange kann ich die Gründungskosten geltend machen?

Kosten, die im Zuge der Unternehmensgründung noch vor der eigentlichen Gründung angefallen sind, können Sie innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren rückwirkend absetzen – allerdings nur, wenn ein klar erkennbarer wirtschaftlicher Zusammenhang mit der Gründung erkennbar ist. Sie sollten deshalb alle Belege Ihrer Ausgaben aufbewahren. Die Rechnung für die Erstellung einer Website, die drei Monate vor dem Notartermin angefallen ist, kann so im Nachhinein noch abgesetzt werden.

Ich habe mir vor der Gründung schon ein Auto oder einen Computer für die neue Firma gekauft, kann ich die Kosten über die Firma zurückerstatten?

Sofern ein wirtschaftlicher Zusammenhang zum Unternehmen besteht, ist ein rückwirkendes Absetzen generell innerhalb von drei Jahren möglich.

Kann ich auch höhere als im Gesellschaftsvertrag angegebene Gründungskosten vom Geschäftskonto entnehmen?

Die Gründungskosten, die vom Geschäftskonto entnommen werden dürfen, können maximal so hoch sein wie im Gesellschaftsvertrag angegeben. Alles, was darüber hinaus entnommen wird, ist eine Privatentnahme.

Welche Risiken birgt dies?

Werden hohe Summen an Privatentnahmen getätigt, besteht das Risiko einer Unterbilanzierung. Da bei einer GmbH mindestens die Hälfte des Stammkapitals dauerhaft vorhanden sein muss, um Gläubiger des Unternehmens zu schützen, haben Privatentnahmen oder auch eine verdecke Gewinnausschüttung rechtliche Konsequenzen.

Was passiert, wenn die Gründung platzt?

Selbst wenn die Unternehmensgründung aus irgendwelchen Gründen platzen sollte, müssen die vorweggenommenen Betriebsausgaben nicht zurück gerechnet werden. Sie müssen in diesem Fall allerdings nachweisen, dass Sie die Gründung ernsthaft verfolgt haben.

Vorgründungskosten

Im Rahmen der Erstellung Ihres Businessplans können bereits vor der Gründung sogenannte Vorgründungskosten anfallen, beispielsweise Kosten für eine in Auftrag gegebene Marktanalyse oder eine im Vorhinein erstellte Webseite, aber auch Beratungskosten und Honorare für Unternehmens- oder Steuerberater. Sogenannte „vorweggenommene Betriebskosten” lassen sich nach der Gründung als Betriebsausgabe geltend machen. Marketing- und Reisekosten sowie der Einkauf von Waren vor der Gründung werden ebenfalls in der Buchführung berücksichtigt.

Wo kann ich an Gründungskosten sparen?

Sparen lässt sich an vielen Ecken, auch bezüglich der Gründungskosten.

Rechtsform

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen von einer beschränkten Haftung profitieren möchten, können Sie alternativ zur GmbH auch die vergleichsweise günstige UG gründen. Hier ist nicht nur das Mindeststammkapital niedriger (1 Euro im Vergleich zu 25.000 Euro), sondern auch die Notarkosten können gesenkt werden: Da die Notarkosten nach dem Gegenstandswert des Unternehmens berechnet werden und Sie mit weniger Kapital starten, sind Ihre Notarkosten bei Gründung einer UG automatisch niedriger. Bei der GmbH können bei einer Gründung mit Musterprotokoll höhere Notarkosten anfallen als bei einer UG mit individueller Satzung, weil der Geschäftswert hier mindestens 25.000 Euro beträgt und die Notarkosten dadurch höher ausfallen.

Geschäftsadresse

Sparen können Sie auch, indem Sie sich anstelle eines eigenen Büros für die Nutzung eines Gründerzentrums oder einer Bürogemeinschaft, eines sogenannten Co-working Space, entscheiden. Durch diese Büromodelle sind Sie nicht gezwungen, sich eine eigene Einrichtung über Computer oder Laptop hinaus anschaffen zu müssen. Sowohl die Plätze in Gründerzentren als auch in Bürogemeinschaften lassen sich häufig kurzfristig buchen sowie kündigen und warten mit einigen Vorteilen auf, beispielsweise einer guten Lage oder zubuchbaren Meetingräumen.

Gründungsvariante

Gründer einer UG oder GmbH haben zudem Möglichkeit, per Musterprotokoll zu gründen. Ein Musterprotokoll funktioniert wie eine Satzung, allerdings sind hierbei die Inhalte vorgegeben und können nicht individuell angepasst werden. Das erleichtert dem Notar die Arbeit und kostet Sie im Endeffekt weniger. Die Voraussetzungen zur Verwendung des Musterprotokolls sind schnell erklärt:

• Die Gründung muss durch eine Einzelperson oder als Team mit maximal drei Gesellschaftern erfolgen
• Es gibt nur einen Geschäftsführer
• Das Geschäftsjahr ist gleich dem Kalenderjahr

Sollten Sie nun als Einzelperson oder als Team mit maximal drei Unternehmern eine GmbH gründen wollen und soll einer dieser Unternehmer der Geschäftsführer der Firma werden, können Sie bei Nutzung des Musterprotokolls Kosten in Höhe von ungefähr 500 Euro einsparen. Beachten Sie allerdings, dass Sie exakt die im Musterprotokoll angegebene Konstellation (maximal drei Gesellschafter, maximal ein Geschäftsführer) einhalten müssen, sonst ist die Gründung mit einem Musterprotokoll nicht möglich. Weiterhin kann das Musterprotokoll nicht geändert werden; nötige Änderungen müssen über einen Notar ausgeführt werden – dies kostet pro Vorgang um die 400 Euro. Durch Änderungen wird Ihr Musterprotokoll zu einer individuellen Satzung.

Die Kostenersparnis sollte allerdings nie der Ansporn sein, mit einem Musterprotokoll zu gründen, denn falls später Änderungen notwendig werden, kann dies durchaus teurer werden als von vornherein mit einer individuellen Satzung zu gründen. Nur, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen und auch langfristig keine Änderungen einplanen, lohnt sich in der Regel die Gründung mit einem Musterprotokoll.