Buchhaltung für die UG: Wie Sie sie selbst machen

Inhaltsverzeichnis

• Finanzielle Besonderheiten
• Doppelte Buchführung
• UG-Buchhaltung selbst machen
• Tipps für die UG-Buchführung
• Fazit

Finanzielle Besonderheiten der UG

Zwar bietet die Unternehmergesellschaft als Kapitalgesellschaft im Vergleich zu Personenunternehmen relativ viel Spielraum, allerdings müssen dennoch die besonderen steuerlichen Bedingungen beachtet werden:

• Es wird eine Körperschaftsteuer (15 %) zuzüglich eines Solidaritätszuschlags (5,5 %) angesetzt.
• Sollte den Gesellschaftern Gewinn ausgeschüttet werden, wird eine Abgeltungsteuer (25 %) ans Finanzamt abgeführt.
• Es wird eine Vor- bzw. Umsatzsteuer von 19 % abgeführt.
• Sollten Mitarbeiter im Unternehmen tätig sein, sind zusätzlich für jeden Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und bei Bedarf Kirchensteuer zu bezahlen.

Zur Kapitalerhöhung werden ausschließlich Bareinzahlungen verwendet. Anders als bei GmbHs dürfen keine Sacheinlagen verwendet werden. Zwar ist die UG in den meisten Fällen haftungsbeschränkt, jedoch gibt es hier Ausnahmefälle, bei denen die Gesellschafter doch noch mit ihrem Privatvermögen haften müssen. Wenn z. B. der zwingende Zusatz „(haftungsbeschränkt)” weggelassen wird, haften die Gesellschafter persönlich mit ihrem kompletten Privatvermögen. Eine weitere Ausnahme kann eintreten, wenn die Buchhaltung so ungenau durchgeführt wurde, dass der Unterschied zwischen Privat- und Geschäftsvermögen für Gläubiger nur schwer zu erkennen ist. Dann können die Gesellschafter zur Haftung gezogen werden.

Zum Eröffnungstag der UG wird eine Eröffnungsbilanz erstellt, in der die Einlagen aller Gesellschafter verzeichnet sind und eine Übersicht über Kapital und Vermögen gegeben wird. Die Gewinnverteilung der UG (haftungsbeschränkt) funktioniert ähnlich wie bei der GmbH. Sie richtet sich nach den Teilen, die die Gesellschafter in die Stammeinlage eingebracht haben. Dies und die Verwendung des einbehaltenen Gewinns wird in der Regel im Gesellschafterbeschluss festgelegt.

Doppelte Buchführung für die UG

Es genügt nicht, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Gewinnermittlung einzusetzen. Da die UG als Kapitalgesellschaft den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) unterliegt, ist sie zur doppelten Buchführung samt Bilanz verpflichtet. Die doppelte Buchführung, die in zwei Büchern durchgeführt wird, soll alle anfallenden Handelsgeschäfte sowie die gesamten Vermögensgegenstände widerspiegeln. Bei den beiden Büchern handelt es sich um:

• Das Grundbuch (Journal)
• Das Hauptbuch (Sachkosten)

Hinzu kommen die Nebenbücher zur Unterstützung des Haupt- und Grundbuches. Alle Geschäftsvorgänge werden mit Datum, Nummer, Beleg und Betrag erfasst und aufs Konto und Gegenkonto gebucht.

Diese Charakteristika machen die doppelte Buchführung aus:

• Kontenführung: Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Seiten erfasst. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten in der Buchführung schneller erkannt werden. So bedarf die Einzahlung vom Girokonto auf das Geschäftskonto einer Buchung, obwohl die Geldmittel sich nur innerhalb des Unternehmens bewegen. Des Weiteren erhält jeder Geschäftspartner sein eigenes Konto, damit alle Verbindlichkeiten oder Gutschriften ermittelt werden können. Zudem gibt es sogenannte Verrechnungskonten, mit denen Gesellschafter zwischen privaten und geschäftlichen Vorfällen unterscheiden können.
• Soll und Haben: Die Geschäftsvorfälle werden auf zwei Seiten gebucht: der Soll-Seite und der Haben-Seite. Während auf der ersteren Seite die Mittelverwendung festgehalten wird, wird auf der letzteren Seite die Mittelherkunft festgehalten. Beide Seiten müssen immer ausgeglichen sein.
• Vergleich des Betriebsvermögens: Um den Gewinn zu ermitteln, erfolgt ein Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und Jahresende. Das Betriebsvermögen wird so berechnet: (Anlagevermögen + Umlaufvermögen) – Schulden
• Bilanzierungspflicht: Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie einen Jahresabschluss mit Bilanz und betrieblicher Steuererklärung verfassen. Des Weiteren gehören ein Anhang mit Erläuterungen und eine Gewinn- und Verlustermittlung dazu. In der Bilanz stellen Sie die Vermögensgegenstände den Schulden gegenüber. Die Bilanzierungspflicht ist unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) oder im Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts (BilMoG) geregelt.
• Inventurpflicht: Im Rahmen der Schlussbilanz am Ende des Geschäftsjahres müssen Sie eine Inventur durchführen.
• Jahresabschluss: Der Jahresabschluss beinhaltet die Daten der Bilanz und die dazugehörige Gewinn- und Verlustrechnung.
• Verpflichtung zur Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge: Diese Daten dienen der Überprüfung Ihres Unternehmens, die vom Finanzamt durchgeführt wird.

Welche Aufgaben der UG-Buchhaltung können Sie selbst übernehmen?

Grundsätzlich können Sie viele Aufgaben der laufenden Buchhaltung Ihrer UG selbst erledigen. Entscheidend ist jedoch, ob Sie über ausreichende Kenntnisse in der doppelten Buchführung verfügen und eine Software verwenden, die für bilanzierende Kapitalgesellschaften geeignet ist. Bei komplexeren Aufgaben kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung zwischen Ihnen und einer Steuerkanzlei aufzuteilen.

Praxis-Tipp: Für viele kleine UGs ist ein Hybridmodell sinnvoll: Sie erstellen Rechnungen selbst, erfassen Belege und halten die laufende Buchhaltung aktuell. Jahresabschluss, Steuererklärungen und komplexere Buchungsfragen können Sie anschließend an eine Steuerkanzlei übergeben. So reduzieren Sie Ihre laufenden Kosten, ohne bei anspruchsvollen Aufgaben unnötige Fehler zu riskieren.

Was Sie bei der Buchführung für die UG beachten müssen

• Verwenden Sie für die Buchführung eine professionelle Buchhaltungssoftware, die den Bedingungen Ihrer Branche entspricht. Beispiele dafür sind die Produkte von Lexware und DATEV. Halten Sie Ihr Buchhaltungsprogramm stets auf dem neuesten Stand, da in den Programmen die aktuellen rechtlichen Bedingungen erfasst werden. Lesen Sie hier unseren Buchhaltungssoftwarevergleich: 7 Programme im Überblick.
• Stellen Sie sicher, dass alle für die Buchführung relevanten Unterlagen (Bankbelege, Kassenquittungen, Rechnungen etc.) übersichtlich organisiert sind. Dies hilft Ihnen dabei, im Fall einer Überprüfung schnell die richtigen Dokumente zur Hand zu haben.
• Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen. Bevor Sie alte Unterlagen aus der Buchhaltung entsorgen, müssen Sie sichergehen, dass Sie nicht mehr benötigt werden.
• Wenn die Gesellschafter ein sehr niedriges Stammkapital zum Mindestkapital von einem Euro eingebracht haben, besteht ein sehr hohes Verschuldungsrisiko. Achten Sie also unbedingt darauf, im ersten Jahr keine zu hohen Ausgaben über dem Betrag der Stammeinlage zu tätigen.
• Wenn entgegen der Verpflichtung und trotz Gewinn keine Rücklage gebildet wird, wird der Jahresabschluss nichtig. Damit verfällt die Haftungsbeschränkung und der ausgeschüttete Gewinn muss zurückbezahlt werden. Dann müssen Sie bereits getätigte Rücklagen als Verlustausgleich einsetzen, um eine drohende Insolvenz abzuwenden.
• Der Jahresabschluss darf nicht vollständig ausgeschüttet werden. Ein Viertel muss in die gesetzlichen Rücklagen eingestellt werden, bis ein Kapital von 25.000 Euro erreicht ist. Dann können Sie die UG in eine GmbH umwandeln.
• Sie sind dazu verpflichtet, den Jahresabschluss im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.
• Nehmen Sie bei komplexeren Fällen für die Erstellung des Jahresabschlusses in jedem Fall die Leistungen eines Steuerberaters in Anspruch. Bei dieser Aufgabe ist es sehr leicht, den Überblick zu verlieren.

Wichtige Fristen für die UG-Buchhaltung

Wichtig: Die Aufstellung des Jahresabschlusses und dessen Offenlegung haben unterschiedliche Fristen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen den Jahresabschluss unter bestimmten Voraussetzungen innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres aufstellen. Die Offenlegung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag erfolgen.

Diese Ratschläge dienen zur besseren Organisation Ihrer Buchhaltung als UG-Betreiber. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass die Buchhaltung streng geregelt ist und Ihnen schon bei kleinsten Fehlern rechtliche Probleme drohen. Sollten Sie bestimmte Aspekte verunsichern, suchen Sie unbedingt einen Steuerberater auf, der Ihnen Ihre Fragen kompetent beantwortet. Alternativ zur eigenständigen Erstellung können Sie auch einen externen Buchhaltungsservice in Anspruch nehmen. Mehr zu den Steuern einer UG erfahren Sie hier.