Wirtschaftlich Berechtigter: Definition & Eintragung

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein wirtschaftlich Berechtigter?

Ein wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, die ein Unternehmen oder eine andere Rechtseinheit letztlich besitzt oder kontrolliert. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 3 des Geldwäschegesetzes (GwG).

Bei juristischen Personen und sonstigen Gesellschaften gilt eine natürliche Person insbesondere dann als wirtschaftlich berechtigt, wenn sie:

• mehr als 25 % der Kapitalanteile hält,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle über das Unternehmen ausübt.

Der wirtschaftlich Berechtigte wird international auch als Ultimate Beneficial Owner (UBO) bezeichnet. Gemeint ist damit immer die Person am Ende einer Eigentums- oder Kontrollkette.

Wer kann wirtschaftlich Berechtigter sein?

Ob eine Person wirtschaftlich berechtigt ist, hängt nicht allein von ihrer offiziellen Funktion im Unternehmen ab. Entscheidend sind die tatsächlichen Eigentums- und Kontrollverhältnisse.

Wirtschaftlich Berechtigte können beispielsweise sein:

• Alleingesellschafter:innen einer GmbH oder UG,
• Gesellschafter:innen mit einer Beteiligung von mehr als 25 %,
• Personen, die mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren,
• natürliche Personen, die mittelbar über eine Holding beteiligt sind,
• Personen, die durch Vereinbarungen oder andere Einflussmöglichkeiten vergleichbare Kontrolle ausüben.

In der Praxis wird häufig angenommen, dass Geschäftsführer:innen automatisch wirtschaftlich berechtigt sind. Das ist jedoch nicht der Fall. Die Geschäftsführungsfunktion allein begründet keine tatsächliche wirtschaftliche Berechtigung.

Ab wann gilt eine Person als wirtschaftlich berechtigt?

Bei Unternehmen ist in der Regel die Schwelle von mehr als 25 % entscheidend. Eine Person gilt insbesondere dann als wirtschaftlich berechtigt, wenn sie unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile besitzt,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Was gilt bei genau 25 %?

Die gesetzliche Formulierung lautet „mehr als 25 %“. Eine Beteiligung von exakt 25 % erfüllt dieses Kriterium daher grundsätzlich nicht. Eine wirtschaftliche Berechtigung kann dennoch vorliegen, wenn die betreffende Person aufgrund besonderer Stimmrechte, Vetorechte oder anderer Vereinbarungen vergleichbare Kontrolle ausübt.

Die Beteiligungsquote ist jedoch nicht das einzige Kriterium. Auch eine Person mit weniger als 25 % kann wirtschaftlich berechtigt sein, wenn sie das Unternehmen auf andere Weise beherrscht.

Wirtschaftlich Berechtigte einer GmbH ermitteln

Die Frage, wer wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind immer die tatsächlichen Eigentums- und Kontrollverhältnisse. In vielen Fällen genügt ein Blick in die Gesellschafterliste. Bei komplexeren Beteiligungsstrukturen müssen jedoch auch mittelbare Beteiligungen und Stimmrechtsvereinbarungen berücksichtigt werden.

In der Praxis empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Gesellschafterliste prüfen: Wer hält unmittelbar Anteile an der GmbH?
2. Beteiligungsquoten ermitteln: Hält eine natürliche Person mehr als 25 % der Kapitalanteile?
3. Stimmrechte prüfen: Verfügt eine Person über mehr als 25 % der Stimmrechte oder vergleichbare Kontrollrechte?
4. Mittelbare Beteiligungen berücksichtigen: Gibt es Holdinggesellschaften oder weitere Unternehmen zwischen Gesellschafter und GmbH?
5. Fiktiv wirtschaftlich Berechtigte prüfen: Kann keine natürliche Person ermittelt werden, greifen die gesetzlichen Regelungen zu fiktiv wirtschaftlich Berechtigten.

Ist der Geschäftsführer automatisch wirtschaftlich Berechtigter?

Nein. Die Position als Geschäftsführer allein reicht nicht aus. Wirtschaftlich berechtigt ist eine Person nur dann, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt – beispielsweise durch eine ausreichende Beteiligung oder eine vergleichbare Kontrolle über das Unternehmen.

Ein Geschäftsführer kann allerdings gleichzeitig wirtschaftlich Berechtigter sein, etwa wenn er mehr als 25 % der Geschäftsanteile hält. Lässt sich hingegen keine tatsächlich wirtschaftlich berechtigte Person feststellen, kann der Geschäftsführer unter bestimmten Voraussetzungen als fiktiv wirtschaftlich Berechtigter gelten.

Beispiele für wirtschaftlich Berechtigte einer GmbH

Mittelbare Beteiligungen und Holding-Strukturen

Nicht immer sind wirtschaftlich Berechtigte unmittelbar an einer Gesellschaft beteiligt. Gerade bei Holding-Strukturen oder Unternehmensgruppen erfolgt die Kontrolle häufig über mehrere Beteiligungsebenen. In diesen Fällen müssen sämtliche zwischengeschalteten Gesellschaften berücksichtigt werden.

Maßgeblich ist letztlich immer die natürliche Person, die am Ende der Beteiligungskette die Kontrolle ausübt.

Beispiel einer Holding-Struktur

Anna hält 100 % der Anteile an einer Holding-GmbH. Die Holding wiederum besitzt 80 % der operativen GmbH.

Obwohl Anna nicht unmittelbar Gesellschafterin der operativen GmbH ist, kontrolliert sie diese mittelbar über die Holding und gilt daher als wirtschaftlich Berechtigte.

Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade Holding-Strukturen zu den häufigsten Fehlerquellen bei der Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter gehören. Ein übersichtliches Beteiligungsdiagramm erleichtert die Prüfung erheblich und hilft dabei, mittelbare Beteiligungen korrekt nachzuvollziehen.

Was ist ein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter?

Nicht bei jeder Gesellschaft lässt sich eine natürliche Person ermitteln, die mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte hält oder das Unternehmen auf vergleichbare Weise kontrolliert. Für diese Fälle kennt das Geldwäschegesetz den fiktiv wirtschaftlich Berechtigten.

Dabei handelt es sich regelmäßig um die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft, beispielsweise Geschäftsführer einer GmbH oder Vorstandsmitglieder einer AG. Sie treten jedoch erst dann an die Stelle eines tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten, wenn nach sorgfältiger Prüfung keine natürliche Person festgestellt werden kann.

Der Begriff „fiktiv“ bedeutet dabei nicht, dass die Person nur pro forma eingetragen wird. Vielmehr handelt es sich um eine gesetzlich vorgesehene Ersatzregelung für Fälle, in denen kein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter festgestellt werden kann.

Wirtschaftlich Berechtigte ins Transparenzregister eintragen

Viele juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen. Ziel des Registers ist es, Eigentums- und Kontrollstrukturen nachvollziehbar zu machen und Geldwäsche sowie Terrorismusfinanzierung zu bekämpfen.

Vor der Meldung sollten Sie sicherstellen, dass die wirtschaftlich Berechtigten korrekt ermittelt wurden. Fehler bei der Ermittlung führen häufig zu fehlerhaften Registereinträgen und späterem Korrekturaufwand.

So erfolgt die Eintragung

1. Wirtschaftlich Berechtigte nach den Vorgaben des Geldwäschegesetzes ermitteln.
2. Die erforderlichen Angaben zusammenstellen.
3. Die Mitteilung über das Transparenzregister übermitteln.
4. Änderungen der Eigentums- oder Kontrollverhältnisse zeitnah aktualisieren.

Wer muss die Meldung vornehmen?

Für die Erfüllung der Mitteilungspflichten ist grundsätzlich die jeweilige Rechtseinheit verantwortlich. In der Praxis übernehmen häufig Geschäftsführer:innen oder andere vertretungsberechtigte Personen die Meldung.

Welche Angaben müssen gemeldet werden?

Für jede wirtschaftlich berechtigte Person sind bestimmte Pflichtangaben an das Transparenzregister zu übermitteln. Neben den persönlichen Daten muss insbesondere die Art des wirtschaftlichen Interesses angegeben werden.

Je komplexer die Unternehmensstruktur ist, desto wichtiger ist eine nachvollziehbare Dokumentation der Beteiligungsverhältnisse. Besonders bei mittelbaren Beteiligungen sollte ersichtlich sein, wie sich die Kontrolle über mehrere Gesellschaftsebenen ergibt.

Wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister ändern

Die Mitteilung an das Transparenzregister ist keine einmalige Pflicht. Ändern sich die Eigentums- oder Kontrollverhältnisse, müssen die Angaben aktualisiert werden.

Typische Änderungsfälle sind:

• Ein- oder Austritt von Gesellschafter:innen,
• Verkauf oder Übertragung von Geschäftsanteilen,
• Kapitalerhöhungen oder Kapitalherabsetzungen,
• Änderungen der Stimmrechtsverhältnisse,
• Umstrukturierungen innerhalb einer Holding.

Auch Änderungen persönlicher Daten, beispielsweise des Namens oder der Staatsangehörigkeit, können eine Aktualisierung erforderlich machen.

Wirtschaftlich Berechtigte nachweisen und identifizieren

Die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter spielt nicht nur für das Transparenzregister eine Rolle. Auch Banken, Notariate, Steuerberater:innen und andere nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete müssen die Identität wirtschaftlich Berechtigter prüfen.

Je nach Unternehmensstruktur können unterschiedliche Unterlagen erforderlich sein.

Bei einfachen Beteiligungsstrukturen genügt häufig die aktuelle Gesellschafterliste. Bei Holding-Konstruktionen oder grenzüberschreitenden Unternehmensgruppen verlangen Banken dagegen regelmäßig zusätzliche Nachweise über die gesamte Eigentums- und Kontrollstruktur.

Typische Fehler bei der Ermittlung und Eintragung

Die gesetzlichen Vorgaben zum wirtschaftlich Berechtigten wirken auf den ersten Blick eindeutig. In der Praxis führen jedoch gerade komplexe Beteiligungsstrukturen oder Veränderungen innerhalb eines Unternehmens häufig zu Fehlern. Diese können Rückfragen von Banken, Notariaten oder Behörden nach sich ziehen und unnötigen Mehraufwand verursachen.

Besonders häufig treten folgende Fehler auf:

1. Geschäftsführer automatisch als wirtschaftlich Berechtigten ansehen

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass Geschäftsführer:innen stets wirtschaftlich berechtigt sind. Tatsächlich ist zunächst zu prüfen, ob eine natürliche Person aufgrund ihrer Beteiligung oder ihrer Kontrollrechte als tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter einzustufen ist. Erst wenn sich keine solche Person ermitteln lässt, kommt ein fiktiv wirtschaftlich Berechtigter in Betracht.

2. Mittelbare Beteiligungen übersehen

Bei Holding-Strukturen oder Unternehmensgruppen reicht die Prüfung der unmittelbaren Gesellschafter häufig nicht aus. Entscheidend ist, welche natürliche Person die Gesellschaft letztlich kontrolliert. Dazu müssen sämtliche Beteiligungsebenen berücksichtigt werden.

3. Die 25-%-Grenze falsch anwenden

Das Geldwäschegesetz spricht ausdrücklich von mehr als 25 %. Eine Beteiligung von genau 25 % genügt daher grundsätzlich nicht. Gleichzeitig kann eine wirtschaftliche Berechtigung auch bei einer geringeren Beteiligung vorliegen, wenn eine Person auf andere Weise Kontrolle ausübt.

4. Änderungen nicht melden

Die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter ist keine einmalige Aufgabe. Ändern sich Beteiligungsverhältnisse oder Kontrollrechte, müssen die Angaben im Transparenzregister entsprechend aktualisiert werden.

5. Beteiligungsverhältnisse nicht dokumentieren

Gerade bei mehrstufigen Unternehmensstrukturen empfiehlt es sich, die Eigentums- und Kontrollstruktur nachvollziehbar zu dokumentieren. Das erleichtert sowohl die Eintragung ins Transparenzregister als auch spätere Identifizierungsverfahren bei Banken oder anderen Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.

FAQ

Kann eine GmbH wirtschaftlich Berechtigter sein?

Nein. Nach dem Geldwäschegesetz können ausschließlich natürliche Personen wirtschaftlich berechtigt sein. Juristische Personen wie eine GmbH oder AG gelten niemals selbst als wirtschaftlich Berechtigte.

Ist ein Geschäftsführer automatisch wirtschaftlich Berechtigter?

Nein. Allein die Organstellung reicht nicht aus. Geschäftsführer:innen sind nur dann tatsächlich wirtschaftlich berechtigt, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, etwa durch eine entsprechende Beteiligung oder Kontrolle. Andernfalls kommen sie nur als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte infrage.

Können mehrere Personen wirtschaftlich berechtigt sein?

Ja. Überschreiten mehrere natürliche Personen die gesetzlichen Schwellenwerte oder üben gemeinsam Kontrolle aus, können mehrere wirtschaftlich Berechtigte vorliegen.

Was ist der Unterschied zwischen einem tatsächlich und einem fiktiv wirtschaftlich Berechtigten?

Ein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter kontrolliert das Unternehmen aufgrund seiner Beteiligung oder seiner Einflussmöglichkeiten. Ein fiktiv wirtschaftlich Berechtigter wird nur dann berücksichtigt, wenn sich trotz sorgfältiger Prüfung keine tatsächlich wirtschaftlich berechtigte Person feststellen lässt.

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH?

In vielen Fällen sind dies Gesellschafter:innen mit mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte. Je nach Gesellschaftsstruktur können jedoch auch mittelbare Beteiligungen oder besondere Kontrollrechte ausschlaggebend sein.

Welche Rolle spielt das Transparenzregister?

Das Transparenzregister dient dazu, wirtschaftlich Berechtigte bestimmter Rechtseinheiten zu erfassen und Eigentums- sowie Kontrollstrukturen nachvollziehbar zu machen. Viele Unternehmen sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten dort zu melden und Änderungen aktuell zu halten.