Bürogemeinschaften sind beliebt, um die Nebenkosten kleinzuhalten. Selbständige riskieren dabei oft ungeahnt, dass die Finanzbehörde die Zweckgemeinschaft als Gesellschaft des bürgerlichen Rechts einstuft – und entsprechend besteuert.
Inhaltsverzeichnis
- Bürogemeinschaften bergen Risiko
- Folgen einer ungewollten GbR
- Ungewollte GbR vermeiden
- Einschätzung durch das Finanzamt
Bürogemeinschaften bergen Risiko
Oft nutzen Freiberufler, Solo-Selbständige und Startups die finanziellen Vorteile einer Bürogemeinschaft. Viel zu selten machen Gründer sich klar, wie schnell sie dabei eine rechtliche Grauzone geraten: Die Büronachbarschaft unterliegt dem Verdacht, tatsächlich als Gesellschaft tätig zu sein.
Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts kommt bereits zustande, wenn sie nach außen – oder innen – nur den Anschein einer Geschäftstätigkeit erweckt. Ein Vertrag ist keine Voraussetzung!
Folgen einer ungewollten GbR
Unterstellt die Finanzbehörde eine GbR, teilen sich die Parteien nicht nur Büroräume und Mietkosten, sondern auch Haftung oder Schulden. Und das selbst fünf Jahre nach dem Auflösen der Bürogemeinschaft („Ausscheiden aus der GbR“). Auch steuerlich hat die vermutete GbR Konsequenzen: Die Gesellschafter müssen gemeinsam Umsatz- und Gewerbesteuer bezahlen. Außerdem kommen empfindliche Steuernachzahlungen auf die Parteien zu.
Innen-GbR vs. Außen-GbR
Obwohl Kooperationspartner (ob im Büro oder virtuell) keine GbR eingehen möchten, bewertet das Finanzamt Bürogemeinschaften nicht selten als sogenannte Innen-GbR. Diese wird von der Außenwelt nicht als solche wahrgenommen. Daher gelten für sie andere Bestimmungen als bei einer Außen-GbR. Beispielsweise müssen die Gesellschafter, ungewollt oder nicht, die Haftung für offene Mietzahlungen eines anderen Gesellschafters übernehmen.
Ungewollte GbR vermeiden
Vermutet das Finanzamt eine Innen-GbR, kommt es häufig zu einer Betriebsprüfung. Selbständige können den Verdachtsfall vermeiden oder entkräften, indem sie eine klare Abgrenzung der Unternehmen nachweisen können.
Trennung in der Außenwahrnehmung
Für Kunden und Außenstehende muss ersichtlich sein, dass es sich um einzelne und unabhängig tätige Unternehmen handelt.
- Getrennte Klingelschilder
- Individuelle Corporate Identities
- Getrennte Websites
Eindeutiges Mietverhältnis
Achten Sie auf ein eindeutiges, vertraglich sauberes Untermietverhältnis. Ein klares Vertragswerk ist ein gutes Beweismittel für eine tatsächliche Bürogemeinschaft.
Buchhalterische Trennung
Arbeiten die Parteien gemeinsam an einem Projekt oder für einen Kunden, dann sollten sie sich gegenseitig Rechnungen ausstellen. Achten Sie darauf, dass die Briefköpfe individuell gestaltet sind. Es sollte klar erkennbar sein, wer Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ist.
Transparenz bei gemeinsamen Projekten
Kommen Sie einer schleichenden GbR-Formierung zuvor: Wenn eine Zusammenarbeit geplant ist, besteht die Möglichkeit einer temporären Arbeitsgemeinschaft (ARGE). Diese wird üblicherweise steuerlich als GbR gewertet. Setzen Sie für das konkrete Projekt einen Gesellschaftervertrag auf – mit klarem Geschäftszweck und zeitlicher Begrenzung. So trennen Sie das gemeinsame Projekt von den restlichen, unabhängigen Geschäftstätigkeiten.
Keine Personalvermischung
Teilen Sie sich keine Angestellten. Mit einem gemeinsamen Sekretariat gehen Sie fast automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts ein.
Einschätzung durch das Finanzamt
Einen Leitfaden für Bürogemeinschaften gibt es leider nicht. Oft sind die Übergänge bei der Bewertung fließend. Aus diesem Grund sollten Selbständige bereits vor Beginn der Tätigkeit eine Risikoanalyse erstellen. Manchmal kann es jedoch auch sinnvoll sein, eine GbR zu gründen. Das gilt besonders, wenn Synergien vorhersehbar sind. Insbesondere für Freiberufler ist die GbR eine tolle Option.
