Zusammenfassung
Die Bestellung eines Geschäftsführers einer GmbH erfolgt grundsätzlich durch Beschluss der Gesellschafter. Der neue Geschäftsführer muss die Bestellung annehmen. Anschließend wird die Änderung über einen Notar zum Handelsregister angemeldet. Im Gesellschafterbeschluss sollten insbesondere der Beginn der Bestellung und die Vertretungsbefugnis geregelt werden. Wichtig: Geschäftsführerbestellung, Anstellungsvertrag und Handelsregistereintragung sind rechtlich voneinander zu unterscheiden.
Inhaltsverzeichnis
- Bestellung der Geschäftsführer
- Beschluss der Gesellschafterversammlung
- Organstellung und Anstellungsvertrag
- Checkliste zur Bestellung
- Abberufung des Geschäftsführers
- Fazit
Bestellung der Geschäftsführer
Geschäftsführer einer GmbH bestellen: Ablauf in 5 Schritten
- Gesellschaftsvertrag prüfen: Prüfen Sie, welche Regelungen zur Bestellung, erforderlichen Mehrheit und Vertretung gelten.
- Gesellschafterbeschluss fassen: Die Gesellschafter bestellen den neuen Geschäftsführer grundsätzlich per Beschluss und legen unter anderem den Amtsbeginn und die Vertretungsbefugnis fest.
- Bestellung annehmen: Der neue Geschäftsführer nimmt das Amt an. Die Bestellung ist dabei vom Geschäftsführeranstellungsvertrag zu unterscheiden.
- Handelsregisteranmeldung vorbereiten: Der neue Geschäftsführer gibt die erforderlichen Erklärungen ab. Die Anmeldung wird notariell beglaubigt.
- Handelsregisteranmeldung einreichen: Der Notar übermittelt die Anmeldung elektronisch an das zuständige Registergericht.
Praxistipp: Klären Sie bereits vor dem Beschluss, ob der Geschäftsführer allein oder gemeinsam mit weiteren Geschäftsführern vertreten soll und ob eine Befreiung von § 181 BGB vorgesehen ist.
Die „Bestellung” bezeichnet die Ernennung einer oder mehrerer Personen als Geschäftsführer. Der Geschäftsführer vertritt fortan die GmbH gerichtlich und außergerichtlich. Alle Geschäfte, die er in seiner Stellung tätigt, sind für die GmbH verbindlich. Diese Vertretungsbefugnis zwischen Geschäftsführer und den Vertragspartnern der GmbH kann nicht eingeschränkt werden, er hat sich jedoch grundsätzlich an die Weisungen der Gesellschafter zu halten und kann – soweit im Geschäftsführeranstellungsvertrag angegeben – auf einen bestimmten Euro-Betrag beschränkt werden, über diesen hinaus er keine Geschäfte selbständig abschließen darf.
Wer darf zum GmbH-Geschäftsführer bestellt werden?
Voraussetzungen für die Bestellung als GmbH-Geschäftsführer
- Der Geschäftsführer muss eine natürliche Person sein.
- Er muss unbeschränkt geschäftsfähig sein.
- Es dürfen keine gesetzlichen Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 2 GmbHG vorliegen.
- Der Geschäftsführer muss nicht selbst Gesellschafter der GmbH sein.
- Grundsätzlich ist keine bestimmte berufliche Qualifikation für das Geschäftsführeramt vorgeschrieben.
Wichtig: Vor der Bestellung sollten mögliche gesetzliche Ausschlussgründe geprüft werden. Bei der Handelsregisteranmeldung muss der neue Geschäftsführer entsprechende Versicherungen abgeben.
Nach § 6 Absatz 2 GmbHG kann der Geschäftsführer einer GmbH „nur eine natürliche und voll geschäftsfähige Person sein”. Was bedeutet das genau? Die „natürliche Person” ist in der Rechtssprache der Mensch als Träger von Rechten und Pflichten. Der Begriff ist abzugrenzen von dem Begriff der „juristischen Person”, die Unternehmen, Vereine und Gesellschaften einschließt.
Die Einschränkung auf „voll geschäftsfähige Personen” ist ebenfalls von Bedeutung: Minderjährige und Personen, die gesetzlich nicht voll über ihre Vermögensangelegenheiten bestimmen dürfen, sind als GmbH-Geschäftsführer nicht zugelassen. Die rechtskräftige Verurteilung bestimmter Straftaten führt zudem zu einer fünfjährigen Sperre, die die Einstellung als Geschäftsführer in dem Zeitraum ausschließt, darunter Insolvenzverschleppung, Insolvenzstraftaten, Bankrott, Schuldnerbegünstigung, Gläubigerbegünstigung, Verletzung der Buchführungspflicht und weitere verschiedene Betrugsstraftaten. Unter § 6 Absatz 2 GmbHG sind Straften ausgeführt, die jene Sperre nach sich ziehen.
Unabhängig vom Gesellschaftsrecht bedarf es zur Bestellung zum Geschäftsführer ansonsten keiner speziellen Qualifikation. Der Geschäftsführer kann auch Gesellschafter der GmbH sein, das ist allerdings nicht zwingend erforderlich. Die Bestellung mehrerer Geschäftsführer ist ebenfalls erlaubt.
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Beschluss der Gesellschafterversammlung
Das Gesetz sieht die Bestellung des Geschäftsführers grundsätzlich als Sache der Gesellschafter. Sofern im Gesellschaftsvertrag keine Sonderregelung festgelegt wurde, wird der Geschäftsführer durch den mehrheitlichen Gesellschafterbeschluss in einer Gesellschafterversammlung bestellt.
Was sollte im Beschluss zur Geschäftsführerbestellung stehen?
- Name des neuen Geschäftsführers
- Beginn der Bestellung bzw. Datum des Amtsantritts
- Vertretungsbefugnis: Einzelvertretung oder Gesamtvertretung
- gegebenenfalls Befreiung von § 181 BGB
- gegebenenfalls Befristung der Bestellung
Praxistipp: Prüfen Sie vor dem Beschluss den Gesellschaftsvertrag. Dort können besondere Vorgaben zur Bestellung, erforderlichen Mehrheit oder Vertretungsbefugnis festgelegt sein.
In Ausnahmefällen ist die Bestellung eines Notgeschäftsführers über Gerichtsbeschluss möglich, in etwa wenn der einzige Geschäftsführer an der Ausführung seiner Organstellung verhindert wird. Die Arbeitsgerichte stimmen der Notwendigkeit zu einem Notgeschäftsführers allerdings nur selten zu. Die Gesellschafter müssen hierfür vorlegen, dass sie selbst nicht in der Lage sind, innerhalb einer angemessenen Frist den Mangel zu beheben und dass der Gesellschaft oder einem Beteiligten ohne bestellten Notgeschäftsführer Schaden drohen würde.
Wenn eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) unter das Mitbestimmungsgesetz fällt, also über 2000 Mitarbeiter hat und der Aufsichtsrat zu gleichen Teilen von Arbeitnehmern und Kapitaleignern besetzt werden muss, erfolgt die Bestellung des Geschäftsführers zwingend durch den Aufsichtsrat.
Wann ist die Bestellung eines GmbH-Geschäftsführers wirksam?
Die Bestellung eines GmbH-Geschäftsführers wird grundsätzlich mit der wirksamen Bestellung und der Annahme des Amtes durch den neuen Geschäftsführer wirksam. Auf die spätere Eintragung ins Handelsregister muss dafür grundsätzlich nicht gewartet werden.
Die Änderung muss dennoch zum Handelsregister angemeldet werden. Die Handelsregistereintragung hat grundsätzlich deklaratorische Wirkung und macht öffentlich ersichtlich, wer als Geschäftsführer für die GmbH eingetragen ist und welche Vertretungsbefugnis besteht.
Merke: Geschäftsführerbestellung und Handelsregistereintragung sind zwei unterschiedliche Schritte.
Braucht man für die Bestellung eines GmbH-Geschäftsführers einen Notar?
Für die Bestellung selbst und die Handelsregisteranmeldung sind zwei Schritte zu unterscheiden: Die Gesellschafter bestellen den neuen Geschäftsführer grundsätzlich per Gesellschafterbeschluss. Anschließend muss die Änderung zum Handelsregister angemeldet werden.
Der neue Geschäftsführer unterzeichnet die Handelsregisteranmeldung beim Notar. Der Notar beglaubigt die Unterschrift und übermittelt die Anmeldung elektronisch an das zuständige Registergericht.
Merke: Der Notar bestellt den Geschäftsführer nicht. Er ist für die notarielle Beglaubigung und Übermittlung der Handelsregisteranmeldung erforderlich.
Beispiel: Bestellung eines zusätzlichen Geschäftsführers
Eine GmbH hat bisher einen Geschäftsführer und möchte einen zweiten Geschäftsführer bestellen. Die Gesellschafter prüfen zunächst den Gesellschaftsvertrag und fassen anschließend den erforderlichen Gesellschafterbeschluss.
Im Beschluss legen sie fest, ab wann der neue Geschäftsführer bestellt wird und wie die GmbH künftig vertreten wird. Soll der neue Geschäftsführer allein handeln dürfen, muss die vorgesehene Vertretungsregelung entsprechend berücksichtigt werden. Der neue Geschäftsführer nimmt die Bestellung an. Anschließend wird die Änderung über einen Notar zum Handelsregister angemeldet.
Wichtig: Gerade bei mehreren Geschäftsführern sollte vor dem Beschluss geklärt werden, ob Einzel- oder Gesamtvertretung gelten soll.
Muster: Beschluss zur Bestellung eines GmbH-Geschäftsführers
Beispiel für eine einfache Formulierung:
„Die Gesellschafter beschließen, Herrn/Frau [Vorname Nachname] mit Wirkung zum [Datum] zum Geschäftsführer/zur Geschäftsführerin der [Name der GmbH] zu bestellen.
Herr/Frau [Nachname] ist [einzelvertretungsberechtigt / gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer oder Prokuristen vertretungsberechtigt].
[Optional: Herr/Frau Nachname wird von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit.]“
Hinweis: Das Muster dient nur der Orientierung. Welche Formulierungen im konkreten Fall erforderlich sind, hängt insbesondere vom Gesellschaftsvertrag, der bestehenden Geschäftsführung und den gewünschten Vertretungsregelungen ab.
GmbH-Geschäftsführer: Organstellung und Anstellungsvertrag
Geschäftsführerbestellung und Anstellungsvertrag: Was ist der Unterschied?
Die Bestellung zum Geschäftsführer und der Geschäftsführeranstellungsvertrag sind rechtlich voneinander zu unterscheiden:
- Geschäftsführerbestellung: Begründet die Organstellung. Der Geschäftsführer kann die GmbH nach außen vertreten.
- Anstellungsvertrag: Regelt das Vertragsverhältnis mit der GmbH, zum Beispiel Vergütung, Urlaub, Tantiemen oder Wettbewerbsverbote.
Wichtig: Ein Anstellungsvertrag macht eine Person nicht automatisch zum Geschäftsführer. Umgekehrt beendet eine Abberufung als Geschäftsführer grundsätzlich nicht automatisch den Anstellungsvertrag.
Die organschaftliche Geschäftsführer-Bestellung und der Anstellungsvertrag sind zwei verschiedene Rechtsverhältnisse, die zwar logisch miteinander verbunden sind, aber unabhängig voneinander begründet und beendet werden müssen. Tatsächlich ist es unwahrscheinlich, dass jemand die Bestellung als Geschäftsführer annehmen würde, ohne einen entsprechenden Anstellungsvertrag abzuschließen. Andersherum wird eine GmbH nur dann einen Anstellungsvertrag anbieten wollen, wenn derjenige auch dazu bereit ist, die organschaftliche Stellung als Geschäftsführer zu übernehmen.
Der Anstellungsvertrag beschreibt das Dienstverhältnis des Geschäftsführers zur Gesellschaft, darunter beispielsweise:
- Vergütung
- Urlaubsanspruch
- Spesen
- Tantieme
- Wettbewerbsverbot
- Vertragsstrafen
- …
Die Bestellung als Geschäftsführer überträgt der Person die Rechte und Pflichten, die diese Organstellung mit sich bringt – unter anderem die Möglichkeit, die GmbH nach außen hin zu repräsentieren und in ihrem Namen Geschäfte abzuschließen. Folglich enthebt die Kündigung des Anstellungsvertrags den Geschäftsführer weder als gesetzliches Organ der GmbH, noch erlischt das Dienstverhältnis bei Abberufung des Geschäftsführers durch die Gesellschafter. Ein Geschäftsführer, der abberufen wurde, behält weiter seinen Anspruch auf im Anstellungsvertrag festgelegte Vergütung.
Der schriftliche Abschluss des Geschäftsführeranstellungsvertrages ist übrigens auch steuerrechtlich von Bedeutung, da nur dann Gehalts- und Sonderzahlungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, wenn der Anstellungsvertrag dem Finanzamt nachgewiesen werden kann. Sollte für den Geschäftsführer jedoch kein Anstellungsvertrag vorliegen, so richtet sich das rechtliche Verhältnis nach gesetzlichen Vorschriften (§§ 664 – 670 BGB).
Häufige Fehler bei der Bestellung eines GmbH-Geschäftsführers
- Gesellschaftsvertrag nicht geprüft: Die Satzung kann besondere Vorgaben zur Bestellung, Mehrheit oder Vertretung enthalten.
- Vertretungsbefugnis nicht eindeutig geregelt: Vor dem Beschluss sollte feststehen, ob Einzel- oder Gesamtvertretung gelten soll.
- Bestellung und Anstellungsvertrag verwechselt: Organstellung und Vertragsverhältnis sind rechtlich voneinander zu unterscheiden.
- § 181 BGB nicht berücksichtigt: Prüfen Sie, ob eine Befreiung von den Beschränkungen für Insichgeschäfte erforderlich und zulässig ist.
- Handelsregisteranmeldung nicht zeitnah veranlasst: Nach der Bestellung muss die Änderung über einen Notar zum Handelsregister angemeldet werden.
Praxistipp: Prüfen Sie vor dem Beschluss Gesellschaftsvertrag, Vertretungsregelung und mögliche Ausschlussgründe und bereiten Sie die Handelsregisteranmeldung frühzeitig vor.
Checkliste: GmbH-Geschäftsführer bestellen
- Gesellschaftsvertrag auf Vorgaben zur Geschäftsführerbestellung prüfen
- Gesetzliche Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 2 GmbHG prüfen
- Erforderliche Mehrheit für den Gesellschafterbeschluss klären
- Beginn der Geschäftsführerbestellung festlegen
- Einzel- oder Gesamtvertretung festlegen
- Gegebenenfalls Befreiung von § 181 BGB prüfen
- Gesellschafterbeschluss zur Bestellung fassen
- Annahme der Bestellung durch den neuen Geschäftsführer sicherstellen
- Geschäftsführeranstellungsvertrag separat prüfen bzw. abschließen
- Erforderliche Erklärungen für die Handelsregisteranmeldung vorbereiten
- Unterschrift für die Handelsregisteranmeldung notariell beglaubigen lassen
- Handelsregisteranmeldung durch den Notar einreichen lassen
Abberufung der Geschäftsführer
Die Organstellung des Geschäftsführers kann in seiner Übertragung sowohl befristet als auch unbefristet sein – nach dem Ablauf der vereinbarten Dauer bedarf es keiner weiteren Kündigung. Allerdings kann die Bestellung des Geschäftsführers per Gesellschafterbeschluss jederzeit zurückgezogen werden. Sofern im Gesellschaftsvertrag nichts anderes angegeben wurde, reicht dafür die einfache Mehrheit in der Gesellschafterversammlung aus. Als wichtige Gründe hierfür erkennt das Gesetz Fälle von grober Pflichtverletzung oder die Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung an. Ein „Notgeschäftsführer” kann übrigens nicht von den Gesellschaftern abberufen werden, sie können aber die Abberufung bei Gericht beantragen.
Eine Abberufung ist wirksam, sobald der Geschäftsführer die Mitteilung erhalten hat. Das Handelsregister muss zwar auch benachrichtigt werden, aber wie zuvor bei der Bestellung ist dies von deklaratorischer Bedeutung. Der Zugang der Mitteilung an den Geschäftsführer macht die Abberufung rechtskräftig gültig, nicht die erfolgreiche Eintragung ins Handelsregister.
Anstellungsvertrag beenden
Die Kündigung des Anstellungsvertrags muss unabhängig von der Abberufung als Geschäftsführer erfolgen, auch wenn hier fast die selben Voraussetzungen gelten. Falls der Vertrag vor dem Ablauf der Frist beendet werden soll, bedarf es (falls nicht im Gesellschaftsvertrag anders vermerkt) der beschlossenen Kündigung durch die Gesellschafterversammlung. Auch die Kündigungserklärung ist mit dem Zugang beim Geschäftsführer sofort gültig.
Wichtiger Unterschied zur Abberufung: Obwohl in der Regel der Anstellungsvertrags des Geschäftsführers als Dienstvertrag und nicht als Arbeitsvertrag gilt, kommen arbeitsrechtliche Vorschriften wie die gesetzliche Kündigungsfrist (§ 622 BGB) zur Anwendung. Auch das gilt nur, soweit im Gesellschaftsvertrag keine Sonderregelung vereinbart wurde und der Geschäftsführer nicht Mehrheitsgesellschafter ist.
Eine außerordentliche Kündigung des Anstellungsvertrages ist aus wichtigen Gründen (§ 626 BGB) auch bei Geschäftsführern möglich, sofern die Kündigung innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden des Kündigungsgrundes erklärt wurde. Kompetenzüberschreitung, Missachtung von Weisungen, eigenmächtiger Urlaubsantritt, usw. sind Beispiele für vom Gesetz anerkannte Gründe.
Die rechtliche Trennung von Organverhältnis und Anstellungsvertrag bedeutet grundsätzlich, dass für die Beendigung beider Rechtsverhältnisse die jeweils geltenden Vorschriften befolgt werden müssen.
Allerdings ist es möglich, den Fortbestand des Anstellungsvertrages an die rechtliche Bestellung zum Geschäftsführer zu knüpfen – mit der sog. „Koppelungsklausel”. Im Anstellungsvertrag lässt sich festlegen, dass die Abberufung als Geschäftsführer als Kündigung gilt. Hierbei sind Mindestkündigungsfristen nach dem Gesetzbuch zu beachten.
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Fazit
Die Bestellung eines Geschäftsführers einer GmbH erfolgt grundsätzlich durch Beschluss der Gesellschafter und wird mit der Annahme des Amtes wirksam. Anschließend muss die Änderung über einen Notar zum Handelsregister angemeldet werden. Wichtig ist, bereits vor dem Beschluss den Gesellschaftsvertrag zu prüfen und insbesondere Amtsbeginn und Vertretungsbefugnis eindeutig festzulegen. Geschäftsführerbestellung, Anstellungsvertrag und Handelsregistereintragung sind dabei rechtlich voneinander zu unterscheiden. Eine sorgfältige Vorbereitung hilft, Fehler und Verzögerungen bei der Bestellung zu vermeiden.
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