Der Notartermin für die Gründung: Das müssen Gründer wissen

Inhaltsverzeichnis

Notartermin für die Gründung: Warum ist er nötig?

Wer vorhat, eine Gesellschaft zu gründen, die zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet ist,
muss seine Gründungsurkunde sowie den Gesellschaftsvertrag von einem Notar beglaubigen
lassen. Weiterhin übernimmt der Notar die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister. Ohne einen Notartermin ist die
Gründung nicht möglich!

Zum Handelsregistereintrag sind alle Kapitalgesellschaften verpflichtet sowie Offene Handelsgesellschaften (OHG) und
Einzelunternehmen, die gemäß dem HGB im Sinne eines Kaufmanns tätig sind.

Wie läuft der Notartermin für die Gründung ab?

Beim Notartermin müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Gesellschafter jedoch müssen nicht selbst
vor Ort sein, sondern können sich durch die Geschäftsführer vertreten lassen. Der Geschäftsführer benötigt eine
notariell beglaubigte Vollmacht des entsprechenden Gesellschafters, die ihn zur Vertretung berechtigt.
Sind die Deutschkenntnisse der Gründerin oder des Gründers unzureichend, muss außerdem ein Dolmetscher
beim Notartermin mit anwesend sein.

Ablauf Notartermin

1. Der Notar oder die Notarin sichtet alle Dokumente und prüft ihre Vollständigkeit
   und Gültigkeit.
   1. Ausweise der Anwesenden
   2. ggf. Vollmachten und Überbeglaubigungen
   3. Musterprotokoll oder Satzung
   4. Gesellschafterliste (nur in Verbindung mit einer Satzung nötig)
2. Der Notar liest die Gründungsunterlagen (Musterprotokoll oder individuelle Satzung) vor.
3. Der Notar und die Geschäftsführer unterschreiben die Handelsregisteranmeldung.
4. Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag (inklusive Geschäftsführerbestellung und
   Gesellschafterliste) oder das Musterprotokoll und die Anmeldung zum Handelsregister.

Infos und FAQ zum
Online-Notartermin per Videokonferenz erfahren Sie hier.

Wie lange dauert der Notartermin für die Gründung?

Wenn Sie vorhaben, Ihr Unternehmen mit einem Musterprotokoll zu gründen, müssen Sie etwa eine halbe
Stunde für den Termin einplanen. Bei einer Gründung mit Satzung dauert der Termin etwa eine
Stunde, weil mehrere Dokumente beurkundet werden müssen.

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Welche Unterlagen benötigt der Notar vom Gründer?

Der oder die Gründer müssen zum Notartermin lediglich ihre gültigen Ausweispapiere (Personalausweis
oder Reisepass) mitbringen. Die individuelle Satzung beziehungsweise das Musterprotokoll müssen dem Notar bereits vor
dem Termin vorliegen. Abwesende Gesellschafter können sich vertreten lassen. Dazu muss dem Notar eine
notariell beglaubigte Vollmacht vorliegen!

Wenn es sich um eine Gründung aus dem Ausland handelt, müssen die Gründungsdokumente überbeglaubigt
sein. In solchen Fall muss die Überbeglaubigung in Form
einer Apostille beziehungsweise Legalisation
für das übersetzte Dokument vorliegen. Dies beinhaltet beispielsweise die Satzung und Vertretungsvollmachten, die
im Original in einer anderen Sprache verfasst wurde. Falls ein ausländische Firma Gesellschafterin des neuen
Unternehmens werden soll, muss der ausländische Handelsregisterauszug ebenfalls überbeglaubigt
werden.

Was ist die Versicherung des Geschäftsführers?

Nach den Vorgaben des GmbH-Gesetzes versichert der oder die Geschäftsführer der neuen Gesellschaft, dass keine Umstände
vorliegen, die sie oder ihn vom Amt der Geschäftsführung ausschließen (§ 6 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 und 3, S.
3 GmbHG). Konkret sind damit folgende Umstände gemeint:

Geschäftsführer versichern, dass sie innerhalb der letzten fünf Jahre weder im Inland noch im Ausland rechtskräftig
verurteilt wurden wegen einer oder mehrerer der folgenden Straftaten:

• Insolvenzverschleppung
• Insolvenzstraftaten (gemäß §§ 238 – 238 d StGB)
• Tätigung falscher Angaben (gemäß § 82 GmbHG oder § 399 AktG)
• Unrichtige Darstellung (gemäß § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG oder § 17 PublG)
• Betrugsdelikte, Untreue und Veruntreuung aufgeführt in §§ 263 –
  264 a und §§ 265 b – 266 a StGB, die zur Verhängung einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr
  führten

Weiterhin versichern die Geschäftsführer durch ihre Unterschrift, dass

• kein anderweitiges Urteil oder eine behördliche Entscheidung vorliegt, die die
  Ausübung des Berufes, Berufszweiges oder Gewerbes verbietet – und somit die Tätigkeit innerhalb des
  Unternehmensgegenstandes.
• er oder sie nicht aufgrund einer behördlichen Anordnung in einer Anstalt verwahrt wurde innerhalb
  der vergangenen fünf Jahre, sodass die Frist für das Inkrafttreten eines rechtskräftigen Urteils verzögert wurde.
• der Notar oder die Notarin die Geschäftsführer über die unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem
  Gericht gemäß § 53 Abs. 2 des Bundeszentralregistergesetzes aufgeklärt hat.
• er oder sie keinem Einwilligungsvorbehalt nach § 1903 des Bürgerlichen Gesetzbuches unterliegt.

Was kann beim Notartermin schieflaufen?

Wenn Sie die erforderlichen Dokumente zum Notartermin mitbringen und alle Personen vor Ort sind, deren Anwesenheit
zwingend erforderlich ist, kann beim Ihrem Termin normalerweise nichts schiefgehen. In der Regel lehnt ein Notar die
Beurkundung der Gründungsdokumente nur ab, wenn einer der folgenden Sachverhalte gegeben ist:

• Ausweisdokumente sind abgelaufen oder ungültig (Reisepass oder Personalausweis)
• Notwendige Unterlagen sind unvollständig (z. B. fehlende Vollmachten oder Apostille)
• Einer der Geschäftsführer ist nicht anwesend
• Notar lehnt Beglaubigung der Dokumente ab, weil einer der Gründer nicht ausreichend deutsch
  spricht und kein Dolmetscher anwesend ist
• Firmenname und/oder Unternehmensgegenstand haben keine Aussicht auf Eintragung ins
  Handelsregister (weil beispielsweise ein vorheriger IHK-Check nicht durchgeführt wurde)
• Satzung ist nicht rechtskonform, weil sie zum Beispiel ohne anwaltliche Beratung erstellt oder
  kurzfristig verändert wurde

1. 1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

      1. Geschäftsidee
      entwickeln
      2. Beratung
      und Vorbereitung
      3. Rechtsform
      auswählen
      4. Namensprüfung
      durch IHK
      5. Beurkundung beim Notar
      6. Eröffnung
      des Geschäftskontos
      7. Handelsregistereintragung
      8. Gewerbeanmeldung
      9. Anmeldung
      beim Finanzamt
      10. Erste
      Schritte als Unternehmer

Gründungstermin beim Notar vereinbaren: Mit welcher Wartezeit muss ich rechnen?

Wie lange Sie auf einen Notartermin warten müssen, lässt sich leider nicht pauschal bestimmen. Die
Terminverfügbarkeit hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab, wie der Region, in
der sich das Notariat befindet und deren jeweilige Auslastung. Im Normalfall erhalten Sie jedoch einen
Notartermin innerhalb einiger Tage.

In welcher Stadt kann ich einen Notartermin vereinbaren?

In welcher Stadt Sie den Notartermin vereinbaren, bleibt Ihnen selbst überlassen. Sind die Notare in Ihrer Region stark
ausgelastet, kann es unter Umständen sinnvoll sein, einen Notar in einer anderen Region aufzusuchen, damit sich die
Beurkundung Ihrer Gründungsdokumente nicht unnötig verzögert. Weitere Gründe, die Ihre
Gründungsphase verlängern, können Sie hier nachlesen.

Welche Kosten entstehen dem Gründer durch einen Notartermin?

Wie hoch die Kosten für den Notartermin ausfallen, hängt zum einen von der Gesellschaftsform,
der Höhe des Stammkapitals, der Verwendung eines Musterprotokolls
oder einer individuellen Satzung und einigen weiteren Faktoren ab. Durch einige einfache Kniffe können Sie zudem
Notargebühren einsparen, zum Beispiel indem Sie die Gesellschafterliste
selbst erstellen.

Die Notarkosten bei einer UG
(haftungsbeschränkt) unterscheiden sich beispielsweise von den Notarkosten, die bei einer
GmbH-Gründung auf Sie zukommen.

Wie bezahle ich die Notargebühren für die Gründung?

Die Kosten, die beim Notartermin anfallen, müssen Sie je nach Vorgaben des Notariats entweder direkt vor Ort in
bar begleichen oder Sie erhalten eine schriftliche Rechnung per Post. Erkundigen Sie sich im
Vorfeld, wie Ihr zuständiger Notar die Bezahlung handhabt, damit Sie gegebenenfalls genügend Bargeld zum Termin
mitbringen.

Klären Sie vorab, ob die Gesellschafter oder das neue Unternehmen die Kosten übernehmen soll. Falls die
Gesellschaft die Notarrechnung übernehmen soll, ist es sinnvoll, einen Höchstbetrag für die
Gründungskosten in der Satzung festzulegen. Das ist die
beste Voraussetzung, um die Gründungskosten steuerlich geltend zu machen.

Ich kann den Notartermin für die Gründung nicht wahrnehmen. Was nun?

Es kann immer einmal vorkommen, dass ein Termin nicht wahrgenommen werden kann. Wissen Sie bereits im Voraus, dass Sie
den Notartermin nicht einhalten können, sollten Sie diesen so früh wie möglich absagen und einen neuen
Termin vereinbaren. So fallen auch keine zusätzlichen Kosten für Sie an.

Wenn der Gründer sich kurzfristig gegen die geplante Gründung entscheidet, die Gründungsunterlagen jedoch bereits
erstellt wurden, muss der Gründer die Kosten für die Erstellung der Dokumente tragen.

Was passiert nach dem Notartermin?

Nachdem Sie beim Notar waren und alle Gründungsunterlagen unterschrieben haben, ist der nächste Schritt die Eröffnung eines
Geschäftskontos und die Einzahlung der Stammeinlagen. Die Bank stellt Ihnen
anschließend einen Beleg über die geleistete Stammeinlage aus. Haben Sie das Konto eröffnet und die Stammeinlagen
geleistet, müssen Sie den Einzahlungsbeleg Ihrem Notar vorlegen. Diesen können Sie entweder persönlich
beim Notar vorlegen oder digital an ihn übersenden. Der Notar kümmert sich anschließend um die Anmeldung Ihres
Unternehmens zum Handelsregister.

Achtung: Ohne den Beleg der Bank wird Ihre Gesellschaft gar nicht erst in das Handelsregister
eingetragen und alle Gesellschafter haften weiterhin persönlich für das neue Unternehmen. Übermitteln Sie deshalb den
Beleg so schnell wie möglich an Ihr Notariat!

Was müssen Gründer aus dem Ausland beim Notartermin beachten?

Beim Notartermin für die Gründung müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Die Gesellschafter können sich hingegen
durch die Geschäftsführer oder weitere Gesellschafter vertreten lassen. Hinzu kommt, dass alle
ausländischen Dokumente beziehungsweise die entsprechende Übersetzung der Dokumente durch eine
Apostille oder durch eine Legalisation beglaubigt werden müssen. Verfügen die Gründer nicht über
ausreichend gute Deutschkenntnisse, muss ein Dolmetscher beim Notartermin vor Ort
sein.

Beachten Sie außerdem, dass es für ausländische Gründer unter Umständen schwierig sein kann, ein Geschäftskonto
in Deutschland zu eröffnen. In vielen Fällen verlangt die Bank außerdem, dass alle
Gesellschafter und Geschäftsführer zur Eröffnung des Geschäftskontos erscheinen. Informieren Sie sich
im Vorfeld darüber, ob und unter welchen Voraussetzungen Ihr geplantes Unternehmen ein Firmenkonto in
Deutschland eröffnen kann.

Notartermin vereinbart? Dann fahren Sie fort mit dem nächsten Punkt auf Ihrer
Gründungs-Checkliste!